Miesięcznik informatyków i menedżerów IT sektora publicznego

Kamil Folga

Zarządzanie dokumentacją w Linuksie

Systemy zarządzania dokumentami pozwalają w łatwy sposób przechowywać i współdzielić dokumenty, a także kontrolować dostęp do nich. Jednym z popularniejszych systemów zarządzania dokumentami dla systemu Linux jest Mayan EDMS.

Skrypt wdrożeniowy automatycznie zainstaluje niezbędne składniki (m.in. Dockera i bazę danych PostgreSQL) oraz skrypty i zależności Mayan EDMS. Po wykonaniu jednej komendy i odczekaniu kilku minut, otrzymujemy prekonfigurowany system zarządzania dokumentami gotowy do pracy.

Przewaga dokumentacji elektronicznej nad papierową jest oczywista. Dystrybucja lub współdzielenie dokumentacji papierowej wymaga kopiowania. Aby papier magazynować, trzeba też dysponować dużą i odpowiednio dostosowaną przestrzenią magazynową. Inną opcją jest dzierżawa dedykowanej fizycznej przestrzeni, przeznaczonej do magazynowania dokumentów. Z pewnością do obsługi dokumentacji papierowej potrzeba również dużo więcej pracowników.

Systemy zarządzania dokumentami (DMS – Document Management System) zostały stworzone do organizowania dokumentów, które zostały dostarczone w postaci cyfrowej lub przetworzone z postaci papierowej do postaci cyfrowej. Dokumentacja papierowa musi być przekonwertowana na format elektroniczny przez skanowanie. Wprowadzenie do obiegu tak utworzonych dokumentów zapewnia ich dużo większą dostępność, a także zwiększa poziom bezpieczeństwa i prywatności informacji. Systemy DMS dodatkowo zarządzają dokumentami tworzonymi przez aplikacje biurowe.

Ważna jest integracja

Systemy zarządzania dokumentami organizują i przechowują dokumenty, a także pozwalają na ich wydajne udostępnianie. Ponadto możemy tworzyć dziennik zdarzeń i wersjonować dokumenty, co pozwala na śledzenie postępów prac nad określonymi wersjami dokumentów. Nowoczesne systemy zarządzania można integrować z innym oprogramowaniem w celu bezpośredniego dostarczania dokumentacji z aplikacji biurowych. System nie tylko potrafi dodawać, edytować, współdzielić dokumenty, ale też realizować sprawny proces obiegu dokumentacji (workflow). W niektórych rozwiązaniach można spotkać elementy zarządzania projektami (praca grupowa nad określonymi dokumentami), a także wersjonowanie i powiadomienia o zmianach. Udostępniane są też pewne możliwości pracy zdalnej w systemie i jednoczesnej pracy nad dokumentami (collaboration).

Linux pozwala na instalację wielu darmowych systemów zarządzania dokumentami, m.in. Mayan EDMS, Alfresco, OpenKM, LogicalDOC, LetoDMS, Doc­MGR, Maarch, Epiware czy SeedDMS.

Jak wybrać dobry DMS

System DMS powinien mieć intuicyjny interfejs. Użytkownicy mogą budować drzewo dokumentów w dowolnej formie, aby szybko i łatwo zapisywać dokumenty. System powinien też wspierać różne konwencje nazywania dokumentów, a także być dostępny z różnych miejsc, więc najlepiej, jeżeli dobrze integruje się z chmurą i jest odpowiednio skalowalny. Kontrola wersji dokumentów jest wymagana w bardzo zaawansowanej formie. Dobry DMS pozwala pracownikom na współpracę nad danym dokumentem (collaboration). Warto wybrać narzędzie, które poprawnie integruje się z popularnymi aplikacjami do generowania dokumentów, zapewnia skalowalną ilość miejsca na dokumenty oraz jest wyposażone w system e-mailowych powiadomień o zmianach w dokumencie. Niezwykle istotną kwestią jest bezpieczeństwo samego systemu oraz przechowywanych dokumentów, co wiąże się z archiwizacją dokumentów. Powinna też istnieć możliwość publikacji dokumentów, jeżeli będzie to wymagane przez użytkownika.

Co oferuje Mayan EDMS

Organizacje wdrażają oprogramowanie do zarządzania dokumentami w celu lepszego kontrolowania i zarządzania informacjami i danymi. Jednym z najpopularniejszych tego typu darmowych narzędzi dla Linuksa jest Mayan EDMS. Potrafi on magazynować dane i dokumenty, elastycznie je kategoryzując (zgodnie z dobranymi założeniami). Istnieje możliwość przeszukiwania repozytoriów dokumentów przy użyciu dowolnego łańcucha tekstowego. Co ważne, możemy tu zdefiniować metadane, które pozwalają klasyfikować dokumenty, bazując na określonych właściwościach (pamiętajmy, że obowiązkowe metadane są określone w przepisach dotyczących sposobu dokumentowania spraw w urzędzie). Istnieje także możliwość znakowania dokumentów w celu ich łatwiejszej identyfikacji.

[...]

Autor zawodowo zajmuje się informatyką ze specjalizacją w zakresie sieci bezprzewodowych oraz systemów transmisji głosu. Publikuje w magazynach komputerowych.

Pełna treść artykułu jest dostępna w papierowym wydaniu pisma. Zapraszamy do składania zamówień na prenumeratę i numery archiwalne.
 
 

Polecamy

Biblioteka Informacja Publiczna

Specjalistyczne publikacje książkowe dla pracowników administracji publicznej

więcej