Miesięcznik informatyków i menedżerów IT sektora publicznego

Katarzyna Kornak

Zmiany w aktach komorniczych

Od stycznia 2019 r. obowiązują znowelizowane przepisy ustawy o komornikach sądowych. Aktualizacja nie ominie zasad postępowania z dokumentacją – do 2021 r. planowana jest pełna elektronizacja postępowań egzekucyjnych.

Na stronie internetowej Rządowego Centrum Legislacji (patrz: „Bibliografia”) zamieszczono szereg aktów prawnych Ministerstwa Sprawiedliwości. Obecnie w procesie opiniowania znajdują się rozporządzenia dotyczące m.in. okresu przechowywania dokumentacji komorniczej, jej kategorii archiwalnej, sposobu przechowywania oraz udostępniania. Szczegółowym regulacjom podlegać będą zasady pracy biurowej i prowadzenia urządzeń ewidencyjnych, sposób rejestrowania czynności egzekucyjnych oraz korzystanie z systemów teleinformatycznych w trakcie wykonywania czynności służbowych. Nowe zasady obejmą też procedury postępowania z dokumentami – zmienią się bowiem okres przechowywania akt, zasady ich kwalifikowania i klasyfikowania, a także przechowywania, udostępniania i niszczenia.

Wraz ze zmianami w stosunku do akt tradycyjnych idzie szereg regulacji dotyczących dokumentacji elektronicznej.

Zasady biurowe

Zasady prowadzenia dokumentacji w kancelarii komorniczej są bardzo szczegółowo określone. Jasne wytyczne dotyczą m.in. sposobu i rodzaju prowadzonych urządzeń ewidencyjnych, tworzenia teczek akt sprawy, prowadzenia korespondencji czy wymogu rejestrowania poszczególnych pism. Pozwala to na wypracowanie standardów w skali całego kraju. Jest to tym bardziej ważne, jeżeli dotyczy prawidłowego zdefiniowania akt sprawy, a zatem poprawnego sposobu założenia teczki. Przepisy jasno wskazują, kiedy rejestruje się jedną sprawę, a kiedy kilka odrębnych. W przypadku potrzeby powielenia dokumentów tradycyjnych pełne komplety kopii trafiają do odpowiednich teczek wraz z adnotacjami.

W kancelariach komorniczych nie stosuje się mieszanego sposobu gromadzenia dokumentacji. Jasno mówi o tym § 19 ust. 3 rozporządzenia w sprawie określenia szczegółowych zasad prowadzenia biurowości, rachunkowości i ewidencji operacji finansowych kancelarii komorniczych. Zasady co do odwzorowań cyfrowych zostały jasno określone – jeżeli akta są prowadzone w systemie, wówczas papier należy zeskanować i przechowywać w pomocniczym zbiorze dokumentów. W przypadku prowadzenia akt papierowych należy dołączać do teczki wydruki z systemu. Istnieje jednak wyjątek od reguły obligatoryjnego trzymania się jednej formy nośnika w procesie dokumentowania sprawy – jest nim zapis audiowizualny.

Problematyczne nośniki

Propozycja rejestrowania obrazu i dźwięku podczas wykonywania czynności egzekucyjnych ma za zadanie lepiej udokumentować etapy załatwiania sprawy. Zapis jest uznawany za część akt sprawy, zatem posiada tę samą kategorię archiwalną. Jest przechowywany wraz z nimi w kopercie, opatrzony odpowiednimi metadanymi. Jeżeli akta są prowadzone w postaci elektronicznej – zapis oraz metadane umieszcza się w systemie.

Okres i zasady przechowania, a zatem wynikająca z nich procedura brakowania bądź przekazywania do archiwum państwowego (dalej: AP), nie są do końca jasne. Projekt rozporządzenia w sprawie zapisu obrazu i dźwięku z przebiegu czynności komornika zakłada tworzenie dwóch egzemplarzy dokumentacji audiowizualnej. Jeden jest dołączany do teczki, zaś drugi przechowywany osobno w kancelarii. Niestety, ustawodawca nie informuje o zasadach porządkowania czy ewidencjonowania w przypadku tego ostatniego. Jedyna wytyczna dotyczy niszczenia drugiej kopii w przypadku przekazania akt i pierwszego nośnika do Krajowej Rady Komorniczej (dalej: KRK).

Obecnie komornik, prowadząc akta w postaci papierowej, ma pewien zakres swobody w kwestii zarządzania zapisami – m.in. w odniesieniu do tworzenia kopii w celu udostępniania (§ 11 ust. 2) czy też utrwalania więcej niż jednego zapisu z przeprowadzonych czynności na tym samym nośniku (§ 13 ust. 1). Korzystanie odbywa się w dwojaki sposób. W systemie teleinformatycznym uzyskuje się wgląd do danych za pomocą konta lub też posługując się kopią na urządzeniach odtwarzających.

[...]

Autorka jest doktorem nauk humanistycznych z zakresu nauk pomocniczych historii, archiwistką z zawodu i z zamiłowania. Interesuje się rozwojem archiwistyki tradycyjnej i cyfrowej.

Pełna treść artykułu jest dostępna w papierowym wydaniu pisma. Zapraszamy do składania zamówień na prenumeratę i numery archiwalne.
 
 

Polecamy

Biblioteka Informacja Publiczna

Specjalistyczne publikacje książkowe dla pracowników administracji publicznej

więcej