Miesięcznik informatyków i menedżerów IT sektora publicznego

Paweł Wlezień

Zadania archiwisty w systemie EZD

Zaletą elektronicznego zarządzania dokumentacją jest szybsza i prostsza archiwizacja spraw. Elektronicznym dokumentem sprawniej się też zarządza i efektywniej wykorzystuje zawarte w nim informacje, nawet jeśli przechowywany jest w archiwum.

Archiwizacja w systemie tradycyjnym (papierowym) jest zupełnie inna niż w systemie elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD). W świecie papierowym archiwista jest na samym końcu. Otrzymuje gotowy dokument i nie ma już zbyt dużego wpływu na jego jakość, poprawność klasyfikacji z wykazem akt ani zgodność z instrukcją kancelaryjną. Przyczyna takiego stanu rzeczy leży w sposobie powstawania dokumentacji i metodach jej archiwizacji. Pracownik merytoryczny, rozpatrując sprawę prowadzoną w postaci papierowej, kompletuje akta w sprawie, wykonuje czynności merytoryczne związane z analizą dokumentów, przygotowaniem projektów pism i decyzji, ich akceptacją, a wreszcie – podpisywaniem i ekspedycją do klienta. Czynności związane z archiwizacją wykonywane są dopiero po zakończeniu sprawy. Wówczas urzędnik nadaje odpowiedni układ dokumentom w sprawie, a sprawy układa według kolejności wynikającej ze spisu, opisuje teczkę aktową, sporządza spis zdawczo-odbiorczy, a w niektórych przypadkach również numeruje strony akt i usuwa części metalowe. Wymienione czynności archiwizacyjne często są postrzegane jako strata czasu i dlatego powierzane nowym pracownikom, stażystom lub praktykantom. W konsekwencji poziom przygotowania akt przekazywanych do archiwum często pozostawia wiele do życzenia. Z kolei archiwista, przyjmując dokumentację do archiwum zakładowego, ma zwykle do czynienia ze spisami, które zawierają po kilkadziesiąt pozycji. Obszerniejsze spisy, czyli takie, które liczą kilkaset pozycji, dotyczą zwykle dokumentacji jednorodnej, np. akt osobowych. Przy ich przekazywaniu archiwista współpracuje z kilkunastoma pracownikami komórek organizacyjnych, które zbiorczo oddają dokumentację do archiwum. Ani skala ewidencji archiwalnej, ani proces przekazywania nie są dla archiwisty problemem, a zauważone błędy popełnione przy archiwizacji stosunkowo łatwo może skorygować.

Archiwizacja dokumentacji elektronicznej

Odmiennie wygląda archiwizacja w systemie EZD. Co prawda, podobnie jak w systemie tradycyjnym, prowadzący sprawę kompletuje akta (dokumenty elektroniczne, e-maile, odwzorowania cyfrowe, czyli skany pism papierowych), przygotowuje projekty pism, akceptuje, a następnie wysyła na zewnątrz podpisane dokumenty. Jednak dodatkowo na tym etapie urzędnik opisuje metadanymi sprawy i dokumenty w niej zawarte. Metadane wprowadzane są w sposób naturalny, ponieważ nie służą tylko archiwizacji, lecz również bieżącej pracy. Dzięki temu urzędnik nie traktuje tej czynności jako zbędnej z punktu widzenia jego codziennych obowiązków lub jako dodatkowego obciążenia. Poza tym dobrze zaprojektowany system EZD może wspomóc urzędnika w wypełnianiu metadanych, „podpowiadając” ich treść, automatyzując ich uzupełnianie lub pilnując ich wypełniania. W przypadku zaimplementowania procesów do systemu EZD można również wspomagać i nadzorować pracownika w kompletowaniu akt i klasyfikowaniu spraw. Jako przykład takiego rozwiązania można wskazać mechanizm zastosowany w EZD stworzony przez Podlaski Urząd Wojewódzki (EZD PUW). W systemie wprowadzenie dokumentu do rejestru skarg powiązane jest z rejestracją sprawy pod odpowiednim symbolem z wykazu akt. W konsekwencji, jeżeli w trakcie prowadzenia sprawy urzędnik poprawnie wykona wymienione wyżej czynności i działania, proces ten ogranicza się do wskazania spraw podlegających przekazaniu do archiwum. Oznacza to, że w systemie EZD czynności archiwizacyjne wykonywane są niejako przy okazji, jeszcze w trakcie prowadzenia postępowania. Ma to swoje konsekwencje. Korekta błędów na etapie przekazywania dokumentów do archiwum jest bardziej problematyczna niż w przypadku archiwizacji papierowej. Od momentu popełnienia błędu upływa zazwyczaj sporo czasu, a potencjalna skala nieprawidłowości powoduje, że ich korekta może być procesem żmudnym i pracochłonnym.

Przyjaciel archiwista

W przypadku systemu EZD trzeba pamiętać, że archiwizacja „dzieje się” w trakcie powstawania dokumentacji, więc archiwista już na tym etapie powinien włączyć się i wspomóc urzędnika. Aby współpraca ułożyła się pomyślnie, należy przede wszystkim opracować i propagować proste zasady pracy kancelaryjnej i tworzenia metadanych. Wytyczne powinny z jednej strony uwzględniać wymogi określone przepisami, z drugiej – respektować potrzeby informacyjne danego urzędu. Można zaobserwować prawidłowość, że użytkownicy (pracownicy lub kierownicy poszczególnych komórek organizacyjnych) systemu EZD, który używany jest jako system podstawowy i w którym tworzone są i przechowywane elektroniczne akta spraw, w sposób naturalny określają własne zasady i wzorce tworzenia metadanych.

[...]

Autor od blisko 20 lat jest archiwistą zakładowym, w tym od kilkunastu lat – kierownikiem Archiwum Zakładowego Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie. Uczestniczy we wdrażaniu systemów EZD w administracji rządowej, szkoląc pracowników i współpracując przy przygotowaniu normatywów wewnętrznych. Prowadzi blog o tematyce archiwalnej i systemach EZD.

Pełna treść artykułu jest dostępna w papierowym wydaniu pisma. Zapraszamy do składania zamówień na prenumeratę i numery archiwalne.
 
 

Polecamy

Biblioteka Informacja Publiczna

Specjalistyczne publikacje książkowe dla pracowników administracji publicznej

więcej