Miesięcznik informatyków i menedżerów IT sektora publicznego

Paweł Wlezień

Warianty systemów kancelaryjnych

Systemy dziedzinowe, systemy do EZD i programy wspomagające prace urzędników powodują, że kancelaria współczesnego urzędu może działać w różnych wariantach. Wybranie optymalnego modelu staje się istotnym czynnikiem w zarządzaniu dokumentacją.

Warianty systemów kancelaryjnych wg stopnia wykorzystania narzędzi informatycznych i postępowania z naturalnym dokumentem elektronicznym

Przed pojawieniem się przepisów dopuszczających Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją (EZD) w administracji publicznej funkcjonował jeden rodzaj systemu kancelaryjnego oparty na dokumentacji papierowej. Wszelkie czynności kancelaryjne oraz same akta spraw występowały w tej tradycyjnej postaci. Nawet kiedy w latach 90. ubiegłego wieku zaczęły się w urzędach pojawiać komputery, to zmieniały jedynie techniczną stronę przygotowania dokumentów, wypierając pisma przygotowywane ręcznie na formularzach lub sporządzane na maszynach do pisania. 

Geneza systemów klasy EZD 

Rosnąca liczba komputerów osobistych w urzędach pozwoliła na wykorzystywanie nowych narzędzi informatycznych w celu wydajniejszego przetwarzania informacji masowej. Stąd pojawiały się programy do rejestracji pism, wspomagające pracę dzienników podawczych, elektroniczne rejestry skarg i wniosków czy różnego rodzaju bazy danych. Miały one jednak charakter pomocniczy, wspomagający tradycyjny, papierowy obieg dokumentacji. W instrukcjach kancelaryjnych zaczęto dostrzegać te zmiany cywilizacyjne – pojawiły się przepisy dopuszczające, a nawet zalecające wykorzystanie narzędzi informatycznych w pracy urzędników (Instrukcja kancelaryjna z 1998 r. wprowadzona rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla zespolonej administracji rządowej w województwie (DzU nr 161, poz. 1109).

Rosnąca popularność poczty elektronicznej oswoiła urzędników z naturalnym dokumentem elektronicznym. Normatywy kancelaryjne nie nadążały jednak za tymi procesami – urzędnik, korzystając z wiadomości elektronicznych, nadal musiał je drukować, jeżeli chciał zachować je w aktach sprawy. Nawet pojawienie się przepisów o podpisie elektronicznym nie spowodowało istotnych zmian w codziennej pracy z dokumentem. Dopiero instrukcja kancelaryjna wprowadzona w 2011 r. i zmiany z 2015 r. w ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, które dopuściły wykonywanie czynności kancelaryjnych i dokumentowanie realizowanych spraw w środowisku elektronicznym, pozwoliły na odejście od jednego papierowego systemu.

Jeden obieg, dwa systemy 

Od tego momentu możemy mówić o dwóch systemach kancelaryjnych: tradycyjnym i EZD. Jednocześnie na gruncie praktycznym obserwujemy pojawienie się kilku wariantów (modeli) tych systemów kancelaryjnych. Różnią się one w szczególności stopniem wykorzystywania narzędzi informatycznych i postępowania z naturalnymi dokumentami elektronicznymi (patrz ramka: „Modele systemów kancelaryjnych”). Obok tego można wyróżnić całą gamę systemów dziedzinowych, które służą do obsługi specjalistycznych, wydzielonych procesów. 

Czasami można mieć wątpliwości, czy kierujący podmiotami, zespoły wdrażające systemy EZD, a nawet sami archiwiści dobrze rozumieją poszczególne warianty tych systemów i wynikające z nich niezbędne rozwiązania kancelaryjne, a w efekcie i zapisy normatywne. Dlatego w sposób skrótowy zestawiamy podstawowe wymagania i różnice związane z wymienionymi modelami kancelaryjnymi.

System tradycyjny bez wsparcia informatycznego 

Jest to system oparty na dokumentacji papierowej, gdzie wszelkie czynności kancelaryjne realizowane są na papierze. Nawet rejestracja pism czy spraw dokonywana jest w rejestrach i spisach spraw papierowych. Taki czysty model systemu tradycyjnego występuje coraz rzadziej i raczej dotyczy niewielkich urzędów o małej liczbie pracowników czy ilości wpływających pism. 

[...]

Autor od blisko 20 lat jest archiwistą zakładowym, w tym od kilkunastu lat – kierownikiem Archiwum Zakładowego Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie. Uczestniczy we wdrażaniu systemów EZD w administracji rządowej, szkoląc pracowników i współpracując przy przygotowaniu normatywów wewnętrznych. Prowadzi blog o tematyce archiwalnej i systemach EZD.

Pełna treść artykułu jest dostępna w papierowym wydaniu pisma. Zapraszamy do składania zamówień na prenumeratę i numery archiwalne.
 
 

Polecamy

Biblioteka Informacja Publiczna

Specjalistyczne publikacje książkowe dla pracowników administracji publicznej

więcej