Miesięcznik informatyków i menedżerów IT sektora publicznego

Artur Prasal

Doręczenie elektroniczne bez wzoru w repozytorium

Publikacja wzorów elektronicznych w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych jest obowiązkiem właściwych organów. Jeżeli usługa jest realizowana elektronicznie, brak wzoru elektronicznego stanowi utrudnienie dla organu ją realizującego.

Wymagania dotyczące umieszczenia wzorów elektronicznych w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (dalej: CRWDE) zostały określone w art. 16a ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (tekst jedn. DzU z 2019 r., poz. 700 ze zm.; dalej: ustawa o informatyzacji). Zasadą jest, że w przypadku wskazania w przepisach prawa organu właściwego do określenia wzoru dokumentu (np. wzoru podania, deklaracji) niezależnie od tego, czy przepis wskazuje wprost, iż ma to być wzór elektroniczny czy tylko „papierowy”, a przepisy prawa nie wykluczają przesyłania dokumentów drogą elektroniczną, organ ten jest zobowiązany do:

  • przekazania ministrowi właściwemu do spraw informatyzacji wzoru dokumentu elektronicznego w celu umieszczenia go w CRWDE,
  • przekazania ministrowi właściwemu do spraw informatyzacji opisu usługi możliwej do zrealizowania przy wykorzystaniu wzoru dokumentu elektronicznego w celu zamieszczenia go w katalogu usług,
  • udostępnienia na ePUAP lub w innym systemie teleinformatycznym formularza elektronicznego umożliwiającego wygenerowanie dokumentu elektronicznego w celu złożenia go za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Czynności te może wykonać organ właściwy, czyli zobowiązany do określenia wzoru. Wyjątkiem jest sytuacja, w której wzór dokumentu elektronicznego określi minister właściwy do spraw informatyzacji (art. 16a ust. 7 ustawy o informatyzacji). Inne organy – nawet te realizujące daną usługę – nie mogą wyręczyć organu wskazanego w przepisach prawa do określenia wzoru dokumentu.

Wzór elektroniczny

Sposób przygotowania wzoru dokumentu elektronicznego, przekazywanego do CRWDE, został określony w § 18 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 14 września 2011 r. w sprawie sporządzania i doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych (tekst jedn. DzU z 2018 r., poz. 180; dalej: rozporządzenie w sprawie sporządzania dokumentów elektronicznych). Na wzór dokumentu elektronicznego składają się trzy pliki: XSD – określający strukturę pism tworzonych na podstawie tego wzoru; XSL – ustalający sposób wizualizacji pism tworzonych na podstawie tego wzoru; XML – zawierający metadane opisujące wzór dokumentu elektronicznego. Ten ostatni w szczególności określa:

  • twórcę wzoru – rozumianego jako podmiot odpowiedzialny za ten wzór, w tym za zgodność wzoru z przepisami prawa,
  • podstawę prawną – w przypadku gdy istnieje przepis prawa wymagający złożenia pisma w określonej formie lub według określonego wzoru,
  • tytuł wzoru – wskazujący w sposób zwięzły zakres użytkowy dokumentów, które mają być tworzone na podstawie wzoru,
  • opis – wskazujący zakres stosowania wzoru.

Wzory elektroniczne w rejestrze stanu cywilnego

Ustawą z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (tekst jedn. DzU z 2018 r., poz. 2224 ze zm.) nałożono na ministra właściwego do spraw informatyzacji, w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw wewnętrznych, obowiązek określenia w drodze rozporządzenia wzorów dokumentów sporządzanych i wydawanych przez kierowników urzędów stanu cywilnego (art. 33). Efektem było podpisanie przez Ministra Spraw Wewnętrznych w dniu 29 stycznia 2015 r. rozporządzenia w sprawie wzorów dokumentów wydawanych z zakresu rejestracji stanu cywilnego (DzU z 2015 r., poz. 194 ze zm.). Rozporządzeniem określono zarówno wzory dokumentów w postaci papierowej, jak i wzory dokumentów w formie dokumentu elektronicznego (w jego zwizualizowanej postaci). Kluczowe jest, iż wzory te nie zostały opublikowane w CRWDE, mimo obowiązku wynikającego wprost z art. 16a ust. 1 ustawy o informatyzacji. Są one, w innej postaci niż w CRWDE, udostępnione wyłącznie w systemie rejestrów państwowych – w rejestrze stanu cywilnego.

Wzór elektroniczny niezgodny z prawem

Kierownicy urzędów stanu cywilnego zostali postawieni przed decyzją, czy i w jaki sposób realizować obowiązek wydania i doręczenia dokumentu elektronicznego (np. odpisu aktu stanu cywilnego) w sytuacji żądania takiego doręczenia na podstawie art. 391 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jedn. DzU z 2018 r., poz. 2096 ze zm.). W jednej ze spraw zagadnienie dopuszczalności zasad wydawania odpisów aktów stanu cywilnego, w formie dokumentu elektronicznego z wykorzystaniem rejestru stanu cywilnego, było przedmiotem postępowania przed sądem administracyjnym (wyrok WSA w Gorzowie Wielkopolskim z 3 października 2018 r., II SA/Go 554/18, podtrzymany następnie wyrokiem WSA w Gorzowie Wielkopolskim z 9 maja 2019 r., II SA/Go 147/19).

[...]

Autor jest absolwentem Wyższej Szkoły Administracji Publicznej w Łodzi oraz Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Łódzkiego. Jest pracownikiem Urzędu Miasta Łodzi. Zajmuje się prawnymi i organizacyjnymi aspektami informatyzacji administracji.

Pełna treść artykułu jest dostępna w papierowym wydaniu pisma. Zapraszamy do składania zamówień na prenumeratę i numery archiwalne.
 
 

Polecamy

Biblioteka Informacja Publiczna

Specjalistyczne publikacje książkowe dla pracowników administracji publicznej

więcej