Miesięcznik informatyków i menedżerów IT sektora publicznego

Artur Prasal

Problemy z doręczeniami między podmiotami

Podmioty publiczne, doręczając pisma w postaci elektronicznej, wykorzystują tryb doręczenia do osób fizycznych i tryb przedłożenia w relacji do podmiotów publicznych. Okazuje się jednak, iż wykorzystanie tego trybu może zostać uznane za niewłaściwe.

Właściwym dokumentem, który stanowi potwierdzenie doręczenia decyzji, może być urzędowe poświadczenie doręczenia, a nie urzędowe poświadczenie przedłożenia. Urzędowe poświadczenie przedłożenia potwierdza wyłącznie wpłynięcie pisma (dokumentu) na skrzynkę podawczą adresata będącego podmiotem publicznym w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (DzU z 2019 r., poz. 700 ze zm.; dalej: ustawa o informatyzacji). Taką tezę postawił Wojewódzki Sąd Administracyjny (WSA) w Gorzowie Wielkopolskim (wyrok z 12 czerwca 2019 r., II SA/Go 272/19).

Doręczenie zamiast przedłożenia

Wskazany przez sąd sposób doręczenia polegający na wykorzystywaniu trybu doręczenia może być uznany za co najmniej zaskakujący. W rozpatrywanej przez Sąd Administracyjny sprawie decyzja administracyjna starosty została przekazana do gminy w trybie przedłożenia w dniu 8 lutego 2019 r. (piątek). Taka też data została wskazana w urzędowym poświadczeniu przedłożenia (dalej: upp). Decyzja została dodatkowo doręczona w dniu 11 lutego 2019 r. w formie tradycyjnej. Gmina, działająca przez burmistrza, wniosła odwołanie (osobiście) w dniu 25 lutego br. Następnie wojewoda postanowieniem stwierdził uchybienie terminu do wniesienia odwołania. Wojewoda uznał, iż odwołanie mogło zostać wniesione w terminie do dnia 22 lutego (14 dni od daty doręczenia decyzji liczonej od dnia 8 lutego – daty wskazanej w upp). W toku dalszego postępowania gmina wniosła odwołanie od decyzji starosty, zarzucając postanowieniu wojewody naruszenie art. 392 kodeksu postępowania administracyjnego (dalej: kpa) w związku z art. 46 kpa oraz art. 134 kpa. Powodem miała być błędna wykładnia przepisu, polegająca na przyjęciu, że wskazana w dokumencie data i godzina stanowi potwierdzenie doręczenia decyzji starosty. Zdaniem gminy odebranie decyzji nastąpiło w dniu 11 lutego 2019 r. Tym samym datę wskazaną na dokumencie jako datę i godzinę doręczenia uznać należało wyłącznie za poświadczenie daty i godziny, w której starosta otrzymał dokument upp wygenerowany automatycznie przez system teleinformatyczny skarżącego (za datę przedłożenia decyzji w systemie informatycznym skarżącego).

Gmina podniosła również naruszenie art. 16 ust. 1a ustawy o informatyzacji w związku z § 11 ust. 1 pkt 1 oraz § 15 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 14 września 2011 r. w sprawie sporządzania i doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych (tekst jedn. DzU z 2018 r., poz. 180; dalej: rozporządzenie w sprawie dokumentów elektronicznych) poprzez ich błędną wykładnię i uznanie, że doręczenie decyzji na elektroniczną skrzynkę podawczą (dalej: esp) Urzędu Miasta i Gminy i wygenerowanie upp stanowi potwierdzenie odbioru decyzji starosty i tym samym rozpoczyna bieg do wniesienia odwołania od tej decyzji. Z prawidłowej wykładni przepisów wynika natomiast, że dostarczenie podmiotowi publicznemu dokumentu elektronicznego musi wiązać się z opatrzeniem poświadczenia doręczenia podpisem elektronicznym umożliwiającym identyfikację podpisującego i wydaniem przez ten podmiot urzędowego poświadczenia odbioru dokumentu, który to dokument dopiero potwierdza odbiór decyzji.

W odpowiedzi na skargę wojewoda wniósł o jej oddalenie. W uzasadnieniu organ wskazał, że w niniejszej sprawie zastosowanie ma art. 392 kpa. Z uwagi na zasadę pewności dostarczania elektronicznej korespondencji dokumenty elektroniczne są wysyłane na oficjalny adres esp strony postępowania, która jest zobowiązana do jej posiadania. Adresy zostały wytworzone przez Ministerstwo Cyfryzacji, które nadało je każdemu urzędowi wraz z uprawnieniami instytucji publicznej. Adresy te są zarządzane centralnie, zatem istnieje pewność, że są właściwie skonfigurowane. Mając na uwadze art. 392 kpa, starosta zobowiązany był zatem do doręczenia decyzji wydanej w sprawie na esp. Według wojewody zgodnie z art. 46 § 10 kpa oraz art. 3 pkt 20 ustawy o informatyzacji w przypadku podmiotów publicznych fakt doręczenia ustawodawca wiąże jedynie z wprowadzeniem albo przeniesieniem dokumentu elektronicznego do systemu teleinformatycznego podmiotu publicznego. Organ zauważył, że w przypadku gdy z woli ustawodawcy decyzję starosty należało doręczyć na esp gminy, nie wskazuje się adresu elektronicznego, z którego adresat może pobrać pismo i pod którym powinien dokonać potwierdzenia doręczenia pisma. W ocenie organu w przedmiotowej sprawie przepis § 14 rozporządzenia nie ma zastosowania. Jednocześnie poświadczenie przedłożenia jest równoznaczne z potwierdzeniem doręczenia na esp.

Błędne przepisy

Sąd w analizowanej sprawie wskazał, iż zgodnie z art. 46 § 9 kpa warunki techniczne i organizacyjne doręczenia pisma w formie dokumentu elektronicznego określają przepisy ustawy, o której mowa w § 4 pkt 3. Natomiast § 10 tego przepisu stanowi, że doręczenie pisma w formie dokumentu elektronicznego do podmiotu publicznego w rozumieniu przepisów ustawy, o której mowa w § 4 pkt 3, następuje przez esp tego podmiotu, w sposób określony w tej ustawie.

[...]

Autor jest absolwentem Wyższej Szkoły Administracji Publicznej w Łodzi oraz Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Łódzkiego. Jest pracownikiem Urzędu Miasta Łodzi. Zajmuje się prawnymi i organizacyjnymi aspektami informatyzacji administracji.

Pełna treść artykułu jest dostępna w papierowym wydaniu pisma. Zapraszamy do składania zamówień na prenumeratę i numery archiwalne.
 
 

Polecamy

Biblioteka Informacja Publiczna

Specjalistyczne publikacje książkowe dla pracowników administracji publicznej

więcej