Najważniejsze zmiany w e-doręczeniach

Projekt ustawy o elektronizacji doręczeń oraz o zmianie niektórych innych ustaw (itwa.pl/edo) opublikowano 14 lutego br. w BIP-ie resortu cyfryzacji oraz na stronach Rządowego Centrum Legislacji. Jednocześnie został on skierowany do uzgodnień międzyresortowych i konsultacji publicznych (łącznie do ponad 200 podmiotów i organizacji). Najwięcej zgłaszanych uwag dotyczyło przepisów odnoszących się do digitalizacji przesyłek papierowych i przekazywania ich skanów do podmiotów publicznych. Zapisy projektowanej ustawy były również omawiane podczas konferencji uzgodnieniowej w kwietniu br. Poniżej przedstawiamy główne zmiany i rozwiązania przyjęte w toku uzgodnień.

Bez skanowania listów

W części publicznej usługi hybrydowej, zgodnie z konsultowanym projektem ustawy, następowało skanowanie dokumentu w postaci papierowej przez operatora wyznaczonego, a następnie po digitalizacji dokumentu z zachowaniem należytej staranności i jakości jego przekazanie do podmiotu publicznego. Dodatkowo operator wyznaczony był zobligowany do przekazywania odbiorcy również nadanej przesyłki listowej, chyba że w umowie z nim zawartej operator wyznaczony zobowiązał się do świadczenia usługi przechowywania lub niszczenia zeskanowanej korespondencji. Właściwość powyższej usługi była regulowana w postaci przepisów art. 2 pkt 11. Natomiast zasady realizacji tej usługi przez operatora wyznaczonego regulowały przepisy art. 14–16 oraz art. 18 w zakresie zdefiniowania sytuacji, kiedy skanowania się nie przeprowadzało.

Regulacje art. 14–16 nakładały szereg wymagań na operatora wyznaczonego, np. musiał on zapewnić integralność dokumentu elektronicznego powstałego w toku przekształcenia korespondencji z postaci papierowej na elektroniczną czy dokonywać przekazywania korespondencji papierowej zbiorczo przynajmniej raz na 30 dni. W wyniku otrzymanych uwag oraz rekomendacji nastąpiła zmiana zakresu usługi i znaczna część regulacji w art. 14–18 została zmodyfikowana. Obecnie w proponowanych przepisach publiczna usługa hybrydowa została zdefiniowana w art. 2 bez skanowania w następujący sposób:

Publiczna usługa hybrydowa – świadczona przez operatora wyznaczonego usługa pocztowa, o której mowa w art. 2 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe, polegająca na przesyłaniu przesyłek pocztowych, których nadawcą jest podmiot publiczny przesyłający nadaną treść za pomocą środków komunikacji elektronicznej, a odbiorcą fizycznej formy przesyłki listowej podmiot niepubliczny w rozumieniu projektu ustawy.

W usługach online bez zmian

Podczas konsultacji podmioty publiczne wskazały wątpliwości dotyczące funkcjonowania istniejących usług sieciowych realizowanych przez te podmioty w dedykowanych systemach informatycznych na rzecz komunikacji ze swoimi klientami. Wątpliwości te spotęgowało wprowadzenie nowej definicji elektronicznej skrzynki podawczej (dalej: esp) oraz powiązanie jej z operatorem wyznaczonym. Oznaczało to, że dotychczasowe esp podmiotów publicznych na ePUAP (np. samorządów, urzędów skarbowych) przestaną istnieć. Konsekwencją tych zmian byłaby likwidacja usług sieciowych lub konieczność przeniesienia tych usług do infrastruktury operatora wyznaczonego. Zmiany w przepisach zmieniających (np. art. 3a § 2 Ordynacji podatkowej) sugerowały zdaniem niektórych resortów wyeliminowanie takich kanałów komunikacji jak Portal Podatkowy, bramka e-Deklaracje, bramka UBD, bramka JPK itp. Dodatkowo z jednej strony art. 94 projektowanych przepisów wprowadzał okresy przejściowe, a z drugiej istniały przepisy wskazujące na obowiązek dostosowania usług powiązanych z esp w ePUAP do wymogów ustawy w terminie 2 lat od dnia wejścia w życie ustawy, w sposób zapewniający ciągłość działania usług podmiotu publicznego (art. 85).

W projekcie ustawy za pomocą art. 90 projektodawca zamierzał pozostawić możliwość komunikacji między podatnikiem a administracją skarbową, realizowaną za pomocą portalu podatkowego, a jedynie w sytuacji, gdy wymagane będzie uzyskanie skuteczności doręczeń za pomocą odpowiednich dowodów w rozumieniu rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE (DzUrz UE L 257 z 28.08.2014 r.; dalej: eIDAS), istotne będzie powiązanie tej usługi z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Przepisy te zostaną stosownie doprecyzowane, aby rozwiać wątpliwości poszczególnych podmiotów odnośnie do pozostawienia usług sieciowych związanych z esp na ePUAP. Jednoznacznie zostaną też wyjaśnione kwestie dotyczące pozostawienia dopuszczalnej komunikacji za pomocą dojrzałych usług sieciowych w dedykowanych systemach podmiotów publicznych, w sytuacji, gdy nie jest wymagane posiadanie dowodu wysłania i otrzymania danych, o których mowa w art. 3 pkt 36 rozporządzenia eIDAS.

Adres to nie skrzynka

Powiązanie skrzynki do doręczeń z adresem tej skrzynki i traktowanie ich jako jedność miało – zdaniem ustawodawcy – ułatwiać, a nie utrudniać zrozumienie przepisów. Włączenie skrzynki do zakresu usługi doręczenia elektronicznego wynikało z zasady zachowania inwestycji poprzez przyjęcie dobrze rozpowszechnionego modelu skrzynek do doręczeń na ePUAP, które po przekształceniu miały stanowić konieczny element nowego rozwiązania. Dodatkowo ustawodawca, przyjmując model pojęciowy rozpowszechniony dla ePUAP, liczył na zdecydowanie lepszy transfer wiedzy wymagany do wdrożenia e-doręczeń po wejściu w życie ustawy. W drodze konsultacji podnoszono, że doręczenie zgodnie z rozporządzeniem eIDAS oraz normami technicznymi ETSI nie musi następować poprzez przeniesienie danych z wykorzystaniem konkretnej skrzynki do doręczeń, jak to określono pierwotnie w art. 2 pkt 4–6 projektowanych przepisów. Do realizacji usługi wystarczające są adresy do doręczeń bez konieczności posiadania skrzynek, a zatem zbędne jest wprowadzanie w art. 2 pkt 6 pojęcia kwalifikowanej skrzynki do doręczeń (patrz: s. 27–29). Prowadziło to także do konkluzji, zgodnie z którą skrzynka nie powinna być kwalifikowana, ponieważ nie jest ona elementem usługi zgodnie z art. 44 rozporządzenia eIDAS.

[…]

Artykuł opracowany przez Departament Rozwoju Usług Cyfrowych Ministerstwa Cyfryzacji.