Artykuł pochodzi z wydania: Lipiec-Sierpień 2019
W postępowaniach administracyjnych przepisy wymagają posługiwania się oryginałami dokumentów. Niekiedy z różnych przyczyn oryginalne dokumenty muszą być zastąpione przez ich kopie, przy czym moc dowodową posiadają wyłącznie odpisy uwierzytelnione.
Zgodnie ze słownikiem języka polskiego kopia to rzecz dokładnie odtworzona z oryginału. Kopia dokumentu jest zgodna nie tylko z treścią oryginału, ale również odzwierciedla jego układ graficzny. Pojęcie odpisu występuje np. w przepisach Kodeksu postępowania administracyjnego (dalej: kpa), choć sama ustawa nie zawiera jego legalnej definicji. Według definicji słownika języka polskiego odpis to kopia lub przepisany tekst oryginalnego dokumentu. Sposób sporządzenia odpisu nie jest prawnie uregulowany. Odpis może być wykonany odręcznie poprzez opisanie wyglądu dokumentu i przepisanie jego treści. Obecnie dzięki postępowi technologicznemu odpisy wykonuje się jako kopie przy użyciu skanera, kserokopiarki czy telefonu komórkowego lub aparatu fotograficznego. Wykorzystanie tych urządzeń oznacza, że odpisem może być odpowiednio skan, kserokopia czy zdjęcie. Jak wskazano powyżej, forma prawna odpisu nie jest określona, stąd spotyka się też przypadki, gdy sporządza się dodatkowy egzemplarz dokumentu papierowego, który posiada cechy oryginału. Następnie, poprzez umieszczenie na nim adnotacji (najczęściej pieczęcią), oznacza się, że stanowi on odpis. W orzecznictwie sądów administracyjnych niejednokrotnie wyrażony został pogląd, że kserokopia dokumentu urzędowego może być środkiem dowodowym w postępowaniu administracyjnym. Nie ulega wątpliwości, że nieuwierzytelniona kserokopia dokumentu urzędowego nie może korzystać z mocy dowodowej oryginału. Różnica ich mocy dowodowej polega na tym, że kserokopia właściwie uwierzytelniona korzysta z mocy dokumentu oryginalnego, natomiast brak właściwego uwierzytelnienia powoduje, że dokument taki musi być oceniony w świetle całego materiału dowodowego (zgodnie z wyrokiem Naczelnego Sądu Administracyjnego – dalej: NSA – z dnia 25 maja 2016 r., I OSK 2842/15).
Odpisy i kopie dokumentów papierowych
Uwierzytelnieniem jest umieszczenie na kserokopii dokumentu adnotacji poświadczającej zgodność z oryginałem o treści „poświadczam za zgodność z oryginałem” oraz podpis osoby upoważnionej. Uwierzytelniona kopia dokumentu urzędowego korzysta z mocy dowodowej przysługującej oryginałowi tego dokumentu. Klauzula „za zgodność z oryginałem” może być umieszczona albo na każdej stronie dokumentu wraz z podpisem osoby uprawnionej do potwierdzania dokumentów za zgodność z oryginałem, albo na jednej ze stron kopii w brzmieniu: „za zgodność z oryginałem od strony nr … do strony nr …”. Niewątpliwie podmiotem uprawnionym do uwierzytelniania dokumentów urzędowych jest organ, który wytworzył te dokumenty. Strona może więc żądać wydania przez organ prowadzący postępowanie uwierzytelnionych odpisów z akt sprawy, o ile jest to uzasadnione jej ważnym interesem. W orzeczeniu NSA stwierdzono, że w przypadku wydania uwierzytelnionych odpisów lub kopii powstają nowe dokumenty, które strona może wykorzystywać poza postępowaniem, w ramach którego zostały one wydane (wyrok NSA z dnia 6 grudnia 2011 r., I OSK 64/11).
Kodeks postępowania administracyjnego dopuszcza także, aby odpisy dokumentów, których pierwowzór miał postać papierową, były przedkładane przez stronę, i to zarówno w postaci papierowej, jak i elektronicznej, czyli skanu (zgodnie z art. 76a § 2 i 2a kpa). Zgodność z oryginałem takiego odpisu musi wówczas zostać poświadczona przez notariusza albo przez występującego w sprawie pełnomocnika strony będącego adwokatem, radcą prawnym, rzecznikiem patentowym lub doradcą podatkowym. Ewentualnie na żądanie strony upoważniony pracownik organu prowadzącego postępowanie, któremu został okazany oryginał dokumentu wraz z odpisem, dokonuje poświadczenia zgodności odpisu z dokumentem oryginalnym (art. 76 § 2b kpa). Z oczywistych względów uwierzytelnienie kopii cyfrowych nie może dokonać się poprzez umieszczanie na nich adnotacji o zgodności z oryginałem czy podpisu upoważnionej osoby. W takim przypadku uwierzytelnienie odbywa się przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisu zaufanego albo podpisu osobistego, którym taki odpis opatruje pełnomocnik strony będący adwokatem, radcą prawnym, rzecznikiem patentowym lub doradcą podatkowym.
Nie wszystko można skopiować
Powyższe regulacje mają na celu ułatwienie stronie przedstawiania dokumentów niezbędnych w toku toczącego się postępowania administracyjnego i usprawnianie komunikacji, również w postaci elektronicznej, między stronami postępowania a organami administracji rządowej. Jednak nie każdy dokument w toku postępowania administracyjnego może być przedłożony przez stronę w postaci uwierzytelnionej kopii lub odpisu. Zauważmy, że przepisy art. 76a umieszczono w rozdziale 4 kpa pn. „Dowody”. Zgodnie z art. 75 § 1 kpa jako dowód w postępowaniu administracyjnym należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. W szczególności dowodem mogą być dokumenty, zeznania świadków, opinie biegłych oraz oględziny.
[…]
Dorota Szymańska
Autorka jest inspektorem wojewódzkim w Biurze Informatyki i Rozwoju Systemów Teleinformatycznych Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku. Kieruje Help Deskiem PUW, zajmuje się rozwojem i wdrażaniem jednolitego systemu EZD PUW w administracji publicznej RP.
