Adwertorial
Rozmowa z Grzegorzem Huniczem, dyrektorem Wydziału Informatyki i Telekomunikacji w Urzędzie Miasta Lublin, o tym, jak szybko i skutecznie można zorganizować zdalną pracę magistratu.
W obliczu pandemii wszystkie podmioty publiczne musiały wprowadzić zmiany w organizacji pracy. Jak wyglądał proces przejścia na pracę zdalną w Urzędzie Miasta Lublin?
W lubelskim magistracie pracuje prawie 1700 użytkowników, z czego aspirujących do pracy zdalnej było ok. 500 osób. Dzięki temu, że utrzymujemy własną infrastrukturę – zarówno dostępową, jak i umożliwiającą zestawianie różnego rodzaju kanałów czy tuneli – udało nam się w ciągu dwóch tygodni sprototypować różnego rodzaju usługi VPN, dzięki czemu z powodzeniem wysłaliśmy na zdalną pracę ok. pół tysiąca osób. Dodatkowo zaczęliśmy uruchamiać telekonferencyjne narzędzia do pracy grupowej, sięgając po różne rozwiązania – w zależności od tego, gdzie miały być użyte. Przykładowo w lubelskiej oświacie już od pewnego czasu funkcjonują konkretne i sprawdzone narzędzia, do których pracownicy są już przyzwyczajeni. W samym urzędzie postanowiliśmy wdrożyć platformę Cisco Webex.
Dlaczego wybór padł akurat na to rozwiązanie?
Przesłanki było zarówno techniczne, jak i nietechniczne. Do pierwszych należy zaliczyć to, że narzędzie to jest proste w użyciu, co jest istotne, biorąc pod uwagę, że w urzędzie pracują osoby z różnym poziomem kompetencji cyfrowych. Ponadto Cisco Webex ma w standardzie, nawet w swojej najbardziej podstawowej wersji, usługę głosowania, czyli funkcję Polling. Dla nas było to decydujące, ponieważ wiedzieliśmy, że trzeba będzie zapewnić taką usługę radnym, a także innym użytkownikom. Szukaliśmy bardzo stabilnej, przeglądarkowej i prostej w obsłudze platformy dla radnych, która umożliwi nie tylko prowadzenie sesji, ale też streaming obrazu wraz z dźwiękiem. Nie bez znaczenia było również to, że Cisco jest w naszym urzędzie głównym dostawcą technologii sieciowych. I tu przechodzimy do przesłanek nietechnicznych – sprawdzony support, a także łatwy i w zasadzie nieograniczony dostęp do inżynierów to były ważne atuty podczas dokonywania wyboru rozwiązania.
Czy wdrożenie tej platformy wymagało dodatkowych inwestycji w sprzęt lub infrastrukturę?
Kulturę pracy zdalnej tworzyliśmy od kilku lat, skupiając się na menedżerach wysokiego i średniego szczebla oraz radzie miasta. Ci właśnie urzędnicy zostali wcześniej wyposażeni w sprzęt z niezawodnym połączeniem internetowym, który był przez nas ustandaryzowany, zdalnie zarządzany i monitorowany. W nowej sytuacji, w której zwiększyła się liczba osób pracujących zdalnie, musieliśmy dokupić jedynie dodatkowe zestawy słuchawkowe. W sumie brakowało tylko narzędzia, które można by na ten dostępny już stos narzędzi i usług nałożyć i wykorzystać. Ta rola przypadła platformie Cisco Webex.
Jak wyglądała codzienna praca działu IT urzędu w okresie obowiązywania najbardziej restrykcyjnych ograniczeń?
W opinii niektórych osób praca zdalna to tylko substytut „prawdziwej” pracy. Tak oczywiście nie jest, bo wszystko zależy od właściwej organizacji. Dla mnie i mojego wydziału nowa sytuacja była wręcz okresem wzmożonego wysiłku. Musiałem zorganizować dodatkowe dyżury, w niektórych przypadkach nawet całodobowe, a także uruchomić nowe technologie i oczywiście przetestować wprowadzenie nowego narzędzia – większość osób nie znała wcześniej Cisco Webex, więc należało przeprowadzić próbną sesję rady miasta. Co oczywiste, transmisja na żywo nie mogła odbyć się z zakłóceniami, więc testy były po prostu konieczne. Na poziomie inżynierskim we wdrożenie były zaangażowane cztery osoby, ale jeżeli weźmiemy pod uwagę helpdesk i momentami bardziej intensywną potrzebę działania, to okazuje się, że pod względem pracy dział IT miał prawdziwe żniwa.
Które funkcje platformy Cisco Webex okazały się najbardziej przydatne w tej niełatwej sytuacji?
Podstawowym narzędziem była dla nas wspomniana już funkcja Polling, ale tak naprawdę wiele jest atutów tego rozwiązania, po które warto sięgać podczas pracy w urzędzie. Przeprowadzanie głosowań, dobrze rozwiązana funkcja czatu z możliwością zgłaszania się do dyskusji, czyli czytelna ikona „rączki”, która świetnie sprawdziła się w praktyce, dobrze zdefiniowane role, możliwość przejęcia dynamicznego podczas zestawionej konferencji, prostota generowania linków do spotkań – to wszystko spowodowało, że Cisco Webex było dla urzędu dobrym wyborem. Dużym plusem jest stabilność platformy. Sesje rady miasta odbywały się po południu, czyli wtedy, gdy na wschodnim wybrzeżu Stanów Zjednoczonych wiele firm zaczyna korzystać z popularnych narzędzi do pracy zdalnej. W wypadku Cisco Webex nie zauważyliśmy żadnych problemów z przeciążeniem, co pozytywnie wyróżnia tę platformę na tle konkurencyjnych rozwiązań.
Czy zakłada Pan, że po zniesieniu wszystkich ograniczeń wprowadzonych w okresie pandemii pozostaniecie przy wdrożonych rozwiązaniach oferujących pracę zdalną?
Po pandemii świat już nie będzie taki sam. Okazało się, że w krótkim czasie udało nam się oddelegować 500 osób do zdalnej pracy, przeprowadzić dwie pełne i trudne sesje rady miasta, a także zreorganizować zarządzanie pracownikami. Przedsięwzięcie się udało i zyskało dobre opinie. Wypracowane rozwiązania już z nami pozostaną.
