Wszechobecna cyfryzacja życia gospodarczego ma znaczący wpływ na funkcjonowanie jednostek sektora finansów publicznych. Elektroniczna komunikacja, dokument elektroniczny czy też elektroniczne składanie ofert oraz wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu stały się naszą codziennością.
Ustawa z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych podkreśla, że komunikacja w postępowaniu o udzielenie zamówienia i w konkursie, wymiana informacji oraz przekazywanie dokumentów bądź oświadczeń między zamawiającym a wykonawcą, z uwzględnieniem wyjątków określonych w ustawie, odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. Tym samym od 1 stycznia 2021 r. każde postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego wymaga wykorzystania narzędzi elektronicznych, które pozwolą na komunikację za pomocą środków komunikacji elektronicznej.
Przydatne funkcje
Niewątpliwie jedną z najważniejszych decyzji na etapie wyboru platformy do obsługi zamówień publicznych będzie jej przejrzystość, funkcjonalność, łatwość w obsłudze, intuicyjność. Na rynku zamówienia publicznego mamy dostępne zarówno rozwiązania nieodpłatne (miniPortal, miniPortal BIS czy też uruchamiana Platforma e-zamówienia), jak i rozwiązania komercyjne. Najistotniejszą różnicą pomiędzy tymi rozwiązaniami jest liczba funkcjonalności, jakie one oferują. Większość platform komercyjnych dostarcza zdecydowanie więcej funkcji niż platformy nieodpłatne – które są skoncentrowane na realizacji podstawowych obowiązków ustawowych. Oferowane przez rozwiązania komercyjne e-usługi często są rozwiązaniami bardzo przydatnymi na etapie przygotowania czy przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, jak np. moduły pozwalające na opracowanie indywidualnych formularzy, katalogi elektroniczne, systemy eSender pozwalające na automatyczną publikację ogłoszenia w DUUE, moduły szyfrujące czy też tak dzisiaj potrzebne wirtualne sesje otwarcia ofert. Bezsprzecznie platformy przetargowe wspomagają dzisiaj proces udzielenia zamówienia publicznego, a ich intuicyjność oraz szerokie wsparcie techniczne dla obu stron procesu zakupowego są bardzo ważnymi czynnikami.
Bez problemów technicznych
Dynamiczny rozwój nowych technologii wykorzystywanych na platformach do obsługi zamówień publicznych wspomaga proces złożenia oferty przez wykonawców, którzy są bardzo ważną stroną systemu udzielenia zamówienia publicznego. Łatwość w nawigacji platformy, szeroka oferta wsparcia wykonawców na etapie składania oferty zdecydowanie zwiększa prawdopodobieństwo, iż wykonawca zainteresowany przedmiotem zamówienia zdecyduje się złożyć ofertę. Niestety, wykonawcy startujący w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego często borykają się z problemami technicznymi. Jak słusznie podkreśla Krajowa Izba Odwoławcza w wyroku z 4 marca 2019 r. (KIO 268/19): „nadmierne utrudnienie, czy wręcz uniemożliwienie wykonawcy złożenia oferty, narusza istotę postępowania o udzielenie zamówienia publicznego i stanowi poważną wadę postępowania. Nie musi być to przy tym celowe działanie ze strony Zamawiającego ani okoliczność od niego zależna – może wynikać właśnie z powodów technicznych. Przy czym »kwestie techniczne« nie dotyczą jedynie awarii urządzenia, którym posługuje się zamawiający, lecz mogą także wynikać np. z przejściowych błędów oprogramowania, zbyt dużej liczby uczestników jednocześnie korzystających z platformy itp. Istotny jest tu efekt w postaci niemożności złożenia oferty”.
Stąd też rozwiązanie oferowane przez platformę służącą do obsługi zamówień publicznych powinno być na tyle przejrzyste i łatwe w obsłudze, aby etap przygotowania postępowania dla zamawiającego oraz proces złożenia oferty dla wykonawcy pozwolił na efektywne i oszczędne dokonywanie wydatków publicznych.
Magdalena Michałowska
