Zdecydowana większość firm i instytucji ma serwery poczty elektronicznej lub rozwiązania do pracy grupowej służące do komunikacji za pomocą poczty elektronicznej. Jednak systemy te nie zostały zaprojektowane do przechowywania i udostępniania dużych ilości danych, co może powodować liczne problemy techniczne, prawne i finansowe.
W przypadku sporu sądowego (np. gdy wiadomości e-mail są wykorzystywane jako dowód) kierownictwo instytucji lub zespół prawny musi być w stanie w każdej chwili skutecznie wyszukiwać i pobierać dane z całego zasobu wiadomości e-mail. Zazwyczaj tylko profesjonalne rozwiązanie do archiwizacji poczty elektronicznej może sprostać tym wymaganiom. Aspekt samoobsługi (użytkownicy mogą sami wyszukiwać w archiwach poszczególne wiadomości e-mail) znacznie odciąża dział IT, ale nie jest dostępny w każdym rozwiązaniu do archiwizacji.
Jak działa archiwizacja poczty elektronicznej
Archiwum poczty elektronicznej uzupełnia istniejący system poczty (który oczywiście może być dalej używany jak dotychczas). Administrator konfiguruje, które wiadomości e-mail mają być przenoszone do archiwum, kiedy ma to się odbywać oraz czy wiadomości te po zarchiwizowaniu mają być usuwane ze skrzynek pocztowych na serwerze poczty elektronicznej.
Produkt MailStore Server zapewnia użytkownikom nieograniczony, bezpośredni dostęp do archiwum. Użytkownicy mogą przeglądać swoje wiadomości e-mail, w tym załączniki do plików, i przywracać te dane z archiwum bez pomocy personelu IT, w czym pomaga szybka i wydajna funkcja wyszukiwania pełnotekstowego.
Co to oznacza dla działu IT w urzędach?
Możliwość usuwania e-maili z serwera w momencie ich archiwizacji pomaga zmniejszyć zapotrzebowanie na pamięć masową, jak również obciążenie serwera pocztowego i związane z tym koszty eksploatacji. Ryzyko bezpowrotnej utraty wiadomości e-mail zostaje zminimalizowane. Ważne: archiwa również powinny być zawsze backupowane!
Nie tylko backup
Urzędowe e-maile nigdy nie powinny być po prostu usuwane. Ich archiwizacja jest ważna, aby zagwarantować, że zawarte w nich informacje będą zawsze dostępne. Jednak samo archiwum powinno stanowić część planu tworzenia kopii zapasowych i być zabezpieczone przed awarią systemu. „Już teraz tworzymy kopie zapasowe danych na naszych serwerach pocztowych. Nie ma potrzeby, aby archiwizować je osobno” – menedżerowie IT, którzy podpisują się pod tym stwierdzeniem, podejmują znaczne ryzyko, ponieważ kopie zapasowe nie zastąpią profesjonalnego archiwum poczty elektronicznej.
Podstawowym celem kopii zapasowej jest ochrona ważnych danych, zazwyczaj w krótkich lub średnich przedziałach czasowych, tak aby w razie potrzeby można było je odtworzyć. Systemy i dane o znaczeniu krytycznym pozostają dostępne nawet w sytuacjach awaryjnych (np. awaria systemu lub atak typu ransomware). Celem archiwizacji jest natomiast przechowywanie wiadomości e-mail przez wiele lat w formie wiernej oryginałowi, łatwej do odnalezienia i stale dostępnej. Stanowi to podstawę profesjonalnej strategii zarządzania informacją, która uwzględnia wszystkie wymogi prawne i regulacyjne.
Odpowiednie rozwiązanie do archiwizacji poczty
Niezależnie od tego, czy decyzja o wdrożeniu archiwizacji jest podjęta przez kierownictwo, czy też przez osoby odpowiedzialne za prywatność i zgodność z przepisami, bardzo ważne jest, aby przy poszukiwaniu odpowiedniego narzędzia wziąć pod uwagę poniższe kryteria.
- Elastyczne zarządzanie przechowywaniem: wybór oprogramowania do archiwizacji, które wykorzystuje takie metody, jak deduplikacja i kompresja, może pomóc zmniejszyć wymagania dotyczące pamięci masowej nawet o 70%.
- Archiwizacja istniejących wiadomości e-mail: po wdrożeniu oprogramowania nie powinno być problemu z archiwizacją dotychczasowych wiadomości e-mail przechowywanych w indywidualnych skrzynkach pocztowych, folderach publicznych oraz współdzielonych skrzynkach pocztowych i plikach z wiadomościami e-mail.
- Przyjazny dla użytkownika: użytkownicy powinni mieć dostęp do swoich zarchiwizowanych wiadomości e-mail w zwykły
sposób za pomocą programu Microsoft Outlook lub przeglądarki
(również za pomocą tabletu lub smartfona). - Certyfikacja: warto, aby oprogramowanie pozwalało na zachowanie standardów pracy zgodnych z rodo i, jeśli jest to wymagane, mogło pochwalić się odpowiednią certyfikacją.
- Elastyczność: oprogramowanie do archiwizacji powinno obsługiwać wszystkie konwencjonalne systemy poczty elektronicznej i metody archiwizacji. W idealnym przypadku powinna istnieć również możliwość realizacji indywidualnych scenariuszy aplikacji za pośrednictwem zintegrowanego API.
Po więcej informacji na temat MailStore Server zapraszamy do kontaktu z opiekunem produktu w firmie Bakotech: mailstore@bakotech.pl lub pod numerem telefonu +48 664 333 520.
