Artykuł pochodzi z wydania: Maj 2021
Dynamiczny rozwój nowych technologii spowodował konieczność gromadzenia powstających materiałów archiwalnych w postaci elektronicznej. W tym celu przygotowano system Archiwum Dokumentów Elektronicznych.
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE) to system teleinformatyczny przeznaczony do gromadzenia materiałów archiwalnych w postaci elektronicznej. Został on zbudowany na potrzeby archiwów państwowych, by sprostać wyzwaniom stawianym przez dynamiczny rozwój nowych technologii we współczesnym świecie. System ADE to ostatni element w procesie cyfryzacji kraju. Obecnie wiele spraw urzędowych możemy załatwić przez internet, nie wychodząc z domu. Część dokumentacji wytworzonej w ten sposób przez urzędy może stanowić materiały archiwalne mające wartość historyczną, które powinny trafić do właściwych archiwów państwowych. Głównym zadaniem ADE jest przejmowanie takich dokumentów z różnych źródeł, przede wszystkim z systemów elektronicznego zarządzania dokumentacją (systemów klasy EZD). Dzięki systemowi ADE materiały archiwalne w postaci elektronicznej znajdą miejsce, w którym będą w odpowiedni sposób przechowywane i zabezpieczone przed nieuprawnionym dostępem, a także udostępniane wszystkim zainteresowanym, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
Koncepcja budowy systemu teleinformatycznego umożliwiającego przejmowanie i przechowywanie dokumentów elektronicznych stanowiących materiały archiwalne jest ściśle związana z postępującą informatyzacją Polski i zmianami, jakie w tym zakresie nastąpiły na początku wieku. Rozwój technologiczny wywiera wpływ na funkcjonowanie administracji publicznej. Różnorodne instytucje państwowe i samorządowe coraz częściej stosują nowoczesne rozwiązania technologiczne i rozwijają w tym zakresie kolejne usługi elektroniczne. Przyczynia się to do wykorzystania w coraz większym stopniu dokumentu elektronicznego. Zgodnie z prawem dokumentacja gromadzona w takich instytucjach i stanowiąca materiały archiwalne powinna być przekazana do właściwych archiwów państwowych. Przepisy te dotyczą również dokumentacji w postaci elektronicznej. Aby archiwa państwowe miały możliwość przejęcia tych materiałów, należało stworzyć odpowiednie rozwiązanie umożliwiające również ich weryfikację pod względem poprawności uporządkowania, która wpływa na późniejszą możliwość udostępnienia i zabezpieczenia zgromadzonych materiałów archiwalnych.
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych (dalej: NDAP) podjęła się realizacji projektu, którego celem było powstanie systemu umożliwiającego różnym instytucjom przekazanie do archiwów państwowych dokumentacji w postaci elektronicznej stanowiącej materiały archiwalne, a archiwom państwowym jej przejęcie, zabezpieczenie i długoterminowe przechowywanie oraz udostępnianie. Dzięki temu przechowywane dokumenty elektroniczne zyskają dodatkowe właściwości ułatwiające wyszukiwanie interesujących informacji, a archiwa państwowe w znacznie większym stopniu będą mogły udostępniać posiadane zasoby. Projekt, w ramach którego powstał system ADE, był współfinansowany ze środków unijnych w ramach Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa, działanie 2.1 „Wysoka dostępność i jakość e-usług publicznych”.
Historia projektu
Początki systemu ADE ściśle wiążą się z nowelizacją ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (DzU z 2020 r., poz. 164, dalej: ustawa o archiwach), która miała miejsce w 2005 r. W tym roku uchwalono ustawę z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (DzU z 2020 r., poz. 346, dalej: ustawa o informatyzacji), która wprowadziła zmiany do ustawy o archiwach. Należy to uznać za przełomowy etap w procesie przekształcania naszego kraju w nowoczesne państwo oparte na wiedzy, a społeczeństwa w społeczeństwo informacyjne. Zgodnie z założeniami przyświecającymi prawodawcy informatyzacja administracji publicznej miała przyczynić się do osiągnięcia takiego stopnia rozwoju technologicznego, który zapewni współpracę różnorodnych systemów teleinformatycznych używanych przez jednostki administracji publicznej oraz stworzy ramy prawne pozwalające na funkcjonowanie administracji w sferze elektronicznej, umożliwiając tym samym realizację najróżniejszych usług elektronicznych na rzecz obywateli i innych podmiotów. Nowelizacja ustawy o archiwach zmieniła definicję materiału archiwalnego i wprowadziła pojęcie dokumentu elektronicznego (w rozumieniu ustawy o informatyzacji) jako rodzaju dokumentacji, który może mieć znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej. Wprowadzono również delegację dla ministra właściwego do spraw informatyzacji umożliwiającą wydanie przepisów wykonawczych dotyczących sposobu postępowania z dokumentem elektronicznym w jednostkach administracji publicznej.
Akty wykonawcze wydane wkrótce po uchwaleniu nowelizacji ustawy o archiwach określiły niezbędne elementy struktury dokumentów elektronicznych oraz szczegółowy sposób postępowania z nimi, a także wymagania techniczne w zakresie formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych. Kolejnym ważnym krokiem było wydanie rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (DzU z 2011 r. nr 14, poz. 67). Akt ten dotyczył jednostek samorządowych oraz zespolonej administracji rządowej w województwie. Na jego podstawie umożliwiono wprowadzenie w takich jednostkach elektronicznego zarządzania dokumentacją jako kolejnego systemu (obok papierowego) umożliwiającego wykonywanie czynności kancelaryjnych, dokumentowanie przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw oraz gromadzenie i tworzenie dokumentacji w postaci elektronicznej. Dzięki temu wspomniane jednostki mogły wykorzystywać systemy teleinformatyczne w zakresie wykonywania czynności kancelaryjnych i dokumentowania przebiegu rozstrzygania prowadzonych spraw. Akt ten można uznać za przełomowy, gdyż dopuścił w urzędach administracji publicznej możliwość tworzenia akt spraw tylko w postaci elektronicznej, bez potrzeby tworzenia akt w wersji papierowej, kończąc z wymogiem utrzymywania kosztownego podwójnego modelu zarządzania dokumentacją.
Niezależnie od tych działań w NDAP już od 2005 r. trwały prace nad stworzeniem prototypu systemu ADE. Wynikało to z konieczności wypracowania dobrej praktyki w zakresie przekazywania odpowiednio przygotowanych dokumentów elektronicznych stanowiących materiały archiwalne do właściwych archiwów państwowych oraz ich późniejszego udostępniania. Prototyp systemu ADE został wykonany przez Naukową i Akademicką Sieć Komputerową (NASK) na zlecenie NDAP w latach 2005–2006. Umożliwiał on przede wszystkim przetestowanie procesu przekazywania materiałów archiwalnych w postaci cyfrowej do właściwych archiwów państwowych przez interesariuszy tego procesu. W związku z tym udostępniony był wszystkim zainteresowanym podmiotom zobowiązanym do przekazywania materiałów archiwalnych, które zamierzały sprawdzić swoją gotowość w tym zakresie, producentom oprogramowania dla systemów EZD chcącym sprawdzić przygotowanie swojego produktu w zakresie wspierania procesu przekazywania materiałów, a także producentom innych systemów teleinformatycznych, w których również realizuje się postępowanie z dokumentami elektronicznymi. Udostępnianie prototypu ADE do testów miało w szczególności na celu zapoznanie wszystkich uczestników ze sposobem przekazywania materiałów archiwalnych (uporządkowanych w akta spraw) do prototypu ADE, jak również praktyczne sprawdzenie poprawności generowania tzw. paczek archiwalnych, zawierających dokumentację elektroniczną stanowiącą materiały archiwalne. Testy były prowadzone w latach 2006–2017.
Realizacja projektu
Na podstawie doświadczeń wypracowanych podczas przeprowadzanych testów opracowana została dokumentacja projektowa dotycząca budowy właściwego systemu. Postanowiono pozyskać budżet na budowę systemu ADE z Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa, umożliwiającego dofinansowanie przedsięwzięć związanych ze wzrostem jakości i dostępności usług publicznych realizowanych w postaci elektronicznej z funduszy unijnych w ramach perspektywy finansowej na lata 2014–2020. Sam projekt realizowany był w okresie od 1 lipca 2018 r. do 30 czerwca 2020 r. we współpracy NDAP z Narodowym Archiwum Cyfrowym, Archiwum Państwowym w Bydgoszczy i Archiwum Państwowym w Toruniu. Wybór partnerów wiązał się z koniecznością zapewnienia utrzymania wytworzonego systemu przez Narodowe Archiwum Cyfrowe, które miało odpowiednie zasoby i było odpowiednio przygotowane do świadczenia tego typu usług dla całej sieci archiwalnej. Postanowiono również wykorzystać część infrastruktury IT udostępnionej w ramach projektu „Genealogia w archiwach”, który był realizowany przez Archiwum Państwowe w Bydgoszczy i Archiwum Państwowe w Toruniu.
Projekt realizowany był zgodnie z zasadami projektowania user-centered design. Na każdym etapie wykonania systemu weryfikowano wytworzone produkty z użytkownikami (pracownikami archiwów państwowych i jednostek przekazujących materiały archiwalne). Byli oni zaangażowani zarówno w projektowanie rozwiązania, jak i jego weryfikację już na etapie wdrożenia. Dodatkowo w ramach realizacji projektu nawiązano współpracę z kilkoma producentami systemów klasy EZD w celu przygotowania API umożliwiającego integrację systemów klasy EZD z ADE oraz wypracowania dobrej praktyki w tym zakresie. W ramach budowy systemu przygotowano oprogramowanie systemowe i zmodernizowano pomieszczenia serwerowni, skonfigurowano urządzenia niezbędne do zapewnienia odpowiednich parametrów środowiskowych oraz stabilnej pracy systemu, a także opracowano i wdrożono System Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji w NDAP i sieci archiwów państwowych. System ADE został uruchomiony produkcyjnie 30 czerwca 2020 r., a w jego ramach udostępniono platformę szkoleniowo-testową, która również została opracowana w trakcie przygotowania projektu. Oprócz działań związanych z budową systemu ADE przeprowadzone zostały spotkania szkoleniowe dla przyszłych użytkowników systemu. Ze względu na sytuację epidemiologiczną odbywały się one w formie zdalnej.
[…]
Dariusz Makowski
Autor jest pracownikiem Departamentu Kształtowania Narodowego Zasobu Archiwalnego w Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych. Uczestniczył w pracach związanych z budową i wdrożeniem systemu ADE, ostatnio jako kierownik projektu.
