Adwertorial
Zarządzanie korespondencją często wymaga poświęcenia wielu żmudnych godzin na przygotowanie pism do zeskanowania. Główne wyzwania tego procesu to zróżnicowane formaty i grubość dokumentów, a także ich słaba jakość. Przy wciąż rosnącej liczbie przesyłek oznacza to nie lada problem z digitalizacją. Wiele osób nie zdaje sobie sprawy, z jakimi wyzwaniami „punkt kancelaryjny” ma do czynienia na co dzień.
W porównaniu z latami ubiegłymi można zaobserwować zwiększenie liczby zdigitalizowanych dokumentów, co wynika z tego, że powinny być one dostępne dla pracowników wykonujących swoje obowiązki z domu. Codziennie wykonywane jest tysiące skanów dokumentacji, która niezwłocznie zostaje udostępniona na zewnątrz.
Czego potrzebujesz by Twoja kancelaria pracowała na pełnych obrotach?
Od wielu lat Kodak Alaris z sukcesem pomaga urzędom digitalizować dokumentację zarówno przychodzącą, jak i archiwalną za pomocą aplikacji Kodak Capture Pro, która stała się doskonałą alternatywą dla aplikacji Skan+. Pracownik rejestrujący dokumentację papierową korzysta z drukarki kodów, dzięki której nadawany jest identyfikator (kod RPW, SCZ), skanera dokumentowego, np. S2060W, a także aplikacji Kodak Capture Pro, pozwalającej na przygotowanie odwzorowania cyfrowego, pozyskanie metadanych, podział na dokumenty według kodów kreskowych i ich filtrację, a co najważniejsze – wysyłanie zeskanowanych dokumentów bezpośrednio do systemu.
Od niedawna dostępna funkcja indeksowania umożliwia wysyłanie metadanych do dodatkowych atrybutów pisma. W systemie EZD PUW nazywa się to „koszulka” bądź „sprawa”.
Urządzenie wielofunkcyjne czy profesjonalny skanerów dokumentów?
Aby wspomóc digitalizację korespondencji, warto zaopatrzyć się w dedykowany skaner dokumentów. Ma on kilka atutów: kompaktową budową urządzenia, łatwość i szybkość jego obsługi, kompatybilność z wieloma rodzajami nośników. To wszystko usprawnia codzienne prace administracyjne w kancelarii. Profesjonalne skanery dokumentów od Kodak Alaris z technologią Perfect Page™, dodatkowo dbają o zapewnienie doskonałej jakości skanów przy jednoczesnym zachowaniu optymalnej wielkości plików (do 45 kB przy 200 DPI z warstwą OCR), co z punktu widzenia obiegu i archiwizacji dokumentów ma kolosalne znaczenie. Czy to samo osiągniesz z MFP? Oczywiście, że nie!
Czy może być jeszcze sprawniej?
Obsługa korespondencji nie kończy się na zeskanowaniu pliku. Nasz najczęściej wybierany skaner – Kodak S2060W – zapewnia bezbłędne odczytywanie kodów nawet wtedy, kiedy ich jakość jest niska. Dzięki wbudowanej w urządzenie technologii poprawy jakości skanów pracownik nie musi poświęcać czasu na segregację dokumentów według wielkości czy grubości – każde pismo zostanie zeskanowane w bardzo dobrej jakości. W wypadku przesyłek, które są ponadwymiarowe i zbyt grube, by umieścić je w automatycznym podajniku dokumentów, oferowane są moduły skanowania płaskiego (A3/A4/Paszport) zintegrowane z automatycznym podajnikiem dokumentów.
Jeśli chcesz dobrać dedykowane rozwiązanie do swojego punktu kancelaryjnego, departamentu lub archiwum, zapraszamy na dedykowaną administracji publicznej stronę:
www.skanowanie-ezd.pl
