Adwertorial
Każdego dnia przez działy administracji publicznej przewijają się setki stron dokumentów. Ich obsługa często stanowi żmudny i męczący proces – a przecież wcale nie musi tak być.
Edycja i komentowanie plików PDF
Wprowadzanie zmian i edytowanie tekstu w dokumentach PDF wiąże się z dodatkowymi czynnościami. Najpierw trzeba przekonwertować plik PDF na Word, wpisać odpowiedni tekst, a następnie ponownie zapisać go w formacie PDF. Cały proces jest bardzo uciążliwy, a jeśli codziennie przychodzą dziesiątki dokumentów, pracownicy tracą dużo cennego czasu przez tę niedogodność.
Komentowanie zeskanowanych dokumentów zapisanych w formacie PDF również sprawia trudności. Czasami ciężko jest jednoznacznie powiązać komentarze, które dodajesz, z odpowiadającymi im zdaniami lub akapitami.
Porównywanie dokumentów
Pracując w dziale administracji, często musisz się upewniać, czy dwie wersje tego samego dokumentu są identyczne, ponieważ pozwala to uniknąć niepotrzebnych pomyłek i dodatkowej pracy po godzinach. Jednak sprawdzanie tekstów linijka po linijce jest czasochłonnym i męczącym procesem.
Tworzenie archiwów cyfrowych
Dokumenty papierowe nadal stanowią 70% całego obiegu dokumentów. Czasami wymagane jest jednak tworzenie kopii cyfrowych. Ma to swoje zalety – e-dokumentacja ma w końcu pozwolić na sprawne zarządzanie pismami, a także ułatwić ich analizę. Problem polega na tym, że nie wszystkie pliki PDF da się przeszukiwać. W przypadku skanów lub zdjęć dokumentów potrzebne jest specjalne oprogramowanie do optycznego rozpoznawania znaków, aby przekonwertować dokumenty papierowe na przeszukiwalne pliki PDF, Word lub inne formaty.
Nowoczesne oprogramowanie OCR i PDF pozwala uporać się z tymi problemami i zaoszczędzić czas na ważniejsze zadania. ABBYY FineReader, prawdopodobnie najbardziej znany program tego typu, doskonale odpowiada na potrzeby pracowników działów administracji. Łączy w sobie przyjazny interfejs użytkownika i zestaw funkcji zapewniających komfortową pracę z wszelkiego rodzaju fotografowanymi lub skanowanymi dokumentami PDF.
Oto jak program FineReader może pomóc w codziennych zadaniach związanych z dokumentami:
- Edytuj tekst i obrazy lub dodawaj komentarze do dokumentów PDF w taki sam sposób, jak w plikach Word.
- Porównuj pisma i umowy w różnych formatach bez konieczności śledzenia treści linijka po linijce. Program rozpozna tekst, znajdzie różnice i zaznaczy wszystkie istotne zmiany między dokumentami.
- Natychmiast konwertuj swoje skany, drukowane dokumenty i pliki PDF do formatów edytowalnych (np. Word) lub przeszukiwalnych (PDF, PDF/A), co pozwoli ci wyszukiwać, kopiować i edytować dowolne informacje w tekście, tabelach lub obrazach.
- Współpracuj z innymi pracownikami. Korzystaj z narzędzi do komentowania i zaznaczania, aby sprawnie recenzować dokumenty i dzielić się uwagami.
- Twórz interaktywne formularze z polami umożliwiającymi wpisanie treści, listami rozwijanymi, pytaniami wielokrotnego wyboru, przyciskami czynności i innymi funkcjami. Formularze można tworzyć od podstaw lub dodając aktywne pola i przyciski akcji do istniejących plików PDF.
Naszym rozwiązaniom zaufało już wiele działów administracji na całym świecie, które korzystają z programu FineReader, aby usprawnić obieg dokumentów.
Wypróbuj program FineReader już dzisiaj – pobierz bezpłatną wersję próbną i przekonaj się, że praca z dokumentami administracyjnymi może być naprawdę wygodna.
www.finereader.pl/testuj
