Artykuł pochodzi z wydania: Listopad 2022
Informatyzacja szkół wyższych to skomplikowane, pełne przeszkód przedsięwzięcie. Mimo wielu barier uczelnie podejmują trud, by nieustannie zmieniać się na lepsze i przystosowywać do coraz wyższych standardów..
Zagadnienia dotyczące informatyzacji i cyfryzacji obszaru życia akademickiego towarzyszą nam od lat 80. Wówczas, wraz z pojawieniem się pierwszych komputerów osobistych, działalność jednostek takich jak kadry i płace, kwestury i dziekanaty otrzymała wsparcie w postaci programów komputerowych. Również wtedy zaczęto mocno podkreślać fakt, że uczelnia to bardzo złożony organizm, wymagający sprawnego przepływu informacji między jednostkami organizacyjnymi, pracownikami i studentami w celu realizacji efektywnych i optymalnych procesów zarządzania. Świadomość ta wygenerowała żądania kadry naukowo-dydaktycznej i administracji dotyczące udostępnienia narzędzi informatycznych wspomagających funkcjonowanie szkół wyższych..
Już we wczesnych latach 90. podejmowano próby realizacji powyższych oczekiwań, które w zadowalającym zakresie znalazły odzwierciedlenie w rzeczywistości dopiero w XXI wieku. To okres, na który przypada znaczący wzrost mocy obliczeniowej komputerów, redukcja ich ceny i ogólny, dynamiczny rozwój elektroniki użytkowej. Wszystkie te czynniki determinowały tworzenie systemów o odpowiedniej wydajności i przystępnych cenowo. Dodatkowym impulsem do rozwoju systemów projektowanych z myślą o uczelniach był ogromny przyrost wolumenu przetwarzanych przez nie danych, który uniemożliwił „manualne prowadzenie” spraw studenckich i wymusił wręcz zwrot w stronę narzędzi informatycznych.
Początek XXI wieku był okresem niesamowitego rozwoju społeczeństwa informacyjnego. W odpowiedzi na ten trend polskie środowisko akademickie zaimplementowało i udostępniło szereg e-usług, tworząc e-administrację umożliwiającą wzrost jakości usług publicznych i pozwoliło uczelniom na większą otwartość, efektywność i użyteczność dla społeczności akademickiej.
Aspekty informatyzacji uczelni
Postulat powszechnej cyfryzacji i informatyzacji życia społecznego oraz nacisk na rozwój e-administracji (e-government) miały bezpośredni wpływ na postawę władz szkół wyższych. Cyfryzacja okazała się bowiem jedyną drogą do rozwoju i zaistnienia na rynku edukacyjnym. Działania te zorientowane były nie tylko na doskonalenie procesów wewnętrznych, redukcję kosztów czy kreowanie pozytywnego wizerunku uczelni, ale stanowiły odpowiedź na realną potrzebę skutecznego konkurowania z innymi placówkami o klienta, jakim w XXI wieku stał się student. Należy zaznaczyć, że w ciągu 14 lat powstało ponad 190 uczelni niepublicznych (okres największego wzrostu przypadał na lata 1991–2005), które stały się realną konkurencją dla jednostek publicznych.
Rozwój społeczeństwa informacyjnego stanowił również priorytet dla Unii Europejskiej, która w 1994 roku, w Raporcie Bergemanna, przedstawiła założenia stworzenia tzw. społeczeństwa globalnej informacji. Polska ubiegając się o przyjęcie do Unii Europejskiej, wzięła na siebie obowiązek przystosowania swojej infrastruktury do standardów unijnych, a co za tym idzie – zwiększenia nakładów na informatyzację. Znaczna część środków na transformację cyfrową przypadła uczelniom.
Nie sposób pominąć oddolnych inicjatyw środowiska akademickiego, które od samego początku upatrywało w procesach informatyzacji szansy rozwoju. Na podkreślenie zasługuje nowatorski, jak na ówczesne czasy, projekt USOS (Uniwersytecki System Obsługi Studiów), który zadebiutował w 2000 roku.
Zainteresowania uczelni oscylowały nie tylko wokół systemów, ale również koncentrowały się na infrastrukturze informatycznej. Za przykład takich działań posłużyć może porozumienie środowiskowe uczelni z 1997 roku w sprawie użytkowania i rozwoju sieci krajowej ATM 34 Mb/s, które zapoczątkowało stworzenie programu PIONIER (1999) – operatora sieci szerokopasmowej. Wspomniane powyżej wewnętrzne potrzeby determinowały również uwarunkowania prawne.
Aby zrozumieć, jak złożonym i skomplikowanym przedsięwzięciem była próba informatyzacji szkół wyższych, przedstawiono kilka problemów, wobec których twórcy oprogramowania nie mogą przejść obojętnie.
Wymagania prawne obowiązujące w publicznych uczelniach
Publiczne szkoły wyższe zobowiązane są do przestrzegania ponad pięćdziesięciu różnych ustaw, rozporządzeń i dyrektyw unijnych. Jednocześnie należy zauważyć, że do 2005 r. jedynym przepisem określającym charakter systemów informatycznych na uczelni była ustawa z dnia 29 września 1994 o rachunkowości (tekst jedn. DzU z 2021 r., poz. 217 ze zm.). Dopiero od 2005 r. zaczęły obowiązywać również inne przepisy określające ramy informatyzacji dla tzw. budżetówki.
Obecnie informatyzacja uczelni opiera się przede wszystkim na ustawie z dnia 17 lutego 2005 o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (tekst jedn. DzU z 2021 r., poz. 2070 ze zm.), rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (tekst jedn. DzU z 2017 r., poz. 2247) oraz w Strategii Rozwoju Społeczeństwa Informacyjnego.
Uwarunkowania środowiskowe
Nauczyciele akademiccy, z całym należnym im szacunkiem, stanowią specyficzną grupę odbiorców systemów informatycznych, porównywalną chyba tylko ze środowiskiem lekarskim i prawniczym. Wynika to z faktu, że środowisko akademickie, jak każde inne środowisko specjalistów, ludzi o określonej, ponadprzeciętnej wiedzy, charakteryzuje się pewną elitarnością, a przez to poczuciem wyższości. Takie postawy nie ułatwiają implementacji systemu, który ze swej natury nakłada na użytkowników określone obowiązki i schematy działania, nie pozostawiając zbyt wiele miejsca na własną interpretację przyjętych procedur. W związku z tym, podczas wdrażania systemów klasy ERP i tzw. systemów dziekanatowych, częstym zjawiskiem jest bunt i utrudnianie procesu wdrożeniowego. Dlatego tak istotna staje się prezentacja korzyści, jakie płyną z wdrożenia Zintegrowanego Systemu Informatycznego Zarządzania Uczelnią (ZSIZU) dla środowiska akademickiego.
Bariery finansowe
Publiczne szkoły wyższe to jednostki finansowane w znacznej części ze środków budżetu państwa. W związku z tym wygospodarowanie znacznej kwoty przeznaczonej na system informatyczny nie jest łatwym zadaniem dla władz. Pomocą w tym zakresie okazały się fundusze unijne, o czym w dalszej części artykułu. W związku z tym często to uczelnie niepubliczne, mające powiązanie z biznesem i nie stosujące w pełnym zakresie Prawa zamówień publicznych, wcześniej przystępowały do wdrożenia systemów klasy ERP czy kompletnych ZSIZU, obejmujących również część dziekanatową.
Biorąc pod uwagę wszystkie te aspekty, należy stwierdzić, że informatyzacja uczelni jest skomplikowanym i ryzykownym przedsięwzięciem. Oprócz oczywistych problemów, spotykanych również w świecie komercyjnym, dochodzą tutaj specyficzne uwarunkowania o charakterze finansowym, kulturowym i prawnym. Jednak pomimo tych wszystkich przeszkód i ryzyka uczelnie podejmowały i podejmują trud wdrażania nowoczesnych systemów informatycznych.
Początki XXI wieku i powszechnej informatyzacji uczelni
Część polskich uczelni wkroczyła w 2000 rok z oprogramowaniem, które nie tylko nie nadążało za postępem, ale, przede wszystkim, nie było w stanie zaspokoić rosnących potrzeb i oczekiwań użytkowników. Nadal istniały uczelnie pracujące na niezależnych, w żaden sposób ze sobą niepowiązanych, programach dziedzinowych, które realizowały poszczególne funkcje w procesach administracyjnych. Każda aplikacja służyła jedynie do obsługi wybranego obszaru, np. prowadzenia kadr i płac, księgowości czy spraw studentów.
W przeważającej większości te samodzielne programy pracowały w środowisku znakowym pod kontrolą systemu MS-DOS – nawet jeżeli uruchamiane były w Windowsie. Wykorzystywanie oprogramowania jednostanowiskowego miało bardzo niewiele zalet, ale jedną z nich była szybkość działania. Niestety, takie rozwiązanie nie spełniało rosnących wymagań i oczekiwań kadry dydaktycznej i pracowników administracji uczelni. Dodatkowo ograniczenia oprogramowania powodowały specyficzny i niekorzystny podział pracy, ponieważ w danej jednostce czasu tylko jedna osoba mogła pracować i wprowadzać dane. W wyniku tego powstały hermetyczne zespoły (silosy informacyjne), które były zainteresowane jedynie wybranymi zagadnieniami z całej działalności podmiotu. Skutkowało to brakiem transferu wiedzy i efektów pracy do innych zespołów, co powodowało upośledzenie obiegu danych i prowadzenie zdublowanych, a czasami zwielokrotnionych zbiorów.
Pierwotne próby tworzenia systemów zintegrowanych polegały przede wszystkim na wdrażaniu mechanizmów migracji danych pomiędzy poszczególnymi programami dziedzinowymi. W związku z ograniczeniami technologicznymi wymagane było używanie migratorów, które tłumaczyły i przekazywały dane między systemami. To rozwiązanie miało jednak kilka mankamentów. Do najistotniejszych należał narzut czasowy, który był wymagany w celu zaczytania, translacji i zapisania do drugiego systemu pozyskanych danych źródłowych. Czas ten – przy rozbudowanych systemach, mających duży wolumen danych – wynosił nawet kilkadziesiąt minut. Drugi problem dotyczył opóźnień w propagacji danych pomiędzy systemami. W celu uniknięcia powstania różnic między systemem źródłowym a docelowym dostęp do obu był blokowany. Minimalizując czas przestoju, ograniczano częstotliwość migracji i nierzadko wykonywano je tylko w nocy. Kosztem takiego rozwiązania było opóźnienie w dostępie do aktualnych danych, sięgające nawet 24 godzin.
Podkreślić należy, że na początku XXI wieku uczelnie nie miały dostępu do systemów z intuicyjnym i przyjaznym interfejsem. Te, które były, miały zapewniać przede wszystkim funkcjonalność, a elementy ergonomii pracy były drugoplanowe.
Uczelnie, będąc świadome wymienionych powyżej ograniczeń „starych” systemów, zintensyfikowały działania mające na celu informatyzację i wymianę oprogramowania na wielostanowiskowe, zintegrowane systemy klasy ERP. Wybór tego rodzaju oprogramowania został zaczerpnięty ze świata biznesu.
Początek XXI w. okazał się bardzo dobrym czasem na tego typu działania. Lata te charakteryzowały się gwałtownym rozwojem technologii ICT (Information and Communications Technology) pozwalającej na gromadzenie, przetwarzanie i udostępnianie informacji w formie elektronicznej z wykorzystaniem technik cyfrowych.
Odpowiedzią rynku na potrzeby uczelni był rozwój oprogramowania sieciowego, opartego na wspólnych bazach danych. Początkowo były to systemy terminalowe, które korzeniami sięgały do systemów używanych w produkcji. Jednym z systemów pracujących na terminalach w postaci fizycznych urządzeń lub emulatorów (np. NetTerm) był program HMS firmy Kalasoft.
Modele wdrożeń systemów zarządzania uczelnią wyższą
Jak każde oprogramowanie ZSIZU również można wdrażać w organizacji na wiele sposobów. Najbardziej popularne to modele oparte na zleceniu napisania lub dostosowania i wdrożenia systemu przez podmiot zewnętrzny. Kolejny wariant bazuje na autorskim oprogramowaniu napisanym i wdrożonym samodzielnie przez pracowników uczelni.
Publiczne uczelnie wyższe były podzielone na dwa obozy. Część z nich, mająca mocne i dynamiczne zespoły informatyczne, zdecydowała się na stworzenie własnych, autorskich systemów. Drugi obóz stanowiły uczelnie, które zdecydowały się na zakup oprogramowania komercyjnego, przystosowanego do specyficznych potrzeb sektora edukacyjnego.
Do pierwszej grupy należały m.in. Politechnika Śląska czy Uniwersytet Łódzki. Szereg uczelni tworzyło też własne moduły, które były później integrowane z komercyjnymi systemami. W kontekście systemów klasy ERP znacząca większość polskich szkół wyższych należała do drugiej grupy.
Każda z wybranych przez uczelnie ścieżek miała swoje uzasadnienie merytoryczne i była poparta konkretnymi argumentami.
Z powyższą argumentacją można się zgodzić lub nie. Głębsza analiza niektórych założeń pozwala na wyciągnięcie wniosków, że adekwatność części twierdzeń jest bardzo mocno uwarunkowana specyfiką danej uczelni, sposobem jej finansowania, profilem, a nawet położeniem geograficznym.
Bardzo ciekawą obserwację stanowi fakt, że pomimo występowania na rynku opensource’owych narzędzi klasy ERP polskie uczelnie nie korzystały z tego typu oprogramowania. Może to być związane z brakiem lokalizacji produktów (brak natywnego wsparcia języka polskiego) i ukierunkowaniem ich na rynki zachodnie. Na pewno wpływ na brak implementacji takich systemów na polskich uczelniach miały przewidywany wysoki koszt wdrożenia i utrzymania, a także potrzeba przystosowania ich do skomplikowanego polskiego prawodawstwa.
[…]
Piotr Kupczak
Autor pracuje na Politechnice Częstochowskiej na samodzielnym stanowisku ds. cyfryzacji i infrastruktury teleinformatycznej, jest certyfikowanym kierownikiem i koordynatorem projektów informatycznych w szkolnictwie wyższym.
