Adwertorial
Zmiany w Kodeksie pracy, które weszły w życie w tym miesiącu, dają pracownikom szersze możliwości skorzystania z pracy zdalnej. By ułatwić im wykonywanie obowiązków z domu, konieczne jest zapewnienie narzędzia, które pozwoli na bezpieczną pracę z dokumentami.
Aby wykonywać efektywnie działania związane z dokumentami podczas pracy zdalnej, ważne jest, żeby wykorzystywane oprogramowanie zawierało zestaw praktycznych funkcji. Przybliżamy te, które są niezwykle ważne dla administracji.
Cyfrowe wersje dokumentów
FineReader umożliwia bezpieczną konwersję dokumentów na postać cyfrową, dzięki czemu stają się one łatwo dostępne w wewnętrznej sieci. W takiej formie możliwe jest efektywne wyszukiwanie danych w pliku i wielokrotne wykorzystanie. Jeśli Twoja organizacja potrzebuje digitalizacji dużej liczby dokumentów, warto rozważyć skorzystanie z FineReader Server – rozwiązania automatyzującego proces konwersji dużych ilości danych.
Skuteczne narzędzia do współpracy
Aplikacja FineReader w wersji PDF 16 jest natomiast efektywnym narzędziemdo współpracy, umożliwiające konwersję zeskanowanych obrazów na pliki PDF z możliwością wyszukiwania za pomocą kilku kliknięć. Możliwe jest komentowanie i udostępnianie dokumentów innym pracownikom. Oprogramowanie pozwala również na porównywanie różnych kopii, także tych zapisanych w różnych formatach, co pozwala szybko odnaleźć różnice w tekście. Rozbieżności mogą być zaznaczone lub zebrane w odrębnym pliku.
Bezpieczne udostępnianie
Już wersja Standard oprogramowania nie tylko ułatwia pracę, ale również zapewnia bezpieczeństwo podczas udostępniania dokumentów. Oprogramowanie umożliwia skuteczną ochronę przed nieautoryzowanym dostępem do przesyłanych przez internet plików. Zastosowanie szyfrowania z ochroną hasła stanowi proste i niezawodne zabezpieczenie. Możliwe jest zablokowanie całych plików PDF i uniemożliwienie otwierania ich bez podania hasła lub blokowanie wybranych operacji, takich jak kopiowanie, edycja czy drukowanie. Ponadto FineReader pozwala na anonimizowanie danych zawartych w dokumentach, dzięki czemu działa się zgodnie z wymaganiami RODO.
Problemy, które rozwiążemy dzięki FineReader
FineReader zapewnia wiele korzyści, takich jak brak konieczności przekazywania fizycznej wersji dokumentów, co pozwala na uniknięcie bezpośredniego kontaktu między pracownikami. Jest to szczególnie ważne w okresie wzmożonego zachorowania na choroby zakaźne. Dokumenty są dostępne w wirtualnym obiegu i mogą być przesyłane e-mailem lub udostępniane wielu osobom na serwerze, co eliminuje konieczność przeszukiwania fizycznych archiwów. To szczególnie istotne w pracy zdalnej. Program umożliwia współpracę wielu osób nad jednym dokumentem, w tym edycję plików, komentowanie.
Program zapewnia anonimizację danych zgodnie z przepisami rodo, niezależnie od tego, czy są przechowywane w archiwum cyfrowym, czy udostępniane osobom trzecim. Pliki PDF mogą być łatwo zabezpieczone hasłem, co pozwala na ich bezpieczne udostępnianie oraz zmniejszenie ryzyka wycieku wrażliwych danych podczas przekazywania plików.
Warto zaznaczyć, że w pracy administracyjnej bardzo przydatnymi funkcjonalnościami oprogramowania FineReader są możliwość szybkiego porównania dokumentów bez konieczności manualnej weryfikacji każdego znaku, a także edytowania czy kopiowania treści z zeskanowanych dokumentów. Ponadto program pozwala na tworzenie interaktywnych formularzy z polami umożliwiającymi wpisywanie treści, listami rozwijanymi, pytaniami wielokrotnego wyboru, przyciskami i innymi praktycznymi funkcjami.
Na samym końcu warto podkreślić, że jedna licencja programu FineReader w jednostce organizacyjnej daje możliwość legalnego korzystania z oprogramowania przez wszystkich pracowników.
Kolejnym z dowodów na to, że FineReader to doskonałe oprogramowanie dla administracji publicznej, jest wyróżnienie go w plebiscycie Produkt Roku 2022 organizowanym przez „IT w Administracji”. Więcej informacji na ten temat znajduje się pod adresem FineReader.pl/nagroda-2022.
Więcej informacji
finereader.pl
finereader@finereader.pl
12 206 16 50 wewn. 264
