Artykuł pochodzi z wydania: Listopad 2023
Złożony proces cyfryzacji obsługi toku studiów wymaga przyjrzenia się prawnym i lokalnym uwarunkowaniom digitalizacji i wdrażania nowoczesnych systemów. Warto zwrócić uwagę, jak ważną rolę w tym procesie powinny odgrywać dziekanaty.
Proces cyfryzacji administracji krajowej nabrał ogromnego tempa – również w sektorze edukacji. Jednym z przykładów jest cyfryzacja procesu obsługi toku studiów, która stanowi ważny etap rozwoju każdej nowoczesnej uczelni. Choć można spotkać się z argumentami przeciw cyfrowemu kierunkowi zmian – jak hołdowanie tradycji czy obawa, że nowy system teleinformatyczny utrudni pracę zamiast ją ułatwić, to korzyści jest nieporównywalnie więcej. Wyjście naprzeciw potrzebom studentów, wpisanie się w kontekst nowoczesnych usług publicznych, mniejsza czaso- i pracochłonność obsługi, łatwy dostęp do danych, a także oszczędność przestrzeni i ochrona lasów, skoro dokumentacja studentów miałaby docelowo znajdować się w chmurze, a nie na wydrukowanych kartkach magazynowanych w uczelnianych archiwach.
Jeśli cyfryzacja jest tak pożądana, można zastanawiać się, dlaczego tak niewiele uczelni prowadzi akta osobowe studenta w postaci cyfrowej. Odpowiedź na to pytanie znajduje się na styku dwóch kontekstów: mikro – a zatem na poziomie poszczególnych uczelni, oraz makro – czyli na poziomie państwa. W kontekście makro tworzone są ramy instytucjonalno-prawne dla cyfryzacji na uczelniach. Z kolei na poziomie mikro określane są możliwości optymalnego zaadaptowania tych ram poprzez wdrożenia odpowiednich systemów teleinformatycznych. Wdrożenia te wymagają współpracy dwóch głównych grup interesariuszy: działów informatycznych, które te rozwiązania planują i programują, oraz dziekanatów – które będą na nich potem pracować (a także prawników, którzy mogą te rozwiązania zaakceptować albo odrzucić). Obie grupy mają specyficzną wiedzę ekspercką – informatycy wiedzą, jak coś zaprogramować, ale nie mają zazwyczaj pojęcia, w jaki sposób pracują dziekanaty i czego potrzebują. Z kolei pracownicy dziekanatów wiedzą, w jaki sposób wygląda obsługa toku studiów, są jednak odbiorcami rozwiązań wytworzonych niejako poza nimi. Wiedza obu tych grup jest wzajemnie komplementarna – stąd tak istotne jest to, by pracowały wspólnie.
Cyfryzacja obsługi toku studiów w perspektywie makro
Ostatnie pięć lat przyniosło trzy zasadnicze zmiany w zakresie prowadzenia dokumentacji przebiegu studiów w postaci cyfrowej. Pierwsza weszła w życie wraz z ustawą z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (tekst jedn. DzU z 2023 r., poz. 742 ze zm.; dalej: pswn), która umożliwiła prowadzenie dokumentacji przebiegu studiów w postaci elektronicznej. Wprowadzone wraz z ustawą przepisy wykonawcze – rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 27 września 2018 r. w sprawie studiów (DzU z 2021 r., poz. 661 ze zm.; dalej: rozporządzenie w sprawie studiów) – pierwotnie uniemożliwiały digitalizację pełnej dokumentacji przebiegu studiów, zatem przepis ustawy wydawał się być martwy. Trudno było prowadzić akta studentów w elektronicznej teczce (dalej: e-Teczka), jeśli większość dokumentów tworzona była w postaci papierowej.
Druga, wywołana pandemią COVID-19 zmiana to kilkunastomiesięczny tryb kształcenia w formie zajęć zdalnych. Wymusiło to stopniowe dostosowanie obsługi tego procesu tak, by nie doprowadzać do paradoksalnej sytuacji, gdy student pierwszego roku będzie uczył się cały semestr zdalnie, ale musi najpierw przyjść do dziekanatu, by pokwitować odbiór legitymacji i podpisać odręcznie ślubowanie. Wychodząc naprzeciw tym wyzwaniom, wypracowano propozycje zmian, które zostały ujęte w kolejnych nowelizacjach rozporządzenia w sprawie studiów. W ten sposób uczelnia może obecnie prowadzić większość dokumentacji w formie elektronicznej, zastępując przy tym odręczne podpisy uwierzytelnieniem w systemie teleinformatycznym uczelni (ślubowanie, karty okresowe osiągnięć studenta, wnioski i podania), kwalifikowaną pieczęcią uczelni (potwierdzenie za zgodność z oryginałem dokumentu papierowego, np. dyplomu), podpisem elektronicznym (np. umowa o warunkach płatności za studia) albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionego pracownika uczelni (decyzje administracyjne).
Obecnie jesteśmy w trakcie trzeciej zmiany związanej z tworzeniem przez Ministerstwo Edukacji i Nauki portalu edukacja.gov.pl. To usługa, która ma dawać obywatelom dostęp do danych o ich wykształceniu, i w tym sensie przypomina mObywatela, który umożliwia poświadczanie swojej tożsamości czy kwalifikacji. Tak ambitne zadanie oznacza, że uczelnie będą musiały dostarczyć wiele danych do tego systemu. To od nich zależy, czy wykorzystają ten moment do cyfryzacji toku studiów. Warto zatem wrócić do podstaw, czyli do teczki akt osobowych studenta, aby sprawdzić, ile elementów składowych dokumentacji przebiegu studiów daje się stosunkowo łatwo scyfryzować, a które nadal są problematyczne.
Dokumentacja przebiegu studiów
Teczka studenta jest przestrzenią, w której znajduje się cała dokumentacja związana z przebiegiem studiów danej osoby. Powinna zawierać dokumenty wymienione w § 15 rozporządzenia w sprawie studiów.
Zasadniczą barierą w procesie elektronizacji tego obszaru są dokumenty rekrutacyjne – konieczność potwierdzenia za zgodność z oryginałem dokumentów przyniesionych przez kandydata na studia zamiast pobrania stosownych danych z systemu (POL-on albo OKE), oraz decyzje administracyjne, które rządzą się swoimi prawami.
Choć katalog niezbędnych dokumentów jest określony w rozporządzeniu, powszechnie wiadomo, że niejedna teczka studenta zawiera dodatkowe dokumenty. Jest kilka powodów takich sytuacji – niektóre uzasadnione, jak względy bezpieczeństwa (np. na wypadek ewentualnych spraw sądowych, dokumentacja z praktyk, wymiany międzynarodowej, umowa o warunkach płatności za studia), inne wynikające z niewiedzy i asekuracji (np. „niepewny” system informatyczny, brak odpowiednich instrukcji czy procedur) albo silnie zakorzenionego prawa zwyczajowego („bo zawsze tak było”).
Jeśli dziekanaty dotychczas przechowywały w aktach papierowych dodatkowe dokumenty, nic nie stoi na przeszkodzie, aby znalazły się one w aktach elektronicznych. Warto jednak zwrócić uwagę na rodzaj tych dokumentów. Uzasadniona jest potrzeba przechowywania dokumentacji ze względów bezpieczeństwa, ale dokumenty przechowywane asekuracyjnie powinny być niepokojącym sygnałem. Przed przystąpieniem do tworzenia elektronicznej teczki studenta uczelnia musi stworzyć odpowiednie warunki techniczne i organizacyjne do budowy i utrzymania systemu, a to oznacza, że dokumentacja, w zakresie, w jakim pozwalają na to przepisy, powinna zostać zdigitalizowana. Tym samym pracownicy dziekanatów muszą być odpowiednio przeszkoleni i pewni niezawodności systemów, z których korzystają.
[…]
Ewa Wiśniewska jest kierownikiem Dziekanatu Kolegium Prawa w Akademii Leona Koźmińskiego oraz współzałożycielką i wiceprezeską Stowarzyszenia Forum Dziekanatów.
Marek Gosławski jest absolwentem studiów inżynierskich, magisterskich i doktoranckich kierunku informatyka Politechniki Poznańskiej i pracownikiem tej samej uczelni od 2002 r. Obecnie na stanowisku zastępcy kanclerza.
Katarzyna Górak-Sosnowska jest prezesem Zarządu Stowarzyszenia Forum Dziekanatów, profesorem uczelni i kierownikiem Zakładu Bliskiego Wschodu i Azji Środkowej w Szkole Głównej Handlowej w Warszawie.
Dariusz Wronikowski jest dyrektorem Działu IT Akademii Leona Koźmińskiego, koordynatorem sekcji informatycznej Stowarzyszenia Forum Dziekanatów.
