Artykuł pochodzi z wydania: Kwiecień 2024
W dobie pracy zdalnej nawet niewielkie jednostki dysponują służbowymi smartfonami czy tabletami. Dzięki rozbudowanym funkcjom mogą one zapewniać dostęp do zasobów instytucji z dowolnego miejsca, a nawet zastępować komputer.
Służbowy sprzęt mobilny to dziś niezwykle ważne narzędzia zarówno dla pracodawców, jak i samych pracowników. Ułatwiają one komunikację z obywatelami, kontrahentami czy współpracownikami. Służą nie tylko do połączeń głosowych, ale także wideorozmów, obsługi poczty elektronicznej czy komunikatorów. Ponadto wbudowane w urządzenia aparaty pozwalają tworzyć dokumentację fotograficzną, a nawet skanować dokumenty z wykorzystaniem odpowiedniego oprogramowania, które najczęściej jest dostępne za darmo. Zapewniają przy tym bardzo wysoką jakość obrazu i wsparcie w procesie digitalizacji poprzez automatyczne wyrównywanie arkuszy czy funkcję rozpoznania tekstu (OCR). Gwarantują również stały dostęp do zasobów organizacji. Dodatkowo współczesne smartfony obsługują technologie LTE+ i 5G, nie musimy więc być w zasięgu sieci Wi-Fi, aby prowadzić transmisję na żywo czy pracować zdalnie z wykorzystaniem szybkiego przesyłu danych. Służbowy smartfon umożliwia też zarządzanie profilami, publikowanie treści i monitorowanie reakcji użytkowników oraz kontakt z nimi za pomocą mediów społecznościowych. Choć głównym źródłem informacji jest BIP (Biuletyn Informacji Publicznej), to nie jest to tak przystępna platforma, jak np. dobrze prowadzony fanpage na Facebooku. Wbrew pozorom smartfony i tablety mogą zapewnić wysoki poziom bezpieczeństwa zarówno podczas korzystania z nich, jak i w przypadku zagubienia lub kradzieży takiego urządzenia. Wyposażone są one w funkcje biometryczne (rozpoznawanie twarzy czy odcisków palców), co zabezpiecza dane firmowe przed dostępem osób trzecich. Informacje te są też szyfrowane, a takie usługi jak VPN gwarantują ochronę danych podczas komunikacji przez internet. Pracodawca ma też dużą kontrolę nad służbowym sprzętem mobilnym – może monitorować aktywność użytkowników oraz nakładać ograniczenia.
Przydział i kontrola
Zdarza się, że pracownicy nie korzystają ze służbowego sprzętu zgodnie z jego przeznaczeniem i wytycznymi pracodawcy (np. regulaminem). Przykładowo używają ich do zapewniania sobie rozrywki (gry, streaming wideo, portale społecznościowe), połączeń prywatnych czy pobierania plików z użyciem pakietu transmisji danych (nie zawsze z bezpiecznych źródeł). W ten sposób nie tylko nadmiernie eksploatują sprzęt czy narażają instytucje na dodatkowe koszty, ale też mogą doprowadzić do wycieku ważnych informacji. Dlatego pracodawca ma prawo kontrolować telefon przekazany pracownikowi, np. poprzez przeglądanie zawartości na urządzeniu, a także za pomocą geolokalizacji, sprawdzając, gdzie przebywa jego podwładny w godzinach pracy (i tylko wtedy), gdy realizuje on zadania służbowe poza miejscem stałego zatrudnienia.
Warto wykorzystać w tym celu specjalne oprogramowanie. Takie narzędzia są określane jako aplikacje typu Mobile Device Management (MDM) i pozwalają na zdalną inspekcję oraz monitoring. Największe zalety MDM to blokowanie możliwości instalacji innych programów niż te dopuszczone przez administratora, zdalna konfiguracja sprzętu, funkcja blokowania skradzionych urządzeń oraz kasowania ich pamięci, ochrona przed złośliwym oprogramowaniem i przechwyceniem danych, aktualizacja systemu i zabezpieczeń, tworzenie grup pracowników i zarządzanie nimi, a także przydzielanie im dostępu do zasobów czy kontaktów. Dodatkowo dzięki MDM można podejrzeć ekran, wysyłać komunikaty do użytkownika, blokować połączenia (głosowe, Wi-Fi, Bluetooth) oraz zmieniać ustawienia systemowe. Pracodawca może sprawdzać, czy służbowy sprzęt jest używany zgodnie z zaleceniami. Urządzenia mobilne to często najsłabszy element bezpieczeństwa infrastruktury IT, dlatego tak ważne okazuje się odpowiednie zarządzanie nimi oraz ich ochrona.
Wybór telefonu służbowego
Istotnym aspektem jest oprogramowanie (system operacyjny) – wybór Androida zwiększa możliwości doboru urządzeń i akcesoriów w różnym przedziale cenowym, ale iOS, jako zamknięte środowisko, zapewnia lepszą integrację z innymi urządzeniami firmy Apple. Nie warto stawiać na sprzęty budżetowe, np. telefony za 300–500 zł, bo mogą okazać się one zbyt wolne i ograniczone, by pełnić inne funkcje niż obsługa SMS-ów czy połączeń głosowych. Ich niewielka wydajność często czyni je uciążliwymi w użytkowaniu. Nowe wersje wielu aplikacji drenują zasoby urządzeń i tani smartfon może nie sprostać wyzwaniu efektywnego działania. Podczas wyboru sprzętu dla pracowników najlepiej skupić się na urządzeniach dostępnych w przedziale 1000–2000 zł. Produkty za tę kwotę służą długo i są w razie potrzeby przekazywane także kolejnym osobom. W ich przypadku stosunek jakości, wydajności i możliwości do ceny jest na bardzo dobrym poziomie. To optymalne rozwiązanie pozwalające na wydajną pracę bez nadwyrężania budżetu placówki. Warto również zwrócić uwagę na oferty operatorów telefonii komórkowej, którzy często mają specjalne programy przeznaczone dla klientów flotowych, połączenia i internet bez limitów, niższą cenę samych urządzeń czy darmowe akcesoria w postaci słuchawek lub smartwatchy. Dobrym wyjściem może być zakup urządzenia w ramach leasingu, jeśli ze względu na rodzaj realizowanych zadań konieczne jest wykorzystanie droższego sprzętu. Bardziej zaawansowane modele zazwyczaj są dodatkowo wyposażone w takie udogodnienia jak szybkie ładowanie (w tym indukcyjne i zwrotne), komunikację NFC, wykazują odporność na wodę czy mają unikalne akcesoria, np. rysik zintegrowany z obudową.
Prawie jak komputer
Coraz więcej instytucji i organizacji dostrzega zalety tabletów i wyposaża w nie swoich pracowników. Łatwo zabrać je ze sobą na spotkania, pokazywać za ich pomocą prezentacje, czytać i analizować na nich raporty czy prowadzić elektroniczną korespondencję. Niestety tablety bez dodatkowego wyposażenia są nieergonomiczne, szczególnie podczas dłuższej pracy. Wiele niedogodności da się jednak wyeliminować dzięki szerokiemu wyborowi akcesoriów. Tablet leżący płasko na biurku czy stole wymusza pochylenie ciała do przodu, co nadwyręża szyję, natomiast trzymany w dłoni szybko męczy mięśnie ręki. Dlatego lepiej ustawić ekran pod kątem za pomocą specjalnej podstawki lub etui z taką funkcją. Pozwala to przyjąć naszemu ciału wygodną pozycję. Niewygodę powoduje też długa praca z użyciem klawiatury dotykowej, na której piszemy wolniej i częściej popełniamy błędy, nawet używając rysika. Rozwiązaniem jest fizyczna klawiatura pozwalająca na korzystanie z tego typu urządzeń niemal jak z komputera. Zewnętrzna klawiatura z interfejsem Bluetooth lub USB ułatwia pisanie e-maili i obróbkę materiałów w edytorze tekstu. Jako że klawiatury przeznaczone do tabletów są często zbyt małe, podłączyć możemy takie, których używa się w przypadku komputerów stacjonarnych lub ultrabooków. Dodatkowo mamy opcję podłączenia myszki. Warto zdawać sobie sprawę, że wielogodzinne korzystanie z tabletu bez odpowiednich akcesoriów jest sprzeczne z normami prawnymi dotyczącymi pracy z wyświetlaczami ekranowymi. Dzięki peryferiom będziemy w stanie pracować na urządzeniu w bezpieczny sposób bez potrzeby noszenia ze sobą cięższego laptopa.
[…]
Rafał Kowalski
Autor jest dziennikarzem specjalizującym się w zagadnieniach IT.
