Artykuł pochodzi z wydania: Listopad 2024
Dokumentowanie przebiegu załatwiana spraw w systemie elektronicznym usprawnia pracę urzędników. O wiele ważniejsze jest jednak to, że prawidłowo wdrożone EZD otwiera drogę do dalszej transformacji cyfrowej organizacji.
Skuteczne wdrożenie elektronicznego zarządzania dokumentacją w administracji publicznej przynosi wymierne korzyści. Usprawnia i skraca proces zarządzania informacją, przyspiesza i optymalizuje realizację procesów administracyjnych oraz wykonywanie czynności kancelaryjnych i archiwalnych. Ponadto umożliwia szybkie przekazywanie, przetwarzanie i weryfikację dokumentów oraz wymianę informacji między różnymi instytucjami i organami administracyjnymi. Poprawia też koordynację działań, a tym samym skraca czas potrzebny na obsługę wniosków i spraw. Praca w systemie teleinformatycznym to również mniejsze zużycie zasobów – system EZD eliminuje potrzebę drukowania, kopiowania i przechowywania papierowych dokumentów, co przekłada się na oszczędność czasu oraz pieniędzy, a także wpisuje się w działania proekologiczne.
Wdrożenie elektronicznego zarządzania dokumentacją poprawia też jakość obsługi spraw. Obywatele i przedsiębiorcy coraz częściej składają wnioski, dokumenty i zapytania online bez konieczności fizycznej obecności w urzędzie (tworzone są więc naturalne dokumenty elektroniczne). Taki sposób postępowania upowszechnia się i zwiększa zapotrzebowanie na cyfrowy back office w administracji.
Obowiązek obowiązkiem
Obecne przepisy nie narzucają podmiotom publicznym sposobu dokumentowania spraw. Decyzja ta należy do kierownika podmiotu. Może on wskazać jako podstawowy system elektroniczny lub papierowy (często zwany tradycyjnym lub nieelektronicznym). W efekcie trudno dziś mówić o powszechności i standardzie w zakresie elektronicznego zarządzania dokumentacją. Z badania Głównego Urzędu Statystycznego pt. „Społeczeństwo informacyjne w Polsce w 2023 r.” wynika, że 85% ogółu jednostek administracji publicznej korzysta z EZD, jednak tylko w 36% z nich jest to system podstawowy.
Tak niska powszechność cyfrowego back office przekłada się na trudności przy wdrażaniu e-usług w administracji publicznej, co obserwować można np. przy dostosowaniu podmiotów publicznych do przepisów ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (tekst jedn. DzU z 2024 r., poz. 1045). Oznacza też, że co najmniej 2/3 podmiotów publicznych stoi ciągle przed wyzwaniem w zakresie pełnego wdrożenia EZD w swoich organizacjach. Powszechne udostępnienie systemu EZD RP razem z dokumentacją, instrukcjami instalacji czy filmami wideo nie spowodowało masowych, samodzielnych wdrożeń. Niezbędne jest więc profesjonalne wsparcie podmiotu zewnętrznego zarówno w obszarze technicznym, jak i merytorycznym.
Jeden, ale nie jedyny
Rozpoczęcie dokumentowania spraw w postaci elektronicznej jest wyzwaniem organizacyjnym i merytorycznym dla każdej organizacji. Niejednokrotnie wymaga również uzupełnienia zasobów teleinformatycznych. To powoduje, że niektóre podmioty w pierwszej fazie wdrożenia ograniczają się do uruchomienia systemu do rejestracji korespondencji i obsługi punktów kancelaryjnych. Tylko część z nich decyduje się na tym etapie na prowadzenie wybranych spraw w postaci elektronicznej. Jest to naturalne postępowanie, dlatego należy wspierać te podmioty poprzez realizację szkoleń i warsztatów, które poszerzają wiedzę użytkowników o możliwościach systemu oraz obowiązującychprzepisach. Celem tych działań jest optymalizacja procesów realizowanych w jednostkach i dokumentowanie w postaci elektronicznej jak największej liczby spraw w ramach klas objętych jednolitym rzeczowym wykazem akt.
Awans cyfrowy administracji będzie możliwy dzięki powszechnemu wykorzystaniu EZD RP, które może być wdrażane masowo w administracji publicznej. System ten jest udostępniany na licencji freeware, co oznacza, że wszystkie zainteresowane podmioty mogą z niego korzystać bez dodatkowych formalności i kosztów. EZD RP pozwala na kompleksowe zarządzanie dokumentacją w jednostce – od obsługi przesyłek wpływających i wychodzących, przez rozdzielanie i dekretację korespondencji, klasyfikację i kwalifikację dokumentacji oraz kompletowanie akt sprawy, aż po proces archiwizacji.
Kolejnym krokiem w skutecznej cyfryzacji urzędów oraz upowszechnieniu systemów klasy EZD w administracji publicznej będzie wprowadzenie obowiązku stosowania systemu do elektronicznego zarządzania dokumentacją. Taki zapis był już przedmiotem prac legislacyjnych rządu, jednak zostały one zarzucone z uwagi na rozwiązanie Sejmu poprzedniej kadencji. Pomysł ten jednak powraca i jest aktualnie przedmiotem uzgodnień w resorcie cyfryzacji. Nieoficjalnie mówi się, że podmioty publiczne będą zobowiązane do stosowania systemu klasy EZD od stycznia 2028 r.
[…]
Jacek Orłowski
Autor jest kierownikiem Działu Współpracy z Podmiotami Otoczenia EZD w NASK.
