Adwertorial
W instytucjach publicznych codziennie powstają i krążą tysiące dokumentów w formacie PDF. Często zawierają one wrażliwe dane, dlatego tak ważne jest ich odpowiednie zabezpieczenie – nie tylko z punktu widzenia prawa, ale też z troski o obywateli.
Pliki PDF są podstawowym środkiem wymiany informacji – przesyłane pocztą elektroniczną przez systemy ePUAP, a czasem przenoszone na nośnikach. Każde takie „wyjście” dokumentu poza urząd oznacza ryzyko, ponieważ może dojść do nieuprawnionego odczytu, modyfikacji albo wycieku danych osobowych.
Prawo, w tym przepisy rodo, wyraźnie wskazuje, że instytucje muszą stosować odpowiednie środki ochrony. Jednym z najważniejszych jest szyfrowanie, czyli nadawanie dokumentowi specjalnego zabezpieczenia, które sprawia, że dostęp do treści mają tylko osoby uprawnione. Brak takich mechanizmów może skutkować nie tylko utratą zaufania, ale też karami administracyjnymi.
Wiarygodność i autentyczność dokumentów
Oprócz poufności ważna jest również pewność, że dokument rzeczywiście pochodzi z urzędu i nie został zmieniony. Dlatego coraz częściej stosuje się podpis elektroniczny, który w świetle prawa Unii Europejskiej ma taką samą moc jak podpis własnoręczny. W przypadku plików PDF wykorzystuje się standard PAdES, dzięki któremu można łatwo sprawdzić, kto podpisał dokument i czy jego treść nie została naruszona.
Usuwanie danych wrażliwych
Instytucje często publikują dokumenty w wersji elektronicznej, np. decyzje administracyjne czy sprawozdania. Zdarza się jednak, że trzeba w nich ukryć dane wrażliwe, takie jak numery PESEL czy adresy. Proste „zamazanie” fragmentu nie wystarcza, bo takie ukrycie da się czasem odwrócić. Potrzebne są profesjonalne narzędzia redakcji, które trwale usuwają wybrane dane oraz tzw. metadane (np. historię edycji czy komentarze).
ABBYY FineReader PDF – jedno narzędzie, wiele zabezpieczeń
Program ABBYY FineReader PDF został stworzony po to, aby ułatwić urzędom bezpieczną pracę z dokumentami elektronicznymi. W jednym miejscu łączy on wszystkie kluczowe funkcje:
- nadawanie haseł i szyfrowanie plików,
- trwałe usuwanie danych wrażliwych,
- czyszczenie ukrytych informacji,
- podpisywanie i weryfikację podpisów cyfrowych.
Dzięki temu pracownik urzędu nie musi korzystać z kilku różnych programów – wystarczy jedno narzędzie, które prowadzi użytkownika krok po kroku. To znacząco zmniejsza ryzyko pomyłek i przyspiesza codzienną pracę.
Wsparcie zgodności z rodo
ABBYY FineReader PDF pomaga w realizacji obowiązków wynikających z przepisów, w tym art. 32 rodo, który mówi m.in. o szyfrowaniu, kontroli dostępu i ochronie integralności danych. Program jest prosty w obsłudze i nie wymaga specjalistycznej wiedzy informatycznej, co jest szczególnie ważne w instytucjach, gdzie z dokumentami pracuje wiele osób.
Dokumenty PDF należy chronić zawsze, gdy naruszenie poufności, integralności lub autentyczności mogłoby uderzyć w prawa obywateli czy wiarygodność instytucji. Zastosowanie szyfrowania, haseł, trwałej animizacji i podpisów cyfrowych to najlepsze praktyki, które spełniają wymogi prawa. Wybór rozwiązania, które łączy te wszystkie funkcje, takiego jak ABBYY FineReader PDF, pozwala urzędom wdrożyć bezpieczne i powtarzalne procesy pracy z dokumentami elektronicznymi. Organizacje, które zechcą przetestować ABBYY FineReader PDF, mogą skorzystać z 30-dniowej wersji testowej.
Więcej informacji
Zespół ABBYY FineReader Polska
finereader@finereader.pl
finereader.pllogitech.com
