Artykuł pochodzi z wydania: Styczeń 2026
Polskie samorządy przeszły już etap informatyzacji polegający na wdrażaniu odizolowanych systemów dziedzinowych. Dziś jednak stoją one przed wyzwaniem znacznie większego kalibru: jak połączyć te „cyfrowe wyspy” w jeden, spójny organizm.
Organizm ten nie tylko powinien gromadzić dane, ale również wykorzystywać ich potencjał do sprawnego zarządzania miastem, wpływając na podnoszenie jakości życia jego mieszkańców i funkcjonowanie biznesu. Prezydent Świdnicy Beata Moskal-Słaniewska, jako jedna z pierwszych przedstawicielek samorządu, dostrzegła te potrzeby, a szerzej – że polska administracja stoi przed kluczowym wyzwaniem, jakim jest kompleksowa cyfryzacja. Już w 2019 roku powołała Pełnomocnika ds. Wdrożeń e-Usług i Systemów Dziedzinowych, co stało się impulsem do głębokich zmian. Dzięki determinacji władz Świdnicy, w urzędzie nastąpiła jakościowa transformacja – nowoczesne rozwiązania przestały być jedynie techniczną nowinką, a stały się praktycznym narzędziem wspierającym mieszkańców w codziennych kontaktach z administracją. Inwestując w zintegrowane systemy informatyczne, buduje się przyszłość miasta: transparentną, efektywną i w pełni otwartą na potrzeby obywateli.
Kompleksowa transformacja cyfrowa miasta to spore wyzwanie. W odpowiedzi na nie w Świdnicy została stworzona autorska koncepcja Architektury Informacyjnej Miasta (AIM). Nie jest to jedynie teoretyczny model, lecz żywy ekosystem, którego jednym z widocznych, „frontowych” elementów jest aplikacja mobilna mMieszkaniec. Aby zrozumieć podejście do rozwoju i utrzymania naszego ekosystemu usług cyfrowych, trzeba zajrzeć głębiej, w środowisko procesowe, które stanowi podstawę strategii miasta. Niniejszy artykuł przybliża ścieżkę, jaką przeszedł UM w Świdnicy: od zdefiniowania potrzeby uporządkowania „świata danych” będących w dyspozycji miasta, do ustanowienia fundamentu pod budowę dojrzałych usług cyfrowych.
AIM: filozofia i metodyka
Koncepcja AIM narodziła się w Urzędzie Miejskim w Świdnicy w ramach udziału w Partnerskiej Inicjatywie Miast (PIM) – strategicznym projekcie Ministerstwa Funduszy i Polityki Regionalnej (edycja 2021-2023), którego celem jest wsparcie wymiany wiedzy pomiędzy miastami oraz współpracującymi podmiotami zagranicznymi, a także wzmocnienie potencjału rozwojowego miast i miejskich obszarów funkcjonalnych. W ramach projektu władze Świdnicy mogły wybrać jeden problem, nad którego systemowym rozwiązaniem pracowały wspólnie z innymi miastami, które tak jak Świdnica zakwalifikowały się do współtworzenia sieci „Miasto Cyfrowe”. W warsztatach brali także udział eksperci Banku Światowego oraz wielu instytucji i firm.
Głównym zdefiniowanym problemem był „utrudniony dostęp do danych, niezbędnych do sprawnej realizacji zadań miasta”. W ramach sformułowanego problemu głównego wyodrębniono szereg problemów cząstkowych o charakterze operacyjnym i technologicznym. Pierwszym z nich jest rozproszenie danych w wielu systemach informatycznych, co istotnie ogranicza możliwość ich sprawnej ekstrakcji. Kolejne wyzwanie stanowi brak pełnej cyfryzacji – część zasobów gromadzona jest w formie analogowej (dokumentacja papierowa), a pozostała w rozproszonych plikach tekstowych i arkuszach kalkulacyjnych.
Istotnym zagadnieniem badawczym okazała się również zróżnicowana jakość danych, w tym ich niekompletność, wynikająca m.in. z niepewności prawnej co do zakresu dopuszczalnego przetwarzania. Analiza wykazała także niską transparentność przepływu informacji; pracownicy często nie posiadali wiedzy o lokalizacji oraz formie przechowywania określonych zasobów. Listę problemów zamyka kwestia technologiczna – stosowanie przez dostawców oprogramowania niejednolitych modeli danych, co utrudnia ich integrację.
Produkty końcowe w ramach PIM
Aby odpowiedzieć na wszystkie problemy, przyjęto założenie, że głównym celem jest zorganizowanie zasobów informacyjnych miasta w sposób zgodny z krajowymi i europejskimi wytycznymi.
Jeszcze w trakcie trwania PIM zaplanowane zostało opracowanie czterech produktów końcowych. Pierwszy z nich to Model Architektury Informacyjnej Miasta wzorowany na EIRA (European Interoperability Reference Architecture) oraz AIP (Architektura Informacyjna Państwa). Zgodnie z przyjętymi założeniami, AIM jest formalnym opisem struktury informacyjnej miasta, na którą, zgodnie z EIRA, składają się cztery warstwy: legislacyjna, organizacyjna, techniczna i semantyczna. Przyjęcie jednolitego sposobu ujęcia zasobów informacyjnych zapewnia ich uporządkowanie w podziale na poszczególne obszary funkcjonalne.
Drugi produkt to Inwentaryzacja danych urzędu rozumiana jako opracowanie metodyki przeprowadzania inwentaryzacji zasobów danych przetwarzanych w urzędzie, uwzględniająca wymagania przyjętego modelu AIM. Pozwala to na zebranie wszystkich danych przetwarzanych w urzędzie, ich usystematyzowanie, diagnozę legalności przetwarzania i zaplanowanie działań zwiększających poziom ich bezpieczeństwa (poufność, integralność, dostępność).
Trzeci z produktów AIM to Diagramy procesów, zdefiniowany przez nas jako opracowanie diagramów procesów w przyjętej metodyce, a także zaplanowanie działań dotyczących utrzymania i doskonalenia tych procesów. Zapewnia to uporządkowanie wszelkich działań zachodzących w urzędzie, w tym zapanowanie nad przepływem danych pomiędzy komórkami organizacyjnymi.
Czwarty, a jednocześnie ostatni z produktów zdefiniowanych w ramach PIM, to Baza Wiedzy. Jest ona narzędziem skupiającym ustrukturyzowane informacje o wszelkich danych przetwarzanych w urzędzie oraz o sposobie ich przetwarzania. Do jej głównych funkcji należy szybki dostęp do informacji o danych przetwarzanych w urzędzie, w układzie AIM. W założeniach ma umożliwić integrację z systemami zewnętrznymi funkcjonującymi zgodnie z modelem EIRA, co ułatwi budowę e-Sług.
Dlaczego podejście procesowe?
Miejska Inicjatywa Działania pod tytułem „Architektura Informacyjna Miasta” została wysoko oceniona przez ekspertów Banku Światowego, co zaowocowało rekomendacją do przeprowadzenia pilotażu, zamieszczoną w końcowym raporcie z drugiej edycji projektu, zakończonej w 2023 roku. Z uwagi na duży potencjał, jaki dostrzegano w realizacji projektu, nie czekano na uruchomienie pilotażu, lecz kontynuowano prace. Po utworzeniu Biura Cyfryzacji Miasta w listopadzie 2023 r., utrzymanie i rozwój Architektury Informacyjnej Miasta zostały wpisane jako jedna z kompetencji Biura do Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Świdnicy.
Kontynuacja prac dała wymierne efekty – koncepcja AIM ewoluowała. W miejsce podejścia opartego na tworzeniu czterech odrębnych produktów powstała metodyka tworzenia i utrzymywania Architektury Informacyjnej Miasta osadzonej na środowisku procesowym, która realizuje wszystkie funkcje opisane w MID w ramach czterech produktów. Zintegrowanie wszystkich czterech produktów w ramach jednej spójnej metodyki mapowania procesów stanowiło istotny przełom w pracach nad AIM w Urzędzie Miejskim w Świdnicy i jest unikatowe w skali kraju. Model Architektury Informacyjnej Miasta, którego sercem jest proces, zapewnia jego odporność na zmiany technologiczne i kadrowe.
Dlaczego autorskie podejście UM w Świdnicy uznano za przełomowe? Proces jest świetnym nośnikiem informacji o wszystkich czterech warstwach architektury, a także powiązaniach pomiędzy nimi. Stanowi to odwrócenie dotychczasowej logiki, w której systemy IT w urzędach odzwierciedlają strukturę wydziałową (silosową). Skupiono się na przepływie danych i informacji, który przecina granice komórek organizacyjnych. Gwarantuje to aktualność architektury – dopóki procesy są utrzymywane i optymalizowane, system informacyjny pozostaje żywy i adekwatny do rzeczywistości.
Kontynuacja prowadzonych przez UM w Świdnicy prac w ramach AIM zaowocowała także uruchomieniem pilotażu. Od lipca 2024 r. miasto realizuje własny pilotaż we współpracy z wybitnymi ekspertami, w tym dr. inż. Januszem Sasakiem z Instytutu Spraw Publicznych Uniwersytetu Jagiellońskiego, kierownikiem Laboratorium Modelowania i Robotycznej Automatyzacji Procesów, oraz dr hab. inż. Paulą Pypłacz, profesor Politechniki Częstochowskiej. Dzięki porozumieniu z Instytutem Spraw Publicznych Uniwersytetu Jagiellońskiego w proces mapowania zaangażowano studentów, których zadaniem jest odwzorowanie „procesowej rzeczywistości” urzędu”. Współpraca z UJ w zakresie praktyk studenckich pozwoliła nam również na testowe wdrożenie rozwiązań IT dostarczanych przez partnerów technologicznych Instytutu Spraw Publicznych.
[…]
Magda Pietrzyk
kierownik Biura Cyfryzacji Miasta w Świdnicy, to liderka innowacji specjalizująca się w budowie Architektury Informacyjnej Miasta oraz automatyzacji procesów przy użyciu robotyzacji (RPA). Jako certyfikowany menedżer projektów i audytor IT, z sukcesem wdraża złożone systemy zintegrowane (ZSI, SAP), skutecznie przekładając wizję cyfrową na efektywność operacyjną administracji.
Izabela Kolbusz
główny specjalista w Biurze Cyfryzacji Miasta w Świdnicy, to ekspertka transformacji cyfrowej z dorobkiem ponad 60 zrealizowanych projektów wdrożeniowych systemów IT w sektorze samorządowym. Specjalizuje się w automatyzacji procesów i rozwoju e-usług, łącząc kompetencje certyfikowanego Project Managera (PRINCE2) z zaawansowaną wiedzą z zakresu zarządzania danymi oraz finansów publicznych.
