Urząd Patentowy Rzeczypospolitej Polskiej wdrożył Platformę Usług Elektronicznych. To świetna informacja dla przedsiębiorców, rzeczników patentowych oraz wszystkich podmiotów korzystających z ochrony własności przemysłowej.
Platforma Usług Elektronicznych Urzędu Patentowego (dalej: PUEUP) z siedmioma e-usługami to nowoczesny system elektronicznej komunikacji z klientem, który został wdrożony w Urzędzie Patentowym RP (dalej: UPRP). Dedykowana platforma usprawniła m.in. dokonywanie zgłoszeń przedmiotów własności przemysłowej przy pomocy interaktywnych formularzy elektronicznych zintegrowanych z systemami wewnętrznymi UPRP i zewnętrznymi serwisami z zakresu własności przemysłowej. Spełnia ona standardy WCAG 2.0 z uwzględnieniem poziomu AA i wybranych elementów poziomu AAA, dzięki czemu udostępnione na portalu treści i usługi są dostępne dla osób z niepełnosprawnościami. Wartość dofinansowania w ramach projektu wyniosła 19 580 177,37 zł, w tym 16 570 704,10 zł pochodziło z dofinansowania ze środków Unii Europejskiej. Szacowano, że w ciągu 12 miesięcy od uruchomienia platformy, dzięki wdrożonym e-usługom, co najmniej 34 500 spraw (co stanowi 34% całości) zostanie obsłużonych elektronicznie i liczba ta będzie systematycznie rosła.
Ankiety pomagają diagnozować problemy
Przed rozpoczęciem realizacji projektu pracownicy UPRP przeprowadzili wielopłaszczyznowe rozpoznanie potrzeb swoich aktualnych klientów. W okresie od stycznia do czerwca 2016 r. było prowadzone badanie satysfakcji w formie ankiety online udostępnionej na stronie internetowej UPRP, w którym udział wzięło 409 respondentów. Ponad połowa pytanych wskazała na konieczność usprawnienia narzędzi przeznaczonych dla e-biznesu (m.in. sposobu obsługi zgłoszeń elektronicznych czy wyszukiwarki). Niemalże połowa pytanych postulowała wprowadzenie narzędzi ułatwiających korzystanie z serwisu przedsiębiorcom (np. szeroki katalog formularzy elektronicznych, realizację płatności online, platformę do komunikacji, aplikację mobilną z dostępem do konta użytkownika, dostęp do rejestrów, wyszukiwarki czy powiadomienia o istotnych zdarzeniach w sprawach dotyczących ochrony własności przemysłowej). W kolejnym miesiącu przeprowadzono konsultacje wymagań dedykowanej platformy komunikacyjnej z przedstawicielami klientów, czyli Polską Izbą Rzeczników Patentowych. Grupę tę potraktowano jako referencyjną, ponieważ niemalże połowa korespondencji wpływającej do UPRP pochodzi od rzeczników patentowych. Wnioski były jednoznaczne: dostępność niezawodnej komunikacji elektronicznej z UPRP ma kluczowe znaczenie dla klientów, szczególnie ze względu na niższe opłaty, a także możliwość dokonania zgłoszenia z dowolnego miejsca i o każdej porze. Dotychczas załatwienie większości spraw w UPRP wymagało ręcznej ewidencji, weryfikacji i założenia sprawy w EZD przez pracownika urzędu.
Głównym celem projektu było więc usprawnienie procesów, czyli zgłoszeń wynalazków, wzorów użytkowych i przemysłowych, znaków towarowych, walidacji patentu europejskiego, wniosków o przedłużenie ochrony czy zmian w rejestrze oraz poszerzenie zakresu spraw, które można załatwić drogą elektroniczną, bez konieczności osobistego stawiennictwa w UPRP. – W trakcie przygotowywania projektu najważniejsze było odpowiednie sformułowanie wymagań, aby w jak najlepszy sposób odpowiadały one oczekiwaniom przyszłych użytkowników – tłumaczy Justyn Łojko, dyrektor Departamentu Informatyki UPRP. Znając potrzeby klientów, opracowane wymagania skonsultowano z grupą referencyjną, aby potwierdzić trafność definicji. Zaplanowano również proces ich weryfikacji w trakcie osiągania poszczególnych faz rozwoju systemu. W harmonogramie projektu przewidziano budowę makiety systemu, jego prototyp, wersję beta i w końcu wersję produkcyjną. – Jednakże nie był to koniec procesu wytwórczego. Cały cykl domykał etap stabilizacji systemu oszacowany na kilka miesięcy po uruchomieniu produkcyjnym – dodaje Łojko.
Papiery do przeskoczenia
Jednym z trudniejszych elementów przygotowania całego projektu była droga formalna, jaką należało przejść, aby uzyskać dofinansowanie dla tego zadania. – Lista dokumentów i opracowań wymaganych w konkursie była naprawdę długa. Sam proces aplikowania musiał być przygotowany już kilka tygodni wcześniej. Uzyskanie zgody nadzorującego ministra, a także pozytywnej opinii Rady Architektury i Komitetu Rady Ministrów ds. Cyfryzacji dla przygotowanych założeń projektowych było niezbędnym warunkiem (kryterium formalnym) do wystartowania w konkursie – komentuje Justyn Łojko. W drodze postępowania przetargowego na generalnego wykonawcę nowego systemu została wybrana firma S&T specjalizująca się w realizacji zamówień dla podmiotów sektora publicznego. Pracowała ona na metodykach zwinnych, co oznacza, że wersje prototypowe kolejnych funkcjonalności i modułów były weryfikowane w środowisku testowym, a także konsultowane z przedstawicielami użytkowników e-usług, czyli m.in. z rzecznikami patentowymi. Według dyrektora Departamentu Informatyki największym wyzwaniem dla generalnego wykonawcy była konieczność zachowania wysokiej elastyczności w podejściu do iteracyjnego rozwijania i dostosowywania oprogramowania. Solidny fundament w postaci analitycznej dokumentacji projektowej, obrazujący oczekiwane funkcjonalności w formule przypadków użycia, był pierwszym i zasadniczym punktem odniesienia.
Kolejne wersje docelowych funkcjonalności opierały się już na opiniach i wrażeniach samych użytkowników biorących udział w testach. Taka elastyczność co do zasady jest stosunkowo trudna do utrzymania przez wykonawców. – Ograniczeniem z jednej strony są terminy i często widmo kar umownych wynikających z ich przekroczenia, a z drugiej – określony, skalkulowany i niezmienny budżet dla tego zadania – dodaje Łojko. Następnym wyzwaniem okazało się przeprowadzenie digitalizacji ksiąg rejestrowych UPRP, których wolumen został oszacowany na podstawie kalkulacji liczby stron. Mimo skorzystania przez wykonawcę z umożliwionej przez UPRP wizji lokalnej, podczas której prezentowane były przykładowe strony rejestrowe, co pozwoliło oszacować nakład pracy potrzebny do ich zeskanowania, na etapie realizacji pojawiły się rozbieżności w liczeniu stron. Problem dotyczył stron ksiąg rejestrowych, które zawierały wklejone do jednej z rubryk złożone płachty papieru z wykazem towarów i usług, które nie mieściły się w oryginalnie przewidzianym miejscu. W przypadku takich kart rejestrowych konieczne było wykonanie kilku skanów, które dopiero sumarycznie stanowiły odwzorowanie ich pełnej treści.
Własne środowisko informatyczne lepsze niż chmura
Projekt zakładał, że w wyniku jego realizacji poprawi się interoperacyjność aż ośmiu rejestrów publicznych, zostaną również utworzone trzy publiczne interfejsy API (do tej pory nie było żadnego), a pięć baz danych zostanie udostępnionych online poprzez dedykowane API. Na potrzeby uruchomienia siedmiu usług na piątym poziomie dojrzałości zostało zdigitalizowanych 538,9 tys. dokumentów zawierających informacje z sektora publicznego, co łącznie z wcześniej zdigitalizowanymi 185,9 tys. (zostały zeskanowane z uproszczoną indeksacją) stanowi aż 725,8 tys. dokumentów udostępnionych w ramach PUEUP.
W projekcie wykorzystano istniejącą infrastrukturę teleinformatyczną, czyli serwerownię o całkowitej mocy obliczeniowej na poziomie 4,45 TFLOPS wraz z całą infrastrukturą wspomagającą jej funkcjonowanie. – Wybór wariantu polegającego na inwestycji we własne środowisko informatyczne był podyktowany przede wszystkim tym, że byliśmy już w posiadaniu zaawansowanych technologicznie narzędzi do ochrony systemów informatycznych udostępnianych publicznie, a także mieliśmy profesjonalną serwerownię wraz ze wszystkimi systemami bezpieczeństwa oraz wysoko wykwalifikowaną kadrą do jej obsługi – mówi dyrektor Departamentu Informatyki UPRP. W okresie przygotowywania założeń projektu (pierwsza połowa 2016 r.) przeprowadzono analizę wariantów pod kątem możliwości wykorzystania chmury obliczeniowej do zabezpieczenia potrzeb infrastrukturalnych projektu. Jak się okazało, sposób kształtowania cen przez operatorów chmur w tamtym okresie, szczególnie dla rozwiązań o stosunkowo stałej charakterystyce przetwarzania, nie był jeszcze tak elastyczny jak obecnie. W przewidywanym okresie eksploatacji systemu, tj. 5–8 lat, bo na tyle został oceniony średni czas życia infrastruktury w administracji publicznej, wariant oparty na chmurze obliczeniowej okazał się mniej korzystny finansowo. Za inwestycją we własne środowisko przemawiał również fakt możliwości nabycia rozwiązania z wydłużonym, 5-letnim okresem gwarancji dla całego sprzętu i oprogramowania. W przeciwieństwie do finansowania usług chmurowych z budżetu projektu, po zakończeniu projektu, tj. po 3 latach, koszt finansowania kolejnych lat korzystania z chmury stałby się automatycznie kosztem własnym jednostki.
Zawsze dostępny
System PUEUP wymaga współczynnika wydajności wynoszącego kolejno: w trybie zapisu (wprowadzanie, przetwarzanie danych) – 5 transakcji na sekundę oraz w trybie odczytu (przeglądanie stron, generowanie informacji z zasobów urzędu) – 50 transakcji na sekundę. Platforma, jako całościowe rozwiązanie, jest zaprojektowana w architekturze wysokiej dostępności (HA) i pozbawiona pojedynczego punktu awarii (SPOF). Wykorzystuje komponenty oparte na klastrach wydajnościowych i niezawodnościowych.
Wysoka dostępność w architekturze systemu PUEUP rozpoczyna się już od warstwy sprzętowej. Redundancja komponentów sieciowych, serwerów fizycznych zarządzanych przez wirtualizator oraz macierzy dyskowych wraz z mechanizmami replikacji synchronicznej pozwalają skutecznie bronić się przed utratą dostępności, nawet w przypadku usterki sprzętowej. Poza warstwą infrastruktury podobne mechanizmy zastosowano również w wyższych warstwach systemu PUEUP, np. w bazach danych, które w zależności od swojej roli w systemie pracują w konfiguracji wielowęzłowej, równoważąc obciążenie połączeń (klaster wydajnościowy), albo w charakterze klastra niezawodnościowego, zabezpieczając system przed utratą dostępu do bazy danych (zawsze odpowiada aktywny węzeł). W warstwie serwerów aplikacyjnych i dostępowych również przygotowano mechanizmy o zbliżonej funkcjonalności. Bazują one głównie na koncepcji farmy niezależnych serwerów aplikacyjnych, które w przypadku zwiększonego wolumenu ruchu klienckiego pozwalają na dołączenie kolejnych serwerów, zwiększając wydajność i dostępność całego rozwiązania.
Konto indywidualne z pakietem rozwiązań
Klient, który chce skontaktować się z UPRP poprzez PUEUP, w pierwszej kolejności musi założyć indywidualne konto w systemie, a potem powinien wybrać odpowiedni dla swojej sprawy formularz. Dzięki personalizacji jest on wstępnie wypełniony przy wykorzystaniu danych zapisanych na koncie klienta. Dodatkowo istnieje możliwość pobrania danych bezpośrednio do formularza z systemów zewnętrznych, książki adresowej oraz skopiowanie danych z formularzy wysłanych wcześniej. Na podstawie wprowadzonych danych klient otrzymuje wyliczoną przez kalkulator wysokość należnej opłaty, którą może przekazać elektronicznie (nastąpi wtedy automatyczne przekierowanie na stronę brokera płatności online oraz przekazanie szczegółów i kontekstu płatności). Po przesłaniu wniosku przez klienta system udostępnia na jego koncie urzędowe potwierdzenie przedłożenia (UPP), a także status płatności, jeżeli została ona uiszczona. Następnie wniosek jest automatycznie obsługiwany w systemie EZD. Po pozytywnym, wspieranym przez system, zweryfikowaniu opłaty realizowana jest obsługa formalna i merytoryczna wniosku.
W dobrą stronę
Platforma Usług Elektronicznych Urzędu Patentowego umożliwia kompleksową obsługę komunikacji klientów z UPRP drogą elektroniczną w zakresie praw własności przemysłowej. Patrząc na rozwiązania funkcjonujące w urzędach krajowych w innych państwach europejskich, system PUEUP jest kompletny i oferuje szeroki wachlarz usług. Część zagranicznych urzędów umożliwia jedynie komunikację jednostronną, pozwalającą na zainicjowanie sprawy przed urzędem w sposób elektroniczny i dalsze jej prowadzenie w sposób tradycyjny. Tak jest np. na Litwie, Łotwie i w Irlandii. W Bułgarii i Estonii możliwa jest komunikacja dwustronna, w tym również możliwość płatności online. Polskie rozwiązanie poszło o krok dalej – w PUEUP udało się uruchomić aż siedem usług na piątym poziomie dojrzałości. Dzięki szybszemu procesowi zapewnienia praw dla wynalazków czy znaków towarowych realizowanych w sposób zdalny z każdego miejsca w kraju i na świecie, bez konieczności osobistego stawiennictwa w UPRP, przedsiębiorcy oszczędzą mnóstwo czasu i nerwów. Ponadto dzięki wysłaniu powiadomienia do uprawnionego o upływającym terminie ochrony na przedmiot własności przemysłowej zostanie zmniejszone ryzyko związane ze stratami dla przedsiębiorców i obywateli z tytułu utraty wcześniej nabytych praw ochronnych. A to już jest w interesie wszystkich stron.
Alicja Bar
Autorka z wykształcenia jest politologiem. Interesuje się zagadnieniami dotyczącymi administracji publicznej, nowych technologii i rynku e-commerce.
