Artykuł pochodzi z wydania: Kwiecień 2021
Postanowienia zawarte w ustawie o doręczeniach elektronicznych stanowią sposób wyrwania się z prymatu przesyłek papierowych. Podmioty publiczne przeniosą swoją korespondencję do Sieci.
Przez długi czas istniało przeświadczenie, że bezpieczna i wiarygodna komunikacja elektroniczna będzie opierać się na podpisie elektronicznym. Pamiętamy jednak, że rozpowszechniał się on powoli, a co za tym idzie, również popularyzacja takiej formy komunikacji elektronicznej nie rozwijała się, jak zakładano. Zaczął się więc czas „obchodzenia” podpisów przez wprowadzanie różnorakich wyjątków. Kolejno pojawiały się takie rozwiązania, jak e-Deklaracje, ePUAP, e-sąd itd. Pokazywało to potrzebę zmiany obecnego podejścia w kierunku uproszczenia koncepcji.
Długo wyczekiwaną odpowiedzią było pojawienie się w 2014 r. rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym uchylające dyrektywę 1999/93/WE (DzUrz UE L257 z 28.08.2014 r.; dalej: eIDAS). W tamtym okresie wielu ekspertów dostrzegło rewolucyjny potencjał wprowadzonych przepisów unijnych, bo regulacja obowiązywała kraje członkowskie bez dodatkowych przepisów. Ten zachwyt trwał aż do czasu, kiedy zdano sobie sprawę, że implementacja rozporządzenia nie jest wcale prosta. Polskie przepisy były tak konstruowane, że „papierowa pisemność” zakorzeniła się w nich na dobre. Okazało się, że bez zmian w setkach ustaw nie damy rady osiągnąć celu i papier zawsze będzie wypierał elektronikę.
Domyślna cyfrowość
Cel ustawodawczy został jasno postawiony: zapewnienie domyślnej cyfrowej wymiany korespondencji z podmiotami publicznymi poprzez wprowadzenie w przepisach krajowych jednolitych zasad komunikacji elektronicznej opartej na eIDAS. Jego osiągnięcie zapewnia ustawa z 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (DzU z 2020 r., poz. 2320; dalej: ude). Poprzez wprowadzenie usług rejestrowanego doręczenia elektronicznego definiuje ona jednolite i wspólne dla wszystkich podmiotów zasady komunikacji elektronicznej z podmiotami publicznymi. Mając na względzie fakt, że zadaniem państwa jest zapewnienie wszystkim równego i powszechnego dostępu do komunikacji elektronicznej na wzór komunikacji papierowej, wprowadzona została publiczna usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego, którą będzie świadczyć operator wyznaczony zgodnie z ustawą Prawo pocztowe (DzU z 2020 r., poz. 1041). Komunikacja elektroniczna realizowana z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia jest nieodpłatna dla podmiotów publicznych i niepublicznych.
Aby podmiot publiczny mógł w pełni komunikować się elektronicznie z innymi, konieczne było uwzględnienie w tworzonym systemie również grupy obywateli, którzy na komunikację elektroniczną nie są jeszcze gotowi. Dlatego uzupełnieniem publicznej usługi doręczenia elektronicznego jest publiczna usługa hybrydowa. Polega ona na tym, że podmiot publiczny (bo tylko on może korzystać z tej usługi) przygotowuje dokument elektroniczny, który przed doręczeniem jest konwertowany na dokument papierowy jako tradycyjna przesyłka listowa.
Stworzono również możliwości dostarczania rozwiązań przez dostawców komercyjnych, tworząc tym samym przestrzeń dla funkcjonowania kwalifikowanej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Takie podejście stanowi podwaliny rozwoju rynku tego typu usług kwalifikowanych oraz powstawania konkurencyjnych rozwiązań. Istotnym elementem spajającym dostawców usług rejestrowanego doręczenia elektronicznego, zarówno w sferze publicznej, jak i komercyjnej, jest standaryzacja działania usług zapewniona przez ministra właściwego do spraw informatyzacji, który definiuje i udostępnia standard usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego.
Lepszy polecony
Taka konstrukcja systemu komunikacji elektronicznej okazuje się rewolucyjna głównie dzięki ustawowemu zapewnieniu metody komunikacji elektronicznej skutecznej prawnie na równi z wysłaniem tradycyjnego listu poleconego za potwierdzeniem odbioru lub doręczeniem osobistym. Kluczowe jest również to, że ustawa jasno określa, że podmiot publiczny co do zasady doręcza elektronicznie korespondencję wymagającą uzyskania potwierdzenia jej nadania lub odbioru. Założenie to jest realizowane dzięki wysłaniu korespondencji przy wykorzystaniu publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego na adres do doręczeń elektronicznych wpisany do bazy adresów elektronicznych zgodnie z art. 4 ust. 1 ude. Jeśli w bae nie ma adresu podmiotu niepublicznego, zgodnie z ustawą doręczenie następuje na adres elektroniczny, z którego nadawał on wcześniej korespondencję (art. 4 ust. 2 ude). Jeśli i to jest niemożliwe lub jeśli odbiorca został pozbawiony wolności, dokument elektroniczny przygotowany przez podmiot publiczny przekształcany jest za pośrednictwem publicznej usługi hybrydowej na postać papierową i doręczany tradycyjną przesyłką listową (art. 5 ude).
Przewidziano także sytuacje, w których z różnych obiektywnych przyczyn nie jest możliwe prowadzenie korespondencji elektronicznej. W drodze wyjątku dopuszczona jest wtedy komunikacja z wykorzystaniem standardowej przesyłki listowej. Należy przypomnieć, że dokument elektroniczny to każda treść przechowywana w postaci elektronicznej (art. 3 pkt 35 eIDAS). Może być to tekst lub nagranie dźwiękowe, wizualne czy audiowizualne. Mogą się zatem zdarzyć sytuacje, kiedy nie jest możliwe wydrukowanie dokumentu elektronicznego na kartkach A4, ponieważ na przykład są to nagrania audiowizualne z posiedzenia rady miasta czy wielkoformatowe mapki geodezyjne. Jeśli adresat zwróci się z prośbą o oryginał dokumentu w postaci papierowej, to również w tym przypadku nie będzie miała zastosowania komunikacja elektroniczna.
[…]
Martyna Horęda
Autorka jest menedżerem i ekspertką rynku cyfrowego, pomysłodawczynią i realizatorką projektu e-doręczeń w Ministerstwie Cyfryzacji do 2019 r. Autorka i współautorka kilkudziesięciu publikacji o informatyzacji administracji.
