Artykuł pochodzi z wydania: Marzec 2022
Zakres funkcjonalny i formuła realizacji projektu EZD RP ewoluowały przez kilka lat. Efektem prac specjalistów z NASK jest działający już w środowiskach produkcyjnych jednolity i nowoczesny system do elektronicznego zarządzania dokumentacją.
W relacjach z urzędami obywatele i przedsiębiorcy oczekują sprawnego załatwiania spraw, zminimalizowania liczby wizyt i zmniejszenia kosztów komunikacji. Z kolei instytucje widzą, że odpowiedzią na te oczekiwania jest elektronizacja wymiany dokumentów i wdrożenie sprawnego systemu zarządzania informacją. Urzędy sygnalizowały jednak duże problemy związane z kosztami zakupu odpowiednich systemów oraz utrzymaniem infrastruktury serwerowej. Kłopotliwa była też niejednorodność i niekompatybilność stosowanych w urzędach rozwiązań oraz brak standardów w zakresie elektronicznego zarządzania dokumentacją.
Geneza projektu
W 2018 r. Minister Cyfryzacji podjął decyzję o przygotowaniu – w ramach Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa (dalej: POPC) i działania 2.2, którego głównym celem jest usprawnienie procesów back office w administracji rządowej – projektu, którego produkty nie tylko poprawią organizację i efektywność konkretnie wskazanych instytucji, ale też będą mogły być wykorzystane we wszystkich podmiotach, jakie powinny działać zgodnie z przepisami kancelaryjnymi i archiwalnymi. Istotne jest, że do przygotowania oraz realizacji projektu wybrano instytucje od lat działające aktywnie na polu informatyzacji administracji publicznej – Podlaski Urząd Wojewódzki w Białymstoku (dalej: PUW), którego pracownicy mają wiedzę merytoryczną i doświadczenie w zakresie elektronicznego zarządzania dokumentacją, oraz NASK Państwowy Instytut Badawczy (dalej: NASK) z olbrzymim potencjałem i kompetencjami w zakresie wytwarzania oprogramowania, realizacji dużych projektów informatycznych, administrowania zasobami IT, budowy usług data center oraz zapewnienia bezpieczeństwa teleinformatycznego.
Zgodnie z regułami projektów POPC wytworzone produkty muszą zostać wdrożone i zapewnić konkretne korzyści ich użytkownikom. Do bezpośredniego udziału w projekcie zaproszono 15 urzędów wyłonionych z grupy podmiotów deklarujących zainteresowanie wdrożeniem systemu klasy EZD. Kluczem doboru jednostek był zakładany awans cyfrowy urzędów administracji rządowej z regionów słabiej rozwiniętych, które w wyniku wdrożenia produktów projektu usprawnią funkcjonowanie w zakresie zdefiniowanym w Katalogu Rekomendacji Cyfrowego Urzędu. Głównymi pro-duktami końcowymi projektu EZD RP są system EZD RP oraz infrastruktura chmurowa udostępniająca EZD RP w modelu SaaS (Software as a Service).
Realne potrzeby, coraz większe wyzwania
W styczniu 2019 r. zawarta została umowa o dofinansowanie i rozpoczęto realizację projektu, którą przewidziano na trzy lata. Tak rozbudowane przedsięwzięcie musiało zostać podzielone na etapy i produkty cząstkowe, dlatego dla właściwej kontroli postępów i efektów prac określono tzw. kamienie milowe, które zespół projektowy musiał zrealizować i przedstawić do odbioru. Osiąganie kamieni milowych było też na bieżąco kontrolowane przez instytucje finansujące i nadzorujące realizację projektu EZD RP: Kancelarię Prezesa Rady Ministrów (dalej: KPRM), Centrum Projektów Polska Cyfrowa i Komitet Rady Ministrów do spraw Cyfryzacji.
W trakcie realizacji projektu wprowadzane były korekty wynikające z kolejnych potrzeb zgłaszanych przez Radę Użytkowników oraz podmioty biorące udział w pilotażu. Do najistotniejszych zmian można zaliczyć rozszerzenie zakresu projektu o budowę modułów pozwalających na automatyzację weryfikacji podpisów elektronicznych i obsługujących tzw. podpis administracyjny oraz uzyskanie synergii z technologiami i rozwiązaniami stosowanymi w ramach powstającej Rządowej Chmury Obliczeniowej. Istotne okazało się też: zwiększenie użyteczności systemu dla osób pełniących funkcje kierownicze, zastosowanie w systemie EZD RP mechanizmów sztucznej inteligencji (m.in. do wykrywania i anonimizacji danych osobowych, automatycznej dekretacji pism, automatycznego wyszukiwania podobnych spraw realizowanych w urzędzie w przeszłości) oraz rozszerzenie o możliwość wykorzystania urządzeń mobilnych.
Zmiany w zakresie działań i w harmonogramie były na bieżąco uzgadniane i formalizowane kolejnymi aneksami umowy o dofinansowanie. Mimo zwiększania obszaru prac wszystkie zaplanowane kamienie milowe zostały zrealizowane zgodnie z terminami określonymi w studium wykonalności.
Od listy wymagań do wdrożeń produkcyjnych
W marcu 2019 r. uzgodniono z przyszłymi użytkownikami systemu oraz z Radą Użytkowników zamkniętą listę podstawowych możliwości funkcjonalnych do zaimplementowania w systemie EZD RP. Już po sześciu miesiącach prac udostępniona została pierwsza wersja prototypu systemu, umożliwiająca przeprowadzenie uproszczonej analizy end-to-end oraz stanowiąca podstawę do stworzenia specyfikacji środowiska, dalszych prac programistycznych i testów kluczowych mechanizmów systemu. Realizacja tego etapu pozwoliła też na rozpoczęcie konsultacji z docelowymi użytkownikami rozwiązania oraz dalsze zwiększanie możliwości i użyteczności systemu, zgodnie ze stosowaną w projekcie zwinną metodyką Scrum.
Kolejnym ważnym etapem rozwoju EZD RP były testy prototypu systemu. We wrześniu 2020 r. grupa kontrolna składająca się z 50 użytkowników – przedstawicieli Ministerstwa Cyfryzacji, PUW oraz pracowników NASK – zweryfikowała, na podstawie 28 scenariuszy testowych, poprawność działania 479 funkcji. Wyniki testów potwierdziły poprawną implementację i działanie 100% zaplanowanego zakresu działania oprogramowania. Tak przygotowany prototyp pozwolił też na rozpoczęcie pierwszych praktycznych prób zastosowania EZD RP w rzeczywistych warunkach do realizowania symulacji pełnych procesów kancelaryjnych.
[…]
Sebastian Czerniak jest samodzielnym specjalistą ds. systemów eAdministracji w Zespole Wsparcia Merytorycznego w NASK.
Magdalena Sawicka jest zastępcą dyrektora Oddziału NASK w Białymstoku.
Sławomir Zych jest kierownikiem Działu Utrzymania Chmury Usług w NASK, pełni rolę kierownika projektu EZD RP.
