Artykuł pochodzi z wydania: Czerwiec 2022
Wykonywanie zadań państwa przez służbę cywilną zawsze wiąże się z dużą odpowiedzialnością, dlatego tak ważne jest, by powierzać je pracownikom o należytych kompetencjach. W znalezieniu dobrego kandydata pomaga odpowiednia rekrutacja.
Nabór pracowników do służby cywilnej nie należy do najprostszych. Poza kwalifikacjami merytorycznymi od kandydata oczekuje się, że będzie wykonywał swoje obowiązki rzetelnie, bezstronnie, neutralnie politycznie i z zachowaniem etyki zawodowej. Wyselekcjonowaniu odpowiednich kandydatów nie sprzyja malejące zainteresowanie pracą w służbie cywilnej.
Wyboista droga
Otwarta i konkurencyjna procedura naboru z zasady wymaga więcej czasu na zrekrutowanie pracownika, a dla kandydatów wiąże się z uciążliwościami dotyczącymi gromadzenia dokumentów. Dzieje się tak głównie dlatego, że wciąż powszechną praktyką wśród urzędów jest przyjmowanie dokumentów aplikacyjnych tylko w formie papierowej. Jednak przedstawione czynniki nie są jedynymi, które nie sprzyjają wzrostowi liczby kandydatów zainteresowanych pracą jako urzędnik państwowy. Trzeba pamiętać, że służba cywilna nie funkcjonuje w oderwaniu od sytuacji na powszechnym rynku pracy. Oznacza to, że zjawiska zachodzące na tym rynku też do niej przenikają – tak w zakresie rekrutacji, jak i już trwającego zatrudnienia. Wymienić tu wypada choćby znaczne wzmocnienie pozycji negocjacyjnej pracownika, postrzeganą obecnie niemal jako standard pracę w formie zdalnej czy rekrutację online. Trudny czas pandemii unaocznił, że szczególnie dwie ostatnie praktyki mogą być z powodzeniem wykorzystywane w służbie cywilnej. Co więcej, wydaje się, że nie ma już od nich odwrotu, szczególnie gdy weźmiemy pod uwagę relatywnie wysoki poziom fluktuacji w tym sektorze w 2021 r. i ponownie mniejszą średnią liczbę osób biorących udział w naborze. W 2020 r. o stanowisko ubiegało się średnio dziesięcioro kandydatów, rok później już o jednego mniej.
Rozwiązanie problemów
Trudno o remedium na wszystkie współczesne bolączki rekrutacji do służby cywilnej, jednak na część z nich już znaleziono receptę – system teleinformatyczny o nazwie Rekrutacje.gov.pl. W jego projektowaniu uczestniczyli przedstawiciele urzędów, które docelowo będą z niego korzystać. Przygotowanie narzędzia dla ok. 1700 urzędów było złożonym projektem, ale udało się go zrealizować. Nowy system wprowadza elementy, które powinny być wspólne dla ogłoszeń ze wszystkich urzędów, ale pozwala na pewną personalizację. Czy jest to narzędzie nowatorskie? Na gruncie służby cywilnej jako całości – bez wątpienia tak. Punktem odniesienia dla takiej oceny jest przede wszystkim stan obecny, a ten – niestety – nie wygląda zbyt zachęcająco. Dzisiaj kandydaci mają do dyspozycji oddaną do użytku sześć lat temu bazę ogłoszeń o naborach. Nie nadąża ona za szybko rozwijającymi się technologiami informatycznymi i podejściem do rekrutacji pracowników. Baza oferuje przede wszystkim możliwość wyszukania ogłoszeń i informacji o wynikach rekrutacji. Oczywiście są to informacje niezbędne w rekrutacji, ale to zdecydowanie za mało, aby przyciągnąć uwagę wartościowych kandydatów. Niektóre urzędy są tego świadome i już dzisiaj umieszczają w ogłoszeniach przekierowania do odrębnych narzędzi rekrutacyjnych – formularzy aplikacyjnych bądź utworzonych specjalnie z myślą o rekrutacji skrzynek poczty elektronicznej. Narzędzie Rekrutacje.gov.pl ujednolici praktykę w tym zakresie, wprowadzając jeden format formularza aplikacyjnego.
Możliwości nowego systemu
System, który ma zostać uruchomiony latem, zapewni znacznie lepszy od dotychczasowego kreator ogłoszenia o naborze. Aktualny jest długim formularzem rozciągniętym w układzie wertykalnym. W takim przypadku łatwo o błąd, dlatego w nowym systemie zdecydowano się podzielić kreator na kilka kroków, które mniej więcej odpowiadają merytorycznym sekcjom ogłoszenia o naborze. Każdy krok jest zapisywany, więc nie ma obawy, że przechodząc do innego kroku, poprzednio wprowadzone dane nie zachowają się. Nawigację w nim ułatwia linia postępu. Ponadto wiele pól – wzorem dzisiejszych rozwiązań – zawiera logiczne powiązania z innymi, walidacje, które uniemożliwiają wpisanie lub wybór niewłaściwych wartości oraz komunikaty o błędach. Tam, gdzie jest to uzasadnione, w miejsce pól tekstowych wprowadzono listy rozwijane, checkboksy i zapisy umożliwiające redaktorowi wybranie tych, które znajdą się w ogłoszeniu. W kreatorze jest też kilka miejsc na wprowadzenie przekierowania, np. do serwisu internetowego urzędu, gdzie znajdują się szczegółowe opisy dostępności architektonicznej budynków czy bardziej szczegółowe informacje na temat zasad rekrutacji. Dodatkowo w kilku ważnych miejscach kreatora umieszczono krótkie podpowiedzi dla redaktorów, które mają im przybliżyć, co i dlaczego trzeba w konkretnym miejscu wpisać bądź zaznaczyć. Dotyczy to szczególnie zagadnień, które są ważne dla służby cywilnej z wizerunkowego punktu widzenia, na przykład formułowanie zakresu zadań czy benefitów przy użyciu prostego języka. Oczywiście pozostawiono przydatne dla redaktorów funkcje – możliwość wielokrotnej edycji lub usunięcia roboczych wersji ogłoszeń, podglądu wydruku czy ustawienia daty publikacji.
Publikacja ogłoszenia o naborze to oczywiście absolutnie podstawowa funkcjonalność. Taką też jest możliwość publikowania wyniku naboru. W tym zakresie jednak wyraźnie zmieniono podejście, odchodząc od obecnego schematu, w którym wynik naboru jest czymś odrębnym, informacją wyświetlaną oddzielnie od treści ogłoszenia o tym naborze i odrębnie wyszukiwaną. Autorzy nowego narzędzia uznali, że znacznie prostszym i czytelniejszym dla kandydatów rozwiązaniem będzie prezentowanie wyniku niejako wpisanego w ogłoszenie, którego dotyczy. W ten sposób nie ma potrzeby tworzenia odrębnej wyszukiwarki.
Estetyka ma znaczenie
Rekrutacje.gov.pl kreują nowy wygląd ogłoszenia o naborze. Wbrew pozorom kwestia estetyki i czytelności przekazu w tego typu komunikatach jest ważna, a ogłoszenia o pracę, które „nie cieszą oka”, mają mniejsze szanse na zainteresowanie potencjalnych kandydatów. Sam wygląd i kompozycja treści ogłoszeń były już modyfikowane kilka lat temu. Nadszedł czas na kolejny etap zmian, a dobrą okazją do ich przeprowadzenia była decyzja o uruchomieniu nowego systemu. Dzięki temu ogłoszenia zyskały nowoczesny, przejrzysty wygląd komponujący się z wyglądem całego portalu Gov.pl.
Często słychać głosy, że ogłoszenia rekrutacyjne do służby cywilnej są zbyt długie. Niestety, w wielu przypadkach jest to prawda, ale trzeba pamiętać, że prawo wymusza pewien minimalny zakres informacji, które należy w nich umieścić. Aby od razu nie przytłaczać kandydata wieloma informacjami, treść ogłoszenia podzielono na rozwijane sekcje. Część z nich jest domyślnie zwinięta, ponieważ zawiera informacje, które nie są niezbędne przy pierwszym kontakcie z ogłoszeniem.
[…]
Michał Masłowski
Autor jest wieloletnim pracownikiem Kancelarii Premiera, zajmuje się zagadnieniami służby publicznej, jest zaangażowany koncepcyjnie i operacyjnie w projekt Rekrutacje.gov.pl.
