Adwertorial
Mimo licznych wyzwań i trudności, które zapewne pojawią się od 1 lutego 2026 r., Krajowy System e-Faktur stwarza szansę na pełną cyfryzację procesów związanych z obiegiem dokumentów finansowych. Niewykorzystanie tej szansy będzie ogromnym błędem! Rozmowa z Piotrem Szymurą – wiceprezesem zarządu Rekord SI Sp. z o.o.
Lada moment Krajowy System e-Faktur (dalej: KSeF) wejdzie w życie. Jak ocenia pan stopień przygotowania państwa na tę innowację?
Jako firma Rekord zajmujemy się informatyzacją samorządów i przedsiębiorstw produkcyjnych od ponad 35 lat. W tym czasie przeżyliśmy już wiele dużych zmian prawnych, związanych ze sferą finansów, począwszy od wejścia w życie VAT w latach 90., denominację, po pliki JPK czy centralizację VAT-u w gminach prawie 10 lat temu. Pewnie ciężko znaleźć porównanie, ale moim zdaniem KSeF jest jedną z największych tego typu zmian w najnowszej historii. W końcu wpłynie na cały obrót gospodarczy w Polsce.
Co do oceny przygotowań państwa, to ciężko mi jej dokonać w skali całego kraju. Na pewno liczba interpelacji poselskich o wycofanie i przełożenie KSeF-u może świadczyć o tym, że wiele jest do zrobienia na tym polu, zarówno pod kątem prawnym, jak i technicznym.
To, co mogę ocenić, to pespektywa naszej firmy jako integratora. Tutaj sytuacja na ostatniej prostej zaczyna się stabilizować. Środowiska testowe i przedprodukcyjne działają poprawnie, co pozwala na podłączanie i testowanie rozwiązań u kolejnych klientów. Początki jednak były bardzo trudne. Zaczynając od tego, że już pół roku przed wejściem w życie KSeF-u przeżywaliśmy rewolucję! KSeF 2.0 zastąpił KSeF 1.0, a to de facto dwa różne systemy. API integracyjne do KSeF 2.0, które pojawiło się we wrześniu, było mocno niestabilne zarówno pod kątem publikowania w nim praktycznie codziennie zmian, jak i samego korzystania z niego. Platforma testowa po uruchomieniu działała zaledwie 20 minut. Na szczęście obecnie jest już dużo lepiej.
W zeszłym roku zaszła inna duża zmiana, jaką było wprowadzenie przez państwo platformy eDoręczenia. Porównując okres przed 1 stycznia 2025 roku z czasem przygotowań do KSeF-u, uważam, że obecnie jest dużo więcej chaosu i nerwów. To, co pozostaje niewiadomą, to sposób działania platformy produkcyjnej. Szczególnie w kontekście wydajności.
A jak wygląda sytuacja właśnie na tej pierwszej linii? Jakie Rekord ma doświadczenie z przygotowań organizacji do wprowadzenia KSeF-u?
Doświadczeń mamy sporo i trzeba przyznać, że są one bardzo zróżnicowane. Informatyzujemy zarówno instytucje publiczne, jak i przedsiębiorstwa produkcyjne. Dodatkowo w przypadku sektora publicznego mamy do czynienia z pełnym przekrojem rynku, bo informatyzujemy zarówno małe jednostki podległe gminom, jak i wielkie podmioty, jak choćby urzędy marszałkowskie czy urzędy dużych miast.
Mamy więc do czynienia z organizacjami bardzo dojrzałymi, u których od lat w szerokim zakresie wdrożony jest elektroniczny obieg dokumentów. Dla takich instytucji wejście w życie KSeF-u z jednej strony nie będzie rewolucją, ale z drugiej strony bardzo szybko pozwoli w pełni wykorzystać potencjał, jaki niesie za sobą faktura strukturalna. Natomiast są też tacy, którzy jeszcze w grudniu byli przekonani, że KSeF-u nie będzie, albo że ten temat ich nie dotyczy. Tam najczęściej problem sięga głębiej. Nie jest to tylko niechęć do nowego rozwiązania. Z takimi klientami przed rozpoczęciem rozmowy o informatyzacji, najpierw rozmawiamy jako „edukator”, który krok po kroku wyjaśnia, jak działa platforma. Czasem musimy na nowo zorganizować obieg dokumentów finansowych.
A moim zdaniem KSeF to ogromna szansa! Pomimo wielu wyzwań i trudności, które zapewne będą nas czekać od 1 lutego 2026 r., daje on szansę na cyfryzację wielu procesów, zarówno w przedsiębiorstwach, jak i w instytucjach publicznych. Niewykorzystanie tej szansy będzie ogromnym błędem!
O jakich wyzwaniach i trudnościach mówimy i kogo przede wszystkim one dotkną?
Odpowiedź zacznę od drugiej części pytania. Uważam, że dotkną one wszystkich! Co paradoksalne, jest to może trochę uspokajające, bo początkowo każdy będzie miał ciężko (śmiech). Patrząc na to, co nas czeka, podzieliłbym te rzeczy na dwie kategorie: trudności i wyzwania wewnętrzne oraz zewnętrzne.
Te pierwsze są związane z wdrożeniem nowych procesów, które często mocno zmieniają działanie organizacji. To nigdy nie jest łatwe i wie o tym każdy, kto uczestniczył w dużym wdrożeniu, np. obiegu dokumentów czy zmianie systemu finansowo-księgowego. Trzeba zmienić stare przyzwyczajenia, na nowo przemyśleć odpowiedzialności i zadania poszczególnych osób, a także organizację pracy.
Trudności i wyzwania zewnętrze identyfikuję z działaniem samej platformy. Na etapie sprawdzania systemu przez integratorów i testerów faktury może i nie ginęły, ale potrafiły znikać na jakiś czas. Np. numer KSeF-u był nadany, faktura wysłana, ale nie było jej widać na platformie. Pojawiała się dopiero po kilku godzinach. Ale podobne sytuacje zdarzały się przy wdrażaniu wcześniej wspomnianych eDoręczeń. Moim zdaniem jest to normalne przy systemach o takiej skali. Wymagają one ciągłego strojenia, dostosowywania pod względem wydajności. Dlatego myślę, że na początku musimy się nastawić na problemy w działaniu platformy. Ministerstwo zresztą przygotowało się na to, wprowadzając tryby offline. Trzeba jednak pamiętać, że to kolejna zmiana i nowość, którą trzeba informatycznie obsłużyć i nauczyć klientów, jak z niej korzystać.
Jakiego wsparcia mogą więc oczekiwać klienci Rekordu w obliczu tych początkowych wyzwań?
To wsparcie chcemy zapewnić na kilku poziomach. Przede wszystkim jesteśmy producentem autorskiego oprogramowania, więc mamy pełny wpływ na produkt, jaki dostarczamy. I te produkty są dla nas najważniejsze! Chcemy, aby były one dla końcowego użytkownika niezawodne oraz intuicyjne, dzięki dobrze zastosowanym i przygotowanym elementom technicznym.
Kluczowe jest też samo wsparcie wdrożeniowe, zarówno techniczne, jak i merytoryczne. Co do pierwszego, to większość naszych klientów posiada rozwiązania on-premise, czyli instalowane we własnej infrastrukturze. Z kolei wsparcie merytoryczne związane jest z poukładaniem procesów i funkcji w aplikacjach. Szczególnie w tym przypadku pracy jest naprawdę dużo, bo każda organizacja ma swoją specyfikę. Pomimo że bardzo zależy nam na unifikacji wdrożeń, to nie da się jej w pełni przeprowadzić.
Ostatnim aspektem jest wiedza. I to zarówno ta dotycząca naszych rozwiązań, jak i samej platformy. Tutaj nasi klienci mogą liczyć na dedykowaną stronę szkoleniową czy webinaria poświęcone poszczególnym modułom programowym. Oczywiście działa u nas też helpdesk. Nasi konsultanci starają się odpowiadać telefonicznie, czy łącząc się z klientami zdalnie, by realizować ich potrzeby i odpowiadać na pytania. Oczywiście jesteśmy świadomi, że z uwagi na skalę i datę wejścia w życie obowiązku korzystania z platformy, na pewno pojawią się jakieś zatory. W lutym, a jeśli zainteresowanie będzie duże, to także w marcu, planujemy prowadzić szkolenia związane z KSeF stacjonarnie w naszej siedzibie. Chcemy, aby nie były to szkolenia masowe. Naszym celem jest z jednej strony przekazać wiedzę, a z drugiej strony znaleźć czas na rozmowę o indywidualnych potrzebach każdego uczestnika.
Rekord to jeden z wielu integratorów, więc nasuwa się pytanie, czym wyróżnia się wasze rozwiązanie?
Powtórzę to, co powiedziałem w odpowiedzi na poprzednie pytanie. Dla nas najważniejszy jest produkt. Mamy na niego pełny wpływ, dlatego w kontekście KSeF-u kluczowe są dwa aspekty: integralność i użyteczność.
Mówiąc o integralności rozwiązania, mam na myśli to, że KSeF jest tylko elementem szerszego procesu, jakim jest obieg dokumentów finansowych. A patrząc jeszcze szerzej, jest to cała sfera zarządzania finansami w organizacji. Kluczowe jest, aby w pełni wykorzystać możliwości, jakie daje faktura strukturalna.
Gdy zaczynałem pracę w administracji, zawsze mówiło się o niemal mitycznej, drugiej stronie faktury – tej z opisami, wieloma pieczątkami itd. Zależało nam na tym, aby ta druga strona nie musiała być już nigdy papierowa i aby dane były generowane wprost z systemów dziedzinowych, np. z modułów budżetowych, finansowo-księgowych. Faktura strukturalna czyli plik xml znacznie to ułatwia, bo pozwala w łatwy sposób na dostęp do każdego pola, każdej danej w niej zawartej. To także ułatwia finał całego procesu, jakim jest sprawozdawczość finansowa. Większość danych zawartych np. w plikach JPK, także może pochodzić wprost z pierwotnej faktury strukturalnej.
Jeśli chodzi o użyteczność, to bardzo zależało nam, aby użytkownicy, biorący udział w wyżej opisanym procesie, orientowali się na każdym jego etapie, co dzieje się z danym dokumentem. Aby ich praca była jak najbardziej intuicyjna. Aby system informował ich o kolejnych krokach i „alertował”, jeżeli na coś trzeba zwrócić uwagę (np. brak działania platformy i konieczność przełączenia się w tryb pracy offline).
Na koniec dodam, że dostarczane przez nas rozwiązanie dla samorządów charakteryzuje się tym, że jesteśmy w stanie obsłużyć całą gminę wraz z podrzędnymi jednostkami. Sporo pracy włożyliśmy w to, aby nasze moduły były „wielojednostkowe”, co w kontekście KSeF-u i redystrybucji faktur będzie miało naszym zdaniem bardzo duże znaczenie.
A jak wiele pracy wymagało przygotowanie się do wdrożenia KSeF-u?
Praktycznie od zawsze zajmujemy się obsługą kwestii finansowych w organizacjach, które obsługujemy. Tak więc aby uczynić rozwiązania spójnymi i kompleksowymi, wiele pracy wykonywaliśmy przez lata, gdy nikt jeszcze nie wspominał o czymś takim jak KSeF. W końcu obieg dokumentu finansowego to zagadnienie uniwersalne. Dlatego ciężko to policzyć. Natomiast jakbym miał podsumować ilość prac projektowych i programistycznych nad integracją z samą platformą, to na pewno liczba godzin byłaby liczona w tysiącach. Do tego dodać trzeba jeszcze prace nad integracją z KSeF 1.0, który od 1 lutego zostanie przez Ministerstwo wyłączony. Niemniej tysiące godzin wdrożeniowych, szkoleniowych i konsultacyjnych jeszcze przed nami. Nie boję się nazwać KSeF-u
zmianą kulturową, którą będziemy żyli przez wiele miesięcy po 1 lutego 2026 r.
Piotr Szymura – wiceprezes zarządu Rekord SI Sp. z o.o. Absolwent Politechniki Śląskiej na kierunku Informatyka, specjalizacja „bazy danych sieci i systemy komputerowe”. Z firmą Rekord SI Sp. z o.o. związany od 2008 roku. Zaczynał jako programista, a później team leader. Od 2017 r. dyrektor ds. rozwoju oprogramowania. Przez wiele lat związany z tworzeniem systemu obiegu dokumentów eDokument.EZD. Wieloletni zawodnik i trener drużyn futsalowych Rekordu Bielsko-Biała. Komentator sportowy.
