Artykuł pochodzi z wydania: Lipiec-sierpień 2026
System doręczeń elektronicznych miał uprościć komunikację, ale w codziennej pracy urzędów zdaje się ją komplikować. To właśnie ta sprzeczność między ustawowym założeniem a praktyką była jednym z najważniejszych wątków dyskusji II Forum e-Doręczeń.
Czy prościej, szybciej i bardziej przewidywalnie? Praktyka stosowania e-Doręczeń, będąca przedmiotem dyskusji podczas II Forum e-Doręczeń, wskazała na niejasne, trudne procedury, rozproszone w wielu aktach prawnych wyjątki i przepisy, które w wielu obszarach każą traktować doręczenie elektroniczne nie jako podstawowy standard komunikacji, lecz jak rozwiązanie szczególne, wymagające każdorazowego upewnienia się, czy aby na pewno można z niego skorzystać. Taki stan rzeczy czyni dyskusję o tym rozwiązaniu zarówno potrzebną, jak i pożądaną.
Okazję do wymiany doświadczeń zapewniło II Forum e-Doręczeń, które odbyło się w dniach 6-8 maja 2026 r. w Gdańsku. Było to ogólnopolskie spotkanie poświęcone praktycznym aspektom stosowania doręczeń elektronicznych w administracji publicznej. Wydarzenie zgromadziło ponad 100 uczestników oczekujących odpowiedzi na trudne zagadnienia prawne, techniczne i organizacyjne dotyczące przede wszystkim elektronizacji postępowań administracyjnych. O wysokim poziomie merytorycznym forum zdecydowało grono prelegentów łączących doświadczenie praktyczne: naukowe, orzecznicze, urzędnicze, wdrożeniowe, ale również eksperckie w zakresie usług zaufania na poziomie unijnym. Wśród prelegentów nie zabrakło przedstawicieli Centralnego Ośrodka Informatyki (dalej: COI) i Naukowej Akademickiej Sieci Komputerowej – Państwowego Instytutu Badawczego, czyli głównych ośrodków odpowiedzialnych za cyfryzację w Polsce.
Wśród omówionych kwestii znalazły się zagadnienia dotyczące wyjątków od doręczeń elektronicznych, hierarchii trybów doręczeń, komunikacji między organami, roli e-PUAP-u po wejściu w życie nowych rozwiązań, doręczania wydruków pism utrwalonych elektronicznie, dowodów doręczeń oraz ochrony danych osobowych. Już sam dobór tematów wskazał wyraźnie, że po zakończeniu okresu przejściowego e-Doręczenia nie są dziś wyłącznie projektem wdrożeniowym. Stały się elementem codziennej praktyki instytucji publicznych i – niestety – niespójnych interpretacji prawnych i orzecznictwa.
Mapa systemowych wyzwań
Dyskusje prowadzone podczas forum pokazały, że największe trudności nie wynikają dziś wyłącznie z samej idei doręczeń elektronicznych. Ten sposób komunikacji jest bowiem kierunkiem, którego nie zmienimy. Wątpliwości pojawią się przede wszystkim na styku przepisów, praktyki, możliwości systemu i odpowiedzialności poszczególnych uczestników procesu doręczenia. Innymi słowy, nie chodzi o to, czy szeroko rozumiana administracja powinna komunikować się elektronicznie, ale o to, jak ma to robić, by doręczenia były skuteczne i zgodne z prawem, a sposób korzystania z e-Doręczeń – możliwy do obrony dowodowo z punktu widzenia dokumentowania przebiegu załatwiania oraz rozstrzygania spraw.
Dyskusje podczas forum miały przede wszystkim wydźwięk praktyczny. Pytania uczestników (zarówno obecnych stacjonarnie w Gdańsku, jak i online) dotyczyły konkretnych spraw prowadzonych w instytucjach publicznych: przekazywania korespondencji między organami, ustalania właściwego kanału doręczenia, wysyłki dokumentów zawierających dane szczególnej kategorii, komunikacji z jednostkami podległymi, doręczeń do pełnomocników, doręczeń z wykorzystaniem publicznej usługi hybrydowej (dalej: PUH) czy dokumentowania czynności w aktach sprawy. Oznacza to, że system wszedł już w etap, w którym o jakości jego funkcjonowania decydują nie tyle deklaracje ustawodawcy, ile odpowiedzi na setki pytań dotyczących realnych wyzwań.
- Przekazywanie pism do organu właściwego
Jednym z pierwszych omawianych zagadnień była kwestia przekazywania przesyłek wniesionych do niewłaściwego organu. W świecie papierowym praktyka ta, choć nie zawsze wolna od problemów, nie budzi wątpliwości. W świecie cyfrowym pojawiają się natomiast dodatkowe pytania: w jakiej postaci przekazać dokument oraz jakie dowody powinny pozostać w aktach sprawy. Wątpliwości te pokazują, że doręczenie elektroniczne nie kończy się na kliknięciu „wyślij”. Dla organu równie istotne jest późniejsze wykazanie, co stało się z pismem, jeśli trafiło do złego adresata.
Kluczem, który niestety w praktyce jest często pomijanym jest przekazanie dokumentu w takiej postaci, w jakiej wpłynął do niewłaściwego organu. W przypadku otrzymania pisma w postaci papierowej nie prześlemy przecież dokumentu do organu właściwego w postaci skanu. Organ, który będzie rozpatrywał sprawę, musi bowiem dysponować oryginałem, a nie jego kopią. I nie ma tu znaczenia, że organy między sobą powinny komunikować się elektronicznie. Analogicznie więc, jeżeli organ otrzyma dokument elektroniczny, nie powinien przekazywać do organu właściwego jego wydruku.
- Dane wrażliwe a tryb doręczenia
Dużo uwagi poświęcono pytaniu, czy określone kategorie dokumentów – zwłaszcza te zawierające dane wrażliwe – powinny być kierowane za pośrednictwem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (dalej: PURDE) czy PUH. Sam fakt, że system e-Doręczeń jest usługą publiczną i że przewiduje mechanizmy bezpieczeństwa, nie eliminuje pytać o odpowiedzialność administratora danych, zakres dostępu po stronie nadawcy i odbiorcy czy o możliwość niezamierzonego ujawnienia informacji na dalszych etapach obsługi korespondencji.
Na pytanie dotyczące ewentualnej konieczności szyfrowania danych (np. opatrzenie doręczanej decyzji hasłem) odpowiedź jest jednoznaczna. Zarówno w przypadku PURDE, jak i PUH-u, szyfrowanie dokumentów nie jest właściwe. Pomijając kwestie zabezpieczenia danych przy doręczeniu na adres do doręczeń elektronicznych (dalej: ADE), skuteczności doręczenia np. w postępowaniu administracyjnym nie możemy uzależniać od dodatkowych czynności związanych z przekazaniem hasła do doręczanej decyzji (kiedy zostało ono przekazane, w jaki sposób, czy mamy dowody przekazania hasła, od jakiego terminu należałoby uznać dokument za doręczony itd.). Dlatego jednoznacznie należy wskazać, iż doręczenie elektroniczne nastąpić powinno bez dodatkowych czynności związanych z szyfrowaniem doręczanych dokumentów czy danych.
Z kolei w przypadku PUH-u, gdzie wysyłany jest wprawdzie dokument elektroniczny opatrzony (co do zasady) podpisem elektronicznym lub elektroniczną pieczęcią organu, ale doręczany jest wydruk papierowy wykonany przez Pocztę Polską, sytuacja jest prawnie wyjaśniona. Zgodnie bowiem z przepisami rozporządzenia Ministra Aktywów Państwowych z dnia 9 sierpnia 2021 r. w sprawie realizacji publicznej usługi hybrydowej w obrocie krajowym (DzU z 2021 r., poz 1503) dokument elektroniczny zawierający treść korespondencji i podlegający przekształceniu w przesyłkę listową (wydruk) nie może być opatrzony hasłem uniemożliwiającym otwarcie lub kopiowanie pliku. I jest to racjonalne, biorąc pod uwagę fakt, iż Poczta Polska dokument taki musi wydrukować w sposób automatyczny.
[…]
Artur Prasal
Autor jest pracownikiem Urzędu Miasta Łodzi.
