Adwertorial
Cyberbezpieczeństwo instytucji publicznych to nie tylko ochrona sieci, systemów informatycznych i poczty elektronicznej. Równie ważnym obszarem wymagającym należytej ostrożności jest codzienna praca z dokumentami.
Urzędy i jednostki publiczne każdego dnia przetwarzają dokumenty zawierające dane osobowe, informacje finansowe, dane pracowników, korespondencję oraz informacje dotyczące obywateli i kontrahentów. Bezpieczeństwo takiej dokumentacji powinno obejmować cały cykl jej życia – od utworzenia, przez edycję i przekazywanie, aż po archiwizację. Szczególne znaczenie ma moment, w którym dokument jest przekazywany poza wewnętrzne środowisko instytucji.
Głęboka ochrona
Przed wysłaniem pisma, udostępnieniem dokumentacji czy opublikowaniem materiału pracownik może być zobowiązany do usunięcia informacji, których odbiorca nie powinien otrzymać. Nie wystarczy jednak zasłonić fragmentu tekstu na ekranie. Jeżeli informacja nadal znajduje się w strukturze pliku, w określonych sytuacjach może być możliwe jej skopiowanie lub odzyskanie. Bezpieczne przygotowanie dokumentu powinno więc oznaczać rzeczywiste usunięcie lub prawidłową redakcję informacji, które nie powinny być ujawnione.
ABBYY FineReader PDF pozwala przygotowywać dokumenty PDF do dalszego obiegu m.in. poprzez edycję, wyszukiwanie i zastępowanie informacji oraz funkcje związane z ochroną danych.
Jednolite zasady dla całej instytucji
Nawet najlepsze zabezpieczenia nie będą skuteczne, jeżeli każdy pracownik będzie przygotowywał dokumenty według własnych zasad i przy użyciu przypadkowo dobranych narzędzi. Rozwiązaniem jest standaryzacja, czyli stworzenie pracownikom spójnego środowiska do przetwarzania dokumentów. ABBYY FineReader PDF w jednym rozwiązaniu zapewnia funkcje pracy z PDF-ami, technologię OCR, opcje konwersji dokumentów i porównywania wersji, możliwości edycji oraz przygotowywania plików do dalszego obiegu i archiwizacji. Jednocześnie technologia OCR pozwala na rozpoznawanie tekstu ze skanów i zdjęć dokumentów, a następnie ich edycję, konwersję i dalsze wykorzystanie.
Istotny z punktu widzenia instytucji publicznej jest lokalny model pracy. Dokument może być przetwarzany bez konieczności przesyłania go do zewnętrznego serwisu internetowego tylko po to, aby wykonać podstawową operację na pliku. W przypadku dokumentów zawierających informacje wymagające ochrony może to stanowić ważny element przyjętego modelu bezpieczeństwa. Dzięki temu instytucja może także ograniczyć liczbę wykorzystywanych programów i ujednolicić sposób wykonywania powtarzalnych czynności, usprawniając codzienną pracę.
Kontrola nad środowiskiem pracy
Bezpieczeństwo dokumentów i standaryzacja pracy wymagają jeszcze jednego elementu – odpowiedniego zarządzania oprogramowaniem. W większych instytucjach instalowanie i konfigurowanie programu na każdym stanowisku z osobna może być czasochłonne i utrudniać utrzymanie jednolitego środowiska.
ABBYY FineReader PDF może być wdrażany centralnie, co ułatwia administratorom IT utrzymanie spójnej konfiguracji na wielu stanowiskach. W organizacjach wykorzystujących narzędzia administracyjne, takie jak Group Policy Objects (GPO), możliwe jest usprawnienie procesu instalacji i konfiguracji programu. W przypadku większych zespołów znaczenie ma również właściwy model licencjonowania. Licencje zbiorcze mogą pozwolić lepiej dopasować dostęp do programu do struktury organizacyjnej i sposobu pracy poszczególnych grup użytkowników. Administrator zyskuje w ten sposób większą kontrolę nad środowiskiem, a instytucja może ograniczyć sytuacje, w których pracownicy samodzielnie instalują i wykorzystują różne narzędzia do pracy z dokumentami.
Bezpieczeństwo, standard i kontrola
Bezpieczna praca z dokumentami PDF w instytucji publicznej to proces, który powinien łączyć trzy elementy: ochronę dokumentów, standaryzację pracy oraz centralne zarządzanie przez IT.
Odpowiednie narzędzie pozwala pracownikom sprawnie realizować codzienne zadania, a jednocześnie daje organizacji możliwość ujednolicenia sposobu pracy z dokumentami, a dla działu IT oznacza większą kontrolę nad wykorzystywanym oprogramowaniem.
Więcej informacji
finereader.pl
finereader@finereader.pl
