Adwertorial
Cyfrowy rozwój polskiej administracji publicznej to w dużej mierze nowe, innowacyjne rozwiązania. Jednym z nich jest Platforma Doręczeń Elektronicznych, która docelowo ma zastąpić ePUAP. Jak sprawić, aby jej wdrożenie ułatwiło pracę urzędników?
Jednolity system doręczeń elektronicznych jest jednym z kierunków interwencji wspierających działania administracji publicznej, które określono w Programie Zintegrowanej Informatyzacji Państwa. Wraz z obowiązkiem stosowania e-Doręczeń korespondencja przez ePUAP będzie stopniowo wygaszana.
Zakres, terminy i koszty e-Doręczeń
Ustawa z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych określa zasady i warunki świadczenia oraz stosowania publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (publiczna usługa rde) i publicznej usługi hybrydowej. Szczegółowe terminy zostały przedstawione w komunikacie Ministra Cyfryzacji z 29 maja 2023 r.
Dla zdecydowanej większości podmiotów datą wprowadzenia obowiązku stosowania e-Doręczeń jest 10 grudnia 2023 r. Warto podkreślić, że termin ten odnosi się do publicznej usługi rde. Na obowiązkowe wdrożenie publicznej usługi hybrydowej ustawodawca przewidział więcej czasu – nad wprowadzeniem tego rozwiązania instytucje mogą pracować do 10 października 2029 r. Zmiany dotyczą przede wszystkim administracji rządowej, ZUS-u, NFZ-u, samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej, uczelni publicznych, jednostek samorządu terytorialnego i ich związków oraz związków metropolitalnych, a także samorządowych zakładów budżetowych. W przeciwieństwie do ePUAP-u e-Doręczenia nie są darmowe. W szczególności chodzi o publiczną usługę rde, czyli w pełni elektroniczną wysyłkę, która jest płatna. Wysokość opłaty uzależniona jest od liczby stron, rodzaju zadruku oraz jego koloru. Aktualnie najtańsza opcja to koszt 4,10 zł netto.
Jak sprawić, by nie było trudniej?
Zmiany na poziomie centralnym – w tym wdrożenie takich platform jak e-Doręczenia, ePUAP, KSeF czy PEF – wymagają od urzędów reorganizacji pracy. Dla instytucji, które nie mają systemu EZD, oznacza to konieczność obsługi kolejnego systemu w osobnym oknie przeglądarki. Trudno wówczas mówić o wygodzie i optymalizacji czasu pracy.
Z pomocą przychodzi EZD IntraDok. Jako system do elektronicznego zarządzania dokumentacją unifikuje i integruje wszystkie wymienione wyżej platformy. Dzięki temu użytkownicy mogą korzystać z jednolitego interfejsu aplikacji. System umożliwia kompleksową konfigurację e-Doręczeń. Poprzez panel administratora wgrywa się m.in. certyfikat integracyjny, który zapewnia połączenie ze skrzynką jednostki. Dzięki temu każdy uprawniony użytkownik systemu IntraDok może odbierać i wysyłać dokumenty w ramach e-Doręczeń bez konieczności imiennego logowania. Dokumenty są pobierane automatycznie ze zdefiniowanych adresów e-Doręczeń i przypisywane do właściwej komórki organizacyjnej (określonej w konfiguracji). IntraDok automatycznie generuje wizualizację pobranej wiadomości, co ułatwia jej indeksację oraz dekretację.
Zapewniając kompleksową integrację, nie można pominąć procesu wysyłki. Jest on realizowany bezpośrednio z poziomu dokumentu lub listy (masowa wysyłka do e-Doręczeń), zarówno za pomocą publicznej usługi rde, jak i usługi hybrydowej. Kluczowym elementem tego procesu jest aktualność informacji – z tego względu każda wysyłka dokumentu wiąże się z weryfikacją adresu w bazie adresów elektronicznych. Wszystkie dowody wysyłki i doręczenia są automatycznie pobierane i łączone z właściwymi pismami.
Więcej informacji
Marek Kołton – menedżer produktu w COIG S.A. Katowice
www.intradok.pl
esod@coig.pl
32 757 44 44
