Adwertorial
Postępująca informatyzacja firm i urzędów pokazała, że tradycyjny obieg dokumentów przestał spełniać współczesne wymogi komunikacji. Wymierne korzyści, polegające na oszczędności czasu podczas wprowadzania i wykorzystywania danych w formie elektronicznej, powodują, że coraz więcej przedsiębiorstw decyduje się na wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów. Pozwala on analizować poprawność i doskonalić istniejące procesy.
Trzymanie dokumentów biurowych bez papieru wyłącznie na komputerze lub serwerze lokalnym stwarza ryzyko awarii twardego dysku, pożaru, powodzi lub włamania. W takim przypadku problemem jest także zdalny dostęp do dokumentacji. Rozwiązaniem jest system zarządzania dokumentami (DMS), pozwalający na przetwarzanie wszystkich dokumentów w organizacji.
Wdrożenie systemu daje przedsiębiorstwom wiele korzyści. To przede wszystkim wzrost ogólnej wydajności i produktywności (szacuje się, że o ok. 15–30%), lepsza kontrola kosztów, a także poprawa szeroko rozumianej komunikacji w firmie. W organizacjach, które wdrożyły DMS, każdy dokument posiada swoją cyfrową kopię, a właściwa matryca uprawnień umożliwia poszczególnym pracownikom dostęp do archiwum w sposób gwarantujący wygodę i bezpieczeństwo. Elektroniczny obieg dokumentów, w przeciwieństwie do jego klasycznego odpowiednika, generuje nieporównywalnie większe korzyści w postaci oszczędności czasu realizacji zadań, eliminacji pomyłek oraz wprowadzenia mechanizmów kontrolnych wbudowanych w sam system.
Jednym z przykładów może być wdrożenie systemu Workflow wraz z modułem centralnego repozytorium dokumentów u największego producenta opon i wyrobów gumowych na świecie. – System, z którego korzysta ponad 150 użytkowników w kilkunastu krajach, realizuje 13 kluczowych procesów biznesowych. Posiada zaawansowany moduł raportowania oraz rozbudowany system powiadomień pracowników i ich przełożonych. Moduł „Aktywne formularze” wyświetla informacje na tych samych formatkach, w zależności od zakresu uprawnień użytkownika. Korzyści dla klienta to skrócenie czasu powstawania umów wraz z historią wersji, archiwizowanie historii wystąpień procesów, a także znaczące zwiększenie wydajności i komfortu pracy – komentuje Włodzimierz Urbański, kierownik Zespołu Wsparcia Sprzedaży Komputronik Biznes.
Wdrożenie systemu zarządzania dokumentami jest oparte na dwóch rozwiązaniach: MovarchDMS i DocuWare. MovarchDMS to kompletny, autorski system elektronicznego udostępniania, archiwizacji i zarządzania dokumentami w przedsiębiorstwie oraz udostępniania elektronicznych obrazów dokumentów znajdujących się w archiwum papierowym. Umożliwia funkcjonalne archiwizowanie wszelkiego rodzaju dokumentów oraz szybki i bezpieczny dostęp do dokumentów elektronicznych. Wyróżnikami systemu są:
- dostęp do zarchiwizowanych dokumentów z dowolnego miejsca,
- intuicyjny interfejs i nowoczesna architektura,
- trwałe archiwizowanie dokumentów i udostępnianie według struktury uprawnień,
- funkcjonalności: integracja z LDAP, One Click Indexing, wersjonowanie, wiązanie dokumentów po atrybutach,
- integracja z pozostałymi systemami rodziny Movarch oraz systemami klienta,
- dostęp do środowiska testowego w DEMO LAB Komputronik Biznes.
DocuWare to system zarządzania dokumentami, umożliwiający składowanie i bezpieczne udostępnianie dokumentów według wymaganej struktury uprawnień. Obsługuje dowolne typy dokumentów, niezależnie od źródła ich pochodzenia. DocuWare importuje dokumenty, klasyfikuje je, umożliwia ich dalszy obieg i późniejsze wyszukiwanie. Dodatkowo system oferuje użytkownikowi zautomatyzowane wersjonowanie dokumentów oraz kojarzenie ze sobą różnych typów dokumentów (np. umowa może być skojarzona z protokołem odbioru końcowego oraz z fakturą powstałą na podstawie ww. dokumentów).
Uzupełnieniem oferty systemów archiwizujących są platformy BPM, które wspomagają kontrolę procesów biznesowych w przedsiębiorstwach.
