Współpraca pomiędzy Urzędem Miejskim w Bielsku-Białej a firmą REKORD SI sięga 1991 r., a więc początków działalności spółki w sferze administracji samorządowej. Bielski ratusz był pierwszym urzędem, który skorzystał z informatycznych rozwiązań firmy. Przez wiele lat zakres merytoryczny współpracy ulegał rozbudowie. W ciągu ostatniego roku Urząd Miejski rozpoczął wdrażanie najnowszych „rekordowych” aplikacji w sferze księgowości budżetowej. Są nimi: Wnioski o Środki Budżetowe, eProjekt i Portal Sprawozdawczości Finansowej (portal Fb).
Aplikacja Wnioski o Środki Budżetowe powstała z potrzeby uproszczenia i ujednolicenia procedur przekazywania środków finansowych na działania poszczególnych wydziałów urzędu i samorządowych jednostek organizacyjnych. To nowy moduł programowy, powiązany z Portalem Finansowo-Budżetowym (komunikacja elektroniczna z jednostkami) oraz z aplikacją do przelewów elektronicznych.
Za pomocą nowego programu poszczególni dysponenci środków budżetowych zgłaszają swoje zapotrzebowanie. Wniosek jest przesyłany do głównego dysponenta (prezydenta, burmistrza, wójta). Składając wniosek, definiuje się jego rodzaj, numer rachunku bankowego, na który mają zostać przelane środki, okres i cel wydatkowania środków. Wniosek może zostać podpisany przez dysponenta za pomocą podpisu kwalifikowanego. Każdy wniosek jest niezależnym dokumentem znajdującym się w repozytorium dokumentów. Główny dysponent może wniosek zatwierdzić, odrzucić, a także dokonywać jego korekt. Następny krok to wykonanie polecenia przelewów do jednostek aplikujących o środki. Główny dysponent ma dostęp do analiz środków na rachunku. Ze wszystkich wniosków generowane jest zestawienie przepływów pieniężnych za dany okres.
Projektowanie i analiza budżetu
eProjekt to aplikacja z interfejsem przeglądarkowym, która opiera się na tzw. kartotekach, klasyfikujących środki według działów, rozdziałów, paragrafów, dysponentów i sposobu finansowania zadań. Z pomocą programu można przygotować projekt budżetu, a także treść samej uchwały budżetowej. System współpracuje z pozostałymi systemami w pakiecie RATUSZ®, jak również zapewnia współpracę z programem Legislator.
Bazując na wartościach planu i wykonania roku bieżącego, eProjekt daje możliwość opracowania danych do projektu uchwały budżetowej w zakresie:
- opracowania treści uchwały;
- opracowania danych kwotowych do projektu w kartotekach dochodów, wydatków, przychodów, rozchodów;
- opracowania postaci i zawartości załączników do uchwały.
Portal Sprawozdawczości Finansowej
Portal Fb to platforma do komunikacji elektronicznej na linii organ–jednostka organizacyjna. Pozwala ona m.in. usprawnić i ujednolicić sposób przesyłania wszelkich typów sprawozdań, automatycznie zsynchronizować dane z systemem finansowo-księgowym i budżetowym oraz zapewnić wgląd do wybranych danych finansowo-budżetowych. Co ważne, sprawozdania przekazywane w ramach portalu są automatycznie ujęte w repozytorium dokumentów, a to sprawia, że każdy wysłany dokument jest m.in. wersjonowany i niezmieniany w swojej formie, dzięki czemu stanowi referencyjne źródło danych. Sprawozdania są zatwierdzane podpisem kwalifikowanym. W rezultacie portal Fb całkowicie eliminuje konieczność wysyłania sprawozdań w formie papierowej. Program pozwala łatwo zaciągać dane niezbędne do przygotowania informacji o pierwszym półroczu danego roku oraz zaciągać dane potrzebne do zrobienia sprawozdania z wykonania budżetu. Portal jest również skomunikowany z systemem Ministerstwa Finansów (moduł Besti@).
Całość prac może być świadczona niezależnie od miejsca pobytu osób uczestniczących w konstruowaniu budżetu czy pisaniu sprawozdań. Jest to jedyny sposób na to, aby zachować ciągłość pracy służb finansowych urzędu.
Dominik Pawiński, skarbnik Urzędu Miejskiego w Bielsku-Białej
W zakresie funkcjonowania eProjektu należy podkreślić, że analiza i weryfikacja planów na kolejny rok jest wykonywana na bazie, do której ma dostęp zarówno jednostka organizacyjna urzędu, jak i wydział budżetu. Wyniki czynności porównujących rok bazowy do planowanego generowane są w sposób automatyczny. Wszelkie informacje potrzebne do stworzenia projektów planów finansowych, a następnie ostatecznych planów finansowych, generowane są w możliwie najkrótszym czasie. Ponadto eProjekt daje skarbnikowi wgląd w projekt budżetu na każdym etapie prac związanych z jego opracowywaniem, a także pozwala wprowadzać stosowne zmiany czy nanosić indywidualne zalecenia organu wykonawczego.
