Adwertorial
Współczesne organizacje generują ogromne ilości danych, których trwałe i bezpieczne gromadzenie staje się coraz ważniejsze w dynamicznym środowisku technologicznym. Jak przechowywać dokumenty cyfrowe, by instytucja działała bezpiecznie i wydajnie?
Długoterminowe przechowywanie dokumentów cyfrowych jest koniecznością w przypadku jednostek administracji publicznej. Jeśli jest prawidłowo przeprowadzone, nie tylko przekłada się na zgodność z przepisami oraz wymogami prawno-regulacyjnymi, ale stanowi także fundament bezpiecznego i niezawodnego działania organizacji.
Czym jest długoterminowe przechowywanie dokumentów cyfrowych?
Długoterminowe przechowywanie dokumentów cyfrowych, czyli archiwizacja, odnosi się do strategii gromadzenia plików w sposób zapewniający ich integralność, dostępność i trwałość przez długi okres bez utraty ważnych informacji. Różni się ono od tworzenia kopii zapasowych, które służy przywracaniu danych w przypadku ich uszkodzenia lub utraty. Pomimo że zarówno tworzenie kopii zapasowych, jak i archiwizowanie są ważnymi praktykami we wszelkich instytucjach, nie można ich stosować zamiennie.
Jak przechowywać dokumenty cyfrowe?
Prawidłowe przeprowadzenie długoterminowego przechowywania dokumentów cyfrowych wymaga przede wszystkim określenia czasu przechowywania oraz wybrania odpowiednich formatów plików. Bardzo często w tym celu wykorzystywany jest PDF/A. Nie mniej ważne w długotrwałej archiwizacji są odpowiednie metadane, które umożliwią identyfikację dokumentów w przyszłości. Ponadto należy zabezpieczyć pliki przed nieuprawnionym dostępem i kradzieżą danych. Wszystkie kroki związane z przechowywaniem dokumentów, a także wykorzystane technologie powinny być udokumentowane, aby ułatwić przyszłezarządzanie bazami danych i ich utrzymanie.
Oprogramowanie FineReader Server do archiwizacji zapewnia zgodność z przepisami rządowymi i korporacyjnymi. Automatycznie konwertuje duże liczby dokumentów papierowych i cyfrowych na łatwo dostępne, możliwe do przeszukiwania pliki PDF/A. Narzędzie odbiera obrazy dokumentów ze źródeł cyfrowych, a także wykorzystuje OCR. System automatycznie dodaje metadane do plików – można przy tym modyfikować je ręcznie. W zależności od potrzeb FineReader Server działa przez całą dobę lub przetwarza dokumenty partiami zgodnie z harmonogramem, aby zoptymalizować wykorzystanie zasobów sprzętowych. Uzyskane pliki można zapisać w dowolnej liczbie zdefiniowanych wcześniej miejsc lub dostarczyć do innych aplikacji. To doskonała odpowiedź na potrzeby administracji.
Więcej informacji
12 206 16 50 wew. 264
finereader@finereader.pl
finereader.pl
