Adwertorial
W dobie cyfryzacji kluczowym wyzwaniem dla administracji publicznej stało się zapewnienie ochrony danych. Przetwarzanie coraz większej liczby dokumentów w formie elektronicznej niesie ze sobą wiele korzyści, ale rodzi także liczne zagrożenia.
Typowe ryzyka dotyczące elektronicznych dokumentów przetwarzanych w urzędach wynikają zarówno z czynników zewnętrznych, jak i wewnętrznych, a także z braku odpowiednich procedur i narzędzi do ochrony tego rodzaju plików. Do najistotniejszych zagrożeń zalicza się:
- przypadkowe błędy pracowników, takie jak omyłkowe wysłanie dokumentów do niewłaściwych odbiorców, zapomnienie o zabezpieczeniu danych hasłem lub pozostawienie poufnych informacji w ogólnie dostępnych bazach,
- zbyt szeroki dostęp do plików, który może prowadzić do wycieku wrażliwych danych,
- zagubienie lub kradzież dokumentów,
- cyberzagrożenia i ataki hakerskie, • brak odpowiedniego zaszyfrowania dokumentów przesyłanych elektronicznie.
Skuteczne zarządzanie dokumentami w administracji publicznej wymaga wprowadzenia i przestrzegania odpowiednich procedur oraz stałego monitorowania potencjalnych niebezpieczeństw, aby zminimalizować ryzyko wycieku lub utraty danych.
Kluczowe przepisy
Najważniejszym aktem prawnym regulującym ochronę dokumentów jest ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych (rodo). Zgodnie z jego wymogami instytucje publiczne są zobowiązane do zapewnienia ochrony danych osobowych przetwarzanych w ramach swojej działalności poprzez wdrażanie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych. Obejmuje to m.in. kontrolowanie dostępu do informacji oraz regularne aktualizowanie systemów zabezpieczeń. Przepisy rodo wymagają również zgłaszania wszelkich naruszeń ochrony danych w ciągu 72 godzin. Niezastosowanie się do tych regulacji może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych i finansowych, a także do utraty zaufania społecznego. Administracja publiczna musi więc ściśle przestrzegać zasad wynikających z przepisów, aby chronić dane obywateli przed nieuprawnionym dostępem.
Zabezpieczenia FineReader PDF
Ochrona danych osobowych w elektronicznej dokumentacji jest kluczowym elementem zarządzania bezpieczeństwem informacji. Aby chronić dane przed kradzieżą lub nieuprawnionym ujawnieniem, należy wdrożyć kilka środków. Przede wszystkim ważne jest stosowanie szyfrowania dokumentów, które minimalizuje ryzyko uzyskania dostępu przez osoby nieuprawnione.
Jednym z narzędzi, które może wspierać proces zarządzania dokumentacją elektroniczną i ochronę danych, jest FineReader PDF. To zaawansowane oprogramowanie umożliwia konwersję zeskanowanych dokumentów na edytowalne pliki i jednocześnie zapewnia solidne funkcje zabezpieczeń tych wersji elektronicznych. Dzięki funkcjom szyfrowania plików PDF oraz dodawania haseł do dokumentów FineReader PDF skutecznie chroni dane przed nieuprawnionym dostępem. Dodatkowo program pozwala na tworzenie interaktywnych formularzy PDF, porządkowanie stron oraz porównywanie dokumentów, co zwiększa uniwersalność zastosowania rozwiązania oraz zmniejsza ryzyko popełnienia błędów czy przypadkowego ujawnienia wrażliwych informacji.
Aby wypróbować program bezpłatnie i poznać pełne możliwości FineReader PDF, wystarczy wypełnić formularz.
Więcej informacji
Zespół ABBYY FineReader Polska
finereader@finereader.pl
finereader.pl