Rozpędzone arkusze

Papierowe dokumenty są obecne we wszystkich urzędach. Skaner z automatycznym podajnikiem arkuszy to dziś podstawowy element systemu zarządzania obiegiem informacji, a wraz z odpowiednim oprogramowaniem do ich przetwarzania często okazuje się wręcz niezbędny.

Skanery dokumentowe dzielimy na kilka kategorii w zależności od zastosowań i obciążalności. W mniejszych instytucjach, gdzie przetwarza się niewielkie ilości dokumentów, najlepiej sprawdzą się niedrogie i niewielkie skanery biurowe. Są one wyposażone w automatyczny podajnik papieru, czyli tzw. ADF (Automatic Document Feeder), a często umożliwiają również skanowanie z wykorzystaniem tzw. szyby (skaner płaski). W tego typu urządzeniach znajdziemy też ręczny podajnik do digitalizowania pojedynczych materiałów, np. uszkodzonych dokumentów w specjalnej folii ochronnej. Obciążalność dobowa skanerów biurowych to maksymalnie kilka tysięcy kartek, a ich prędkość oscyluje w granicach 40–60 str./min.

Do kolejnej kategorii należą skanery przeznaczone dla grup roboczych (często współpracujące z aplikacjami wspomagającymi zarządzanie dokumentami), które wykorzystywane są przez małe i średnie jednostki. Oferują szybkie skanowanie dwustronne, większą pojemność podajnika ADF, a ich prędkość dochodzi do 80 arkuszy/min. Z kolei skanery departamentowe, do których należy przetestowane przez nas urządzenie, to produkty, które doskonale sprawdzą się w scentralizowanym przetwarzaniu bardzo dużych ilości dokumentów (nawet kilkadziesiąt tysięcy arkuszy w ciągu doby). Są one bardzo szybkie, do 100 str./min, przy czym zachowana zostaje tu wysoka jakość obrazu. Cechuje je także bardzo łatwa obsługa, a priorytetem jest efektywne przetwarzanie dokumentów papierowych na obraz cyfrowy. Przetwarzanie obrazu odbywa się w samym urządzeniu, a nie w komputerze, dzięki czemu wydajność stacji roboczej nie ma wpływu na szybkość skanowania. Na rynku istnieją jeszcze skanery produkcyjne o obciążalności do ponad 100 000 arkuszy i szybkości do 150 str./min.

Skanowanie profesjonalne

Wśród głównych odbiorców skanerów departamentowych są jednostki administracji państwowej, m.in. szpitale, służby mundurowe czy sektor edukacyjny. Takie urządzenia rozwiązują problemy w sprawnym obiegu dokumentów, zapewniają szybką cyfrową archiwizację i udostępnianie skanów. Zamiast kupować wiele małych i powolnych urządzeń, lepiej zastąpić je jednym wysokowydajnym skanerem, z którego będzie korzystać wielu użytkowników. Tego typu produkty – mimo dużej szybkości działania – lepiej niż biurowe odpowiedniki chronią dokumenty, ponieważ mają różne systemy aktywnej ochrony (np. mechanizm separacji kartek, czujniki ultradźwiękowe zapobiegające pobraniu więcej niż jednego arkusza czy sensory mierzące i regulujące prędkość obrotową rolek). Możliwe jest również skanowanie różnej grubości materiałów w jednym cyklu pracy.

Zaawansowane skanery potrafią odpowiednio delikatnie pobierać dokumenty, które są rozpędzane w taki sposób, aby papier (szczególnie ten o małej gramaturze) nie był szarpany, tylko płynnie przesuwany. Po przejściu przez maszynę ruch arkusza jest wyhamowywany przez rolki wyjściowe, aby dokument nie wypadł z tacy odbiorczej. Arkusze nie muszą być wyrzucane i blokowane mechanicznie przez stoper. Dodatkowo optyka i oprogramowanie tych urządzeń pozwala znacząco poprawić jakość dokumentów, których stan nie jest najlepszy (np. funkcje optycznego rozpoznawania znaków, usuwanie smug, plam, zagnieceń czy otworów po dziurkaczu).

Charakterystyka urządzenia

Skaner Kodak S3100f obsługuje dokumenty w maksymalnym formacie A3, a dzięki wbudowanemu, wydajnemu procesorowi cała obróbka dokumentów odbywa się w pamięci urządzenia bez obciążania zasobów komputera. Zapewnia to niezmiennie wysoką wydajność, niezależnie od wykonywanych zadań. Prędkość przetwarzania pozostaje na tym samym poziomie, bez względu na to, w jakiej rozdzielczości skanujemy, jaki wybierzemy tryb (kolor/mono) oraz jakiego typu plik wyjściowy jest generowany (obraz, PDF czy dokument edytowalny). System ochrony dokumentów zawiera takie funkcje, jak wykrywanie uszkodzonych arkuszy (np. pogniecionych lub niekompletnych). Podajnik typu „podnośnik” (sam dociska stos papieru do rolek) pomieści do 300 arkuszy papieru, a umieszczane w nim materiały mogą mieć różną grubość i rozmiar. Nie ma potrzeby ustawiania gramatury, ponieważ mechanizm automatycznie dostosuje się do danego typu nośnika. Wystarczy położyć na tacy zestaw dowolnie pomieszanych dokumentów różnego rodzaju, a urządzenie sprawnie wykona swoje zadanie.

Na potrzeby skanowania nietypowych materiałów, jak np. książki, broszury, paszporty czy bardzo delikatne dokumenty, urządzenie wyposażono w skaner płaski w formacie A4. Jest on tak skonstruowany, że umożliwia skanowanie książek na krawędzi szyby, otwartych pod kątem 90 stopni. Nie trzeba ich rozkładać płasko na szybie. Użytecznym dodatkiem jest też funkcja tzw. prostej ścieżki, gdzie skanowany dokument nie jest zginany. Po prostu nie trafia on na tradycyjną tacę odbiorczą, tylko jest wysuwany z tyłu urządzenia. To umożliwia także przetwarzanie dokumentów grubszych i o niestandardowej długości.

Budowa skanera

Obudowa urządzenia wykonana została z materiałów bardzo wysokiej jakości. Tworzywo jest sztywne i grube, co z pewnością zapewni trwałość na lata. Jak na zaawansowany skaner formatu A3, produkt ma niewielkie wymiary (254 × 457 × 371 mm), jest jednak dość ciężki – waży 16,8 kg. Producent nie przewidział żadnych uchwytów czy wycięć w obudowie ułatwiających przenoszenie. Z przodu urządzenia znajdziemy duży, podświetlany włącznik zasilania oraz trzy mechaniczne przyciski do sterowania pracą skanera. Są to klawisze Pause/Resume (zatrzymywanie i wznawianie zadania), Home (powrót do menu głównego) oraz X (anulowanie zadania). Pozostałymi funkcjami sterujemy z wykorzystaniem ekranu dotykowego. Panel LCD jest kolorowy, a jego przekątna wynosi 3,5”. Niestety, nie obsługuje on gestów (np. przewijania). Z przodu obudowy mamy jeszcze składany podajnik ADF wyposażony standardowo w prowadnice oraz ekstender zwiększający długość tacy. Identyczne elementy znajdziemy też na tacy odbiorczej znajdującej się na górze obudowy. Pod nią ukryty jest skaner płaski (A4).

Z prawej strony modelu S3100f producent umieścił dźwignię służącą do otwarcia całego urządzenia, co ułatwia wyjęcie zakleszczonego papieru oraz okresowe czyszczenie urządzenia, jak i wymianę rolek. Natomiast z lewej strony dostępne jest pokrętło umożliwiające powiększenie szczeliny, przez którą transportowany jest papier w celu skanowania nietypowych materiałów. Z tyłu obudowy znajdziemy porty komunikacyjne, takie jak USB 3.2 Gen 1 typu B do komunikacji z komputerem, USB 2.0 do podłączenia dodatkowego skanera płaskiego (A3), gniazdo opcjonalnej drukarki (do nanoszenia adnotacji na dokumenty, np. numerowania), złącze Gigabit Ethernet oraz zasilające. Z tyłu umieszczono także mechaniczny przełącznik (dźwignię), która umożliwia poziomy transport dokumentów (bez ich zginania) z pominięciem tacy odbiorczej. Są one wyrzucane za urządzeniem. Na zakończenie należy jeszcze wspomnieć o obecności blokady Kensigtona.

Przygotowanie do pracy

Skaner S3100f możemy podłączyć na dwa sposoby. Pierwszym z nich jest użycie kabla USB, a drugim przewodowe łącze ethernetowe. Zanim to jednak zrobimy, należy zainstalować sterowniki z dołączonego nośnika. Jeśli mamy dostęp do internetu, instalator może nas przekierować na stronę WWW produktu, gdzie znajdziemy najnowszą wersję oprogramowania. Instalacja przebiega bardzo sprawnie i jeśli wybierzemy tradycyjną, a nie zaawansowaną, cały proces jest praktycznie bezobsługowy. W trybie zaawansowanym możemy wybrać, jakie elementy mają znaleźć się na dysku komputera (np. dokumentacja) oraz czy ma być przeprowadzony test skanowania, a także jakiego typu sterowniki są nam potrzebne (WIA, ISIS, TWAIN). W odpowiednim momencie zostaniemy poproszeni o podłączenie przewodu komunikacyjnego. I to wszystko. Typ łącza można w każdej chwili zmienić za pomocą dołączonego narzędzia. Aby rozpocząć pracę z urządzeniem, należy jeszcze zainstalować oprogramowanie Smart Touch, które zawiera gotowe profile skanowania i umożliwia tworzenie własnych zadań do wykonania. Wydawać polecenia możemy z poziomu aplikacji Smart Touch lub bezpośrednio na ekranie skanera. Wszystkie profile i ich ustawienia stworzone na komputerze są od razu widoczne na wyświetlaczu LCD.

Skaner nie może pracować samodzielnie bez kontroli komputera, jak i nie wprowadzimy żadnych zmian czy nowych profili bez użycia aplikacji. Urządzenie jest wysoce zautomatyzowane, a jego ustawienia są bardzo skromne. Niestety, w testowanym modelu mimo wybrania języka polskiego w menu wszystkie komunikaty były wyświetlane po angielsku. Być może zostanie to naprawione po ukazaniu się nowego firmware’u. Aplikacja Smart Touch również nie ma rodzimej lokalizacji. Na płycie z oprogramowaniem znajdziemy jeszcze aplikację Kodak Capture Pro w wersji z ograniczeniami.

Ekran LCD i ustawienia

Urządzenie zaraz po zainstalowaniu sterowników i oprogramowania jest od razu przygotowane do pracy. Wchodząc w ustawienia dostępne z poziomu wyświetlacza, możemy sprawdzić wersję firmware, zużycie materiałów eksploatacyjnych (rolki) oraz to, czy nie nadszedł jeszcze czas na czyszczenie mechanizmu prowadzącego papier i elementów światłoczułych. W opcjach dotyczących pracy w sieci administrator może ręcznie skonfigurować połączenie, jeśli jest taka potrzeba (standardowo skaner automatycznie zostaje dodany do sieci lokalnej) oraz aktywować protokół SSL. Kolejną funkcją jest diagnostyka pozwalająca sprawdzić poprawność działania oraz wykonać kalibrację podajnika, skanera płaskiego czy ekranu dotykowego. Dostępny jest tu także log urządzenia.

Kolejną funkcją jest Easy Setup. Za jej pomocą wykonamy wstępną konfigurację urządzenia na specjalnej stronie WWW, która wygeneruje odpowiedni dokument. Należy go następnie wydrukować i „przepuścić” przez skaner. Konfiguracja ta dotyczy ustawień sieciowych, oszczędzania energii, hasła administratora czy udostępniania urządzenia użytkownikom. W dalszej części znajdziemy ustawienia planu oszczędzania energii, wybór języka, aktywację automatycznego otwierania podajnika, regulację trybu pobierania (dostosowanie podajnika do różnych materiałów), prędkości skanowania (szybkie – niższa jakość, wolniejsze – wyższa jakość). W menu możemy też wprowadzić hasło administratora i przywrócić ustawienia fabryczne. Jak łatwo zauważyć, nie ma tu żadnych opcji dotyczących rozdzielczości czy wykonywanych zadań. To wszystko należy konfigurować z wykorzystaniem aplikacji Smart Touch.

Czas na skanowanie

Jak już wspomnieliśmy, urządzenie po zainstalowaniu oprogramowania jest natychmiast gotowe do pracy i oferuje dziewięć gotowych profili. Przykładowo są to Color PDF, Black & White RTF czy E-mail Black & White PDF. Użytkownik może dowolnie edytować zadania oraz tworzyć nowe. Jeśli z urządzenia korzysta wiele osób, na ekranie wyświetlane są nazwy użytkowników. Wystarczy wybrać swoją z listy i wprowadzić opcjonalny PIN, który nadajemy w programie Smart Touch. Na wyświetlaczu pojawią się wtedy tylko nasze zadania i możemy od razu je wykonać. Jeśli skanowanie ma odbywać się do pliku, to do wyboru mamy takie formaty, jak: PDF (przeszukiwalny, jednostronny, wielostronny), DOCX, XLSX, RTF, TIFF (wielostronicowy), JPEG, PNG, BMP i PDF.

Skaner umożliwia także przesyłanie dokumentów do wielu różnych destynacji. Do wyboru, oprócz lokalizacji pliku w komputerze, mamy jeszcze takie miejsca docelowe, jak: aplikacja, drukarka i faks, e-mail oraz usługi chmurowe: Box, Evernote, Google Drive, SharePoint i WebDav. Aby zmienić ustawienia, np. rozdzielczość, należy z poziomu aplikacji Smart Touch przejść do sterownika urządzenia i tam wprowadzić odpowiednie modyfikacje. Standardowo skaner pracuje w trybie 200 dpi, co jest wystarczające w większości zastosowań, w tym OCR. Aby korzystać z funkcji rozpoznawania tekstu, nie trzeba instalować żadnego dodatkowego oprogramowania. Przetwarzanie odbywa się w urządzeniu, a użytkownik otrzymuje od razu plik edytowalny w wybranym formacie lub jest on otwierany bezpośrednio w edytorze, np. MS Word. Sprawdziliśmy, że mechanizm OCR dobrze sobie radzi nawet z bardziej skomplikowanymi dokumentami (tekst, grafika, tabele). Niewielkie błędy pojawiały się jedynie wtedy, gdy grafika (np. logo) zawierała tekst. Była ona częściowo przetwarzana na tekst edytowalny, co nie wyglądało zbyt dobrze. Warto również dodać, że skaner może też być obsługiwany z poziomu dowolnego oprogramowania firm trzecich dzięki obecności sterownika TWAIN.

Obsługa i kultura pracy

Urządzenie od momentu naciśnięcia przycisku Power jest gotowe do działania po około 10 sekundach. Tacka podajnika ADF otwiera się automatycznie (jeśli nie wyłączyliśmy tej opcji w ustawieniach) i oczekuje na włożenie dokumentów. Gdy obecność arkuszy zostanie wykryta, mechanizm podnośnika zablokuje i dociśnie je do rolek prowadzących, wykrywając wysokość stosu. Pusta taca podajnika jest automatycznie opuszczana do najniższego położenia, a przód urządzenia lekko unosi się ku górze, umożliwiając zamknięcie podajnika. Chcąc skorzystać z funkcji skanera płaskiego, należy unieść tacę odbiorczą i umieścić dokument lub inne materiały na szybie. Czas digitalizacji jednej strony A4 to niespełna 6 s. Użytkownik nie musi nigdzie w opcjach wybierać, że zamierza użyć skanera płaskiego. Brak dokumentów w podajniku automatycznym i wybranie zadania do wykonania aktywuje ten właśnie rodzaj skanowania. To bardzo wygodne rozwiązanie.

Sam mechanizm skanera płaskiego pracuje bardzo cicho. Producenta należy pochwalić za zastosowanie długich i wysokich prowadnic w podajniku ADF, które pozwalają zachować porządek nawet przy wielu dokumentach, jeśli wcześniej nie zostały one zbyt starannie ułożone. Niestety, podczas testu nie udało się osiągnąć deklarowanej przez producenta szybkości 100 kartek/min. Najlepszy uzyskany wynik to 82 arkusze w ciągu 60 s. Pomiar rozpoczęliśmy od momentu pobrania pierwszej kartki. Na wynik nie miał wpływu ani wybrany format wynikowy pliku, ani zmiana ustawienia prędkość/jakość w menu urządzenia. Jest to wczesna wersja tego urządzenia, więc możliwe, że uda się ten parametr poprawić, np. za pomocą aktualizacji oprogramowania. Do jakości samych skanów nie można mieć najmniejszych zastrzeżeń.

Funkcje dodatkowe

Skaner S3100f wyposażono w udogodnienia, które pozwalają obsługiwać niestandardowe materiały oraz chroniące dokumenty. Na początek sprawdziliśmy funkcję tzw. prostej ścieżki papieru. Po przełączeniu dźwigni z tyłu urządzenia arkusze nie są zginane podczas przesyłania do górnej tacy odbiorczej, co umożliwia obsługę grubych, długich materiałów lub takich, których nie można zginać. Udało nam się w ten sposób zeskanować obraz z dość grubego i sztywnego kartonu bez żadnych problemów i zacięć. Dla urządzenia niestraszny był też arkusz o długości ok. 1 m. Ten sposób nie jest jednak najlepszy do przetwarzania dużej liczby dokumentów, ponieważ są one z dużą szybkością wyrzucane z tyłu skanera i robi się bałagan. Trzeba również pamiętać o zapewnieniu odpowiedniej ilości miejsca za urządzeniem, aby nie uszkodzić skanowanych w ten sposób materiałów.

Kolejne funkcje to detekcja pobrania więcej niż jednego arkusza oraz uszkodzonych dokumentów. Ta pierwsza działała bez zarzutu, chociaż urządzenie nie dopuszcza do takiej sytuacji. Musieliśmy więc zadbać o wyjątkowo niechlujne ułożenie arkuszy, aby system zadziałał. Praca została automatycznie wstrzymana. Natomiast niekompletne (oddarte fragmenty) i nawet mocno pogniecione kartki przechodziły bez trudu. Urządzenie wyposażone zostało w mechaniczne pokrętło, które pozwala lepiej dostosować mechanizm do obsługi nieco grubszych materiałów. Jeśli więc zauważymy, że skanowane przez nas materiały zbyt często zacinają się, można spróbować skorzystać z tej funkcji. W przypadku tradycyjnego papieru zwiększenie szczeliny w ten sposób powoduje pobranie wielu arkuszy i zablokowanie papieru w mechanizmie transportowym, trzeba więc pamiętać o przestawieniu regulatora do pozycji standardowej.

Marcin Lisiecki
Autor jest niezależnym dziennikarzem publikującym w magazynach komputerowych. Ma zawodowe doświadczenie w testowaniu sprzętu i oprogramowania komputerowego.